Что такое двусторонний первичный документ

Содержание

Что такое первичная документация

Что такое двусторонний первичный документ

В федеральном законе 429-ФЗ “О бухучете” описываются все бухгалтерские и первичные документы. Они нужны, в основном, для налоговой — как документы, подтверждающие понесенные вами расходы и правильность определения налоговой базы.

Первичные документы нужно хранить 4 года. В течение этого времени налоговая может в любой момент может их запросить для проверки и вас, и ваших контрагентов. “Первичка” также используется в судебных процессах при спорах с контрагентами.

Документы первичного учета — это бухгалтерские документы, которые составляются в момент осуществления хозяйственных операций, и свидетельствуют об их совершении.

Список документов, сопровождающих ту или иную сделку, в зависимости от типа сделки может быть различным. Подготовкой всех необходимых первичных документов, как правило, занимается поставщик.

Разделение первичных документов по стадиям бизнеса

Все сделки можно разделить на 3 этапа:

Этап 2. Происходит оплата по сделке

Подтверждают оплату:

  • Выписка с расчетного счета, если оплата была безналом или путем эквайринга, или через платежные системы, где деньги перечисляются с вашего расчетного счета.
  • Кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, бланки строгой отчетности — если оплата производилась наличными. И кстати, в большинстве случаев такой способ оплаты используют ваши сотрудники, когда берут деньги под отчет. Расчеты между организациями редко бывают в форме наличных денег.

Этап 3. Получение товара или услуги

Обязательно необходимо подтверждение того, что товар действительно получен, и услуга оказана. Без этого налоговая не разрешит уменьшать налог на потраченные деньги.

Подтверждают получение:

  • Товарная накладная — для товаров;
  • Товарный чек — обычно выдается в пару к кассовому чеку, или если товар продает ИП;
  • Акт выполненных работ/оказанных услуг.

Обязательные первичные документы

Несмотря на вариативность сделок, существует перечень обязательных документов, которые оформляются для любого вида сделки:

  • Договор;
  • Счёт;
  • Бланки строгой отчетности, кассовый, товарный чек;
  • Накладная;
  • Акт выполненных работ (оказанных услуг);

Договор

С клиентом при осуществлении сделки заключается договор, в котором уточняются все детали предстоящих хозяйственных операций: порядок расчетов, отгрузка товара, сроки выполнения работ или условия оказания услуг.

В договоре регламентируются права и обязанности сторон. В идеале, каждая сделка должна сопровождаться отдельным договором на поставку товаров или услуг. Однако, при продолжительном сотрудничестве и осуществлении однотипных операций, можно заключить один общий договор.

Для некоторых сделок не требуется письменная форма договора. Так, договор купли-продажи с момента получения покупателем кассового или товарного чека является заключенным.

Договор оформляется в двух экземплярах с оттисками печатей и подписями каждой из сторон.

Счет на оплату

Счет на оплату представляет собой соглашение, в соответствии с которым поставщик фиксирует цену на свои товары или услуги.

Покупатель принимает условия соглашения, производя соответственную оплату. Форма счета на оплату строго не регламентирована, поэтому каждая компания имеет право разработать собственную форму данного документа.

В счете могут быть прописаны условия сделки, такие как сроки, уведомление о предоплате, порядок оплаты и поставки и прочее.

В соответствии статьей 9-ФЗ «О бухгалтерском учете», наличие подписи директора или главного бухгалтера и печати не являются обязательными для данного документа.

Рекомендуем, тем не менее, ими пренебрегать во избежание вопросов со стороны контрагентов и государства. Счет не является документом, который позволяет предъявить поставщику какие-либо требования — он лишь фиксирует цену товара или услуги.

При этом за покупателем остается право на требование возврата денежных средств в случае необоснованного обогащения поставщика.

Платежные документы: кассовые чеки, бланки строгой отчетности (БСО)

Это группа первичных документов позволяет подтвердить факт оплаты приобретаемых товаров или услуг.

К платежным документам относятся товарные и кассовые чеки, БСО, платежные требования и поручения. Последнее покупатель может получить в банке, осуществив оплату безналичным платежом. Чек кассовый или товарный покупатель получает от поставщика при оплате наличными.

Товарная накладная или товарный чек

Товарные чеки, как мы уже говорили выше, оформляются при продаже товара физлицам или самими физлицами.

Накладные используются преимущественно юридическими лицами для оформления отпуска/продажи товаров или товарно-материальных ценностей и дальнейшего оприходования их клиентом.

Оформлять накладную следует в двух экземплярах. Первый остается у поставщика и является документом, подтверждающим факт передачи товаров, а второй экземпляр передается покупателю.

Уполномоченное лицо, отвечающее за отпуск товара, должно поставить в накладной свою подпись и печать организации.

Сторона, принимающая товар, также обязана поставить роспись и заверить ее печатью в товарной накладной.

Применение факсимильной подписи допускается, но это должно быть зафиксировано в договоре.

Акт оказанных услуг (выполненных работ)

Акт является двусторонним первичным документом, который подтверждает факт свершения сделки, стоимость и сроки выполнения услуг или работ.

Акт выдается исполнителем своему клиенту по итогу оказания услуг или выполненных работ. Этот первичный документ является также фактом подтверждения соответствия оказанных услуг (выполненных работ) условиям заключенного договора.

Счет-фактура

Счет — фактура — документ, который нужен исключительно для того, чтобы контролировать движение НДС. Счета-фактуры обычно оформляются в пару к товарным накладным или актам. Не редко бывают счета-фактуры на выплаченный аванс.

Данный первичный документ строго регламентирован. Он содержит:

  • Информацию о суммах денежных средств;
  • Фактурную часть.

Счет-фактура является основанием для принятия предъявленных сумм НДС к вычету. Его обязаны выписывать все предприятия — плательщики НДС.

В последнее время обороты набирает УПД — универсальный передаточный документ. Этот документ заменяет пару накладная — счет-фактура или акт-счет-фактура.

Источник:

Зачем нужна и из чего состоит первичная документация в бухгалтерии

В России законодательство накладывает на компании и предпринимателей обязательство оформления всех операций в первичной документации.

В задачу таких документов входит подтверждение случившегося факта (прием продукции, отгрузка со склада, реализация и пр.

) и юридическое оформление выполненной операции.

К основным требованиям при их оформлении относится внесение достоверной информации, составление при проведении операции или после ее окончания.

Для чего она нужна?

Первичные документы являются оправдательной документацией, которая подтверждает ведение предпринимателями и компаниями всех хозяйственных операций.

Оформление осуществляется в последовательности выполнения операций.

При неправильном их составлении организация не может сделать достоверный расчет налогооблагаемой базы, из-за чего появляются разногласия с налоговыми органами, и на предприятие могут накладываться штрафные санкции.

Данная документация принимается к учету, если составляется по форме, указанной в Положении по ведению бухучета и бухгалтерской отчетности в РФ.

В типовой бланк могут включаться дополнительные графы и строки с сохранением всех реквизитов, предусмотренных утвержденной формой. При внесении изменений должен составляться приказ или распоряжение. Нельзя изменять только бланки кассовых операций.

Первичные документы предоставляют информацию для формирования отчетной и учетной документации. Их можно составлять на компьютерной программе или рукописно, они создаются для учета расчетных, материальных или финансовых операций любого масштаба.

Ее разновидности

К первичным документам относятся расходные и приходные ордера, счета, заборные листы, накладные и пр.

В бухгалтерии они подразделяются на несколько видов:

  • внешние (выполненные за границами компании);
  • внутренние (выполненные внутри фирмы).

Также документация бывает накопительной и разовой:

  • Накопительные документы (наряды, лимитно-заборные карты) составляются долгое время и отражают одинаковые повторяющиеся операции.
  • Разовые документы (кассовые ордера, платежные и расчетные ведомости) применяются для отчета по выполненной операции.

Организационно-распорядительной документацией считаются указания, приказы, доверенности и распоряжения. Они предоставляют разрешение на выполнение указанных операций. Их сведения не добавляются в учетные регистры.

В оправдательной документации (платежных требованиях, приходных ордерах, накладных и пр.) отражается проведение операции. Информация о них заносится в учетные регистры.

В некоторых документах сочетаются признаки оправдательного и разрешительного типа. Это могут быть кассовые ордера, платежные ведомости на зарплату.

Подробную информацию о всей этой отчетности вы можете почерпнуть из следующего видео:

Как правильно с ней работать?

Для соответствующего первичного учета согласуется график оборота документации с определением порядка и сроков ее движения в компании и отправки ее в бухгалтерию. Она должна проверяться по форме (на полноту и верность составления), содержанию (взаимосвязь показателей) и арифметически (суммированием значений).

Сначала следует определить, бухгалтерский ли это документ. В нем должна отражаться информация о выполненной хозяйственной операции. Так, в накладной указывается перемещение товарно-материальных ценностей, в кассовом чеке – расход финансов.

К бухгалтерским документам не относятся черновики, записи, выписки из газет и документация, составленная не по правилам.

Далее определяется отношение документа к организации.

Проверяются реквизиты компании или специалиста (название бумаги, срок ее составления, название фирмы, стоимостное и натуральное содержание хозяйственной операции, должности ответственных лиц, личные подписи). Все подписи должны быть подлинными. Также проверяется тип печати (в некоторых компаниях может быть несколько печатей – для документов и гербовая).

После принятия сведения заносятся в учетные регистры, и на форме делается отметка. Хозяйственные операции должны отражаться в последовательности, группироваться по определенным счетам.

Учетные регистры по внешнему виду бывают карточками (для учета материалов и основных средств), книгами (главной, кассовой) или журналами.

По типу записей регистры подразделяются на комбинированные (ордера), систематические (главная счетная книга) и хронологические (журнал регистрации).

По требованиям Госкомстата, первичные бухгалтерские документы должны оформляться следующим образом:

  • заполняться шариковой ручкой, чернилами, на пишущей машине или компьютере;
  • составляться аккуратно с четкими и разборчивыми цифрами;
  • содержать все реквизиты;
  • в финансовых бумагах все суммы прописываются и указываются цифрами;
  • содержать личную подпись руководителя, главного бухгалтера или уполномоченных лиц;
  • скрепляться печатью.
Читайте также  Является ли расписка документом подтверждающим факт оплаты

Уполномоченные лица ответственны за достоверное и своевременное составление документов для отражения имеющихся сведений в бухучете.

Источник: https://novpedkolledg2.ru/hitrosti/chto-takoe-pervichnaya-dokumentatsiya.html

Оправдательные документы

30. Первичная документация

Первичный учет представляет собой единый, повторяющийся во времени, организованный процесс сбора, регистрации, накапливания, хранения информации.

Документ – это письменное доказательство. Он является письменным подтверждением на право совершения хозяйственной операции.

Первичный документ подтверждает юридическую силу произведенной хозяйственной операции.

Типовыми принято называть первичные учетные документы, предназначенные для оформления определенных хозяйственных операций. Благодаря им достигается единообразие, т. е. однозначное понимание.

https://www.youtube.com/watch?v=kVlA0A3itWc

Типовые бланки содержат необходимые реквизиты: наименование документа, дату, содержание хозяйственной операции, измерители, подписи лиц. На основании первичных документов делаются записи в учетных регистрах.

Учетные документы бывают:

1) внешними;

2) внутренними.

Внешние документы поступают на предприятие со стороны из государственных органов, вышестоящих организаций, банков, налоговых организаций.

Внутренние документы составляются непосредственно на предприятии.

Различаются следующие виды документов:

1) распорядительные;

2) оправдательные;

3) комбинированные.

Распорядительные – это те, в которых содержится распоряжение.

Первичные учетные документы: форма имеет значение

К ним относятся распоряжения директора к уполномоченным им лицам на совершение операции.

Оправдательные документы удостоверяют факт совершения хозяйственной операции, к ним относятся приходные ордера, материалы, документы о приеме выработанной продукции.

Комбинированные документы – это такие документы, которые одновременно являются и распорядительными, и исполнительными, к ним относятся приходные, расходные, кассовые ордера, расчетно—платежные ведомости на выдачу заработной платы, авансы подотчетным лицам.

Разовые первичные документы оформляют каждую хозяйственную операцию 1 раз.

Накопительные документы составляются в течение определенного периода путем постепенного накапливания однородных хозяйственных операций.

В конце периода подсчитываются итоги по соответствующим показателям.

Примеры накопительных документов: лимитные карты на отпуск материалов, месячные наряды на работу.

Сводные документы обобщают показатели путем соответствующей их группировки (расчетно—платежная ведомость работников).

От накопительных документов сводные отличаются тем, что сводный документ составляется на основании первичных документов и является их сводкой, а накопительный документ – это первичный документ, составляется постепенно.

На предприятиях руководителям по согласованию с главным бухгалтером утверждается перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов. Количество лиц, имеющих право подписи документов особо дефицитных и дорогостоящих материалов, должно быть ограничено.

Купить 1м3 бетона м300, бетон м300 купить mosbetone.ru.

Первичные оправдательные документы, их оформление и принятие к оплате

Многообразие финансовых операций осуществляемых в воинской части вызывает необходимость применения разнообразных формализованных документов.

Большая часть документов, используемых в финансовой службе воинской части разработана Главным Управлением военного бюджета и финансирования МО РФ:

— раздаточные ведомости;

— заявления на выдачу аванса;

— авансовые отчеты;

— квитанции об уплате денег;

— реестры и прочее.

Наряду с этими документами в воинской части используются также типовые формы, разработанные ЦБ РФ, Федеральной службой почтовой связи РФ, ЦСУ и другими ведомствами:

— счета, счета — фактуры, товарные чеки;

— платежные поручения;

— платежные требования;

— карточки с образцами подписей;

— денежные чеки;

— списки на почтовые переводы;

— почтовые извещения;

— прочее.

Эти документы принимаются финансовой службой в оправдание произведенных финансовых операций, при этом они должны содержать следующие обязательные для каждого документа данные (реквизиты):

— наименование документа, его номер, дату;

— наименование и адрес организации, составившей документ;

— измерители хозяйственной операции в количественном и стоимостном выражениях;

— общую сумму по документу цифрами и прописью;

— подписи лиц, ответственных за операцию и подпись лица, утвердившего документ, с указанием его должностного положения.

Документы, в зависимости от характера финансово — хозяйственной операции, могут содержать и другие данные.

К оплате финансовой службой воинской части принимаются только подлинные документы (то есть первые экземпляры, а не копии), оформленные без подчисток и помарок.

Допущенные в денежных документах ошибки исправляются зачеркиванием тонкой чертой неправильного текста или суммы, над зачеркнутым записываются правильные данные или текст.

Сделанное исправление оговаривается в документе на свободном от текста месте. Например: «Исправленному -240 — верить».

Необходимо отметить, что исправления не допускаются на документах, предоставляемых в учреждение банка (чеки, платежные поручения и другие), в квитанциях (форма № 11) и других.

В финансовой службе документы проверяются на предмет законности и целесообразности произведенных расходов, правильности их оформления и арифметического подсчета.

Документы, оформленные с нарушением установленных требований в оправдание произведенных расходов не принимаются.

После проверки документы подписываются начальником финансовой службы и передаются на утверждение соответствующему должностному лицу воинской части, которым предоставлено на это право.

При окончательной передаче утвержденного документа в финансовую службу: счета, раздаточные ведомости и другие документы, оплаченные наличными деньгами, в том числе, документы, прилагаемые к авансовым отчетам подотчетных лиц, погашаются штампом «Оплачено» с указанием даты оплаты.

Нумерация документов, для которых она установлена, ведется отдельно по каждому виду документов (раздаточные ведомости, реестры, «платежные поручения и тому подобное).

Таковы общие правила оформления документов. Дополнительные требования предъявляются к оформлению счетов за приобретенные товаре — материальные ценности, оказанные услуги, выполненные работы.

Формы первичных учетных документов

Требования об обязательном применении унифицированных форм

  • Какие унифицированные формы первичных документов обязательны после 1 января 2013 года

  • Использование собственных форм

  • Полезные ссылки по теме

  • Требования об обязательном применении унифицированных форм первичных документов

    В части 4 статьи 9 нового Закона о бухучете нет требования об обязательном применении унифицированных форм первичных документов. Но это не означает что:

    • такие формы больше нельзя использовать;
    • все унифицированные формы стали необязательными.

    Теперь организации могут сами разрабатывать некоторые формы первички, но это еще надо делать правильно.

    Теперь можно утверждать формы первичных учетных документов приложением к учетной политике, а можно вводить новые формы постепенно (по мере надобности) и утверждать их разными приказами руководителя.

    Для внешних (двусторонних) документов лучше не устанавливать жестких форм. Ведь контрагента может что-то не устроить в вашей форме, и придется вносить в нее какие-то коррективы.

    Первичные документы ИП – как составить и утвердить формы

    Подпись руководителя на документе, форма которого не утверждена в учетной политике или же немного отличается от утвержденной ранее, и будет свидетельствовать об утверждении формы самого документа.

    Какие унифицированные формы первичных документов обязательны после 1 января 2013 года

    Есть формы документов, которые должны применяться независимо от того, что сказано в новом Законе о бухучете, так как эти документы утверждались не с целью реализации закона о бухучете, а для реализации других нормативно-правовых актов, которые продолжают действовать. К таки документам относятся:

    1. Кассовые и банковские документы, т.к. обязательность унифицированных форм предписана Центробанком, поэтому (согласно Порядку ведения кассовых операций) их необходимо составлять по следующим унифицированным формам:
      • приходных и расходных кассовых ордеров (формы № КО-1 и КО-2);
      • кассовой книги (форма № КО-4);
      • книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5);
      • расчетно-платежной ведомости (форма № Т-49);
      • платежной ведомости (форма № Т-53).
    2. Документы по учету труда и его оплаты, формы которых утверждены Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 в целях реализации положений Трудового кодекса РФ, а его требования обязательны для любых организаций.

    3. Документы для безналичных расчетов

    Источник: https://buh-experts.ru/opravdatelnye-dokumenty/

    Применение унифицированных форм первичных документов

    Первичный учётный документ – носитель информации о хозяйственной операции экономического субъекта.

    Перечень лиц, которые являются экономическими субъектами, определен ст. 2 ФЗ-402 «О бухгалтерском учёте».

    Этим же законом определены требования к форме и заполнению учётных актов, а также базовые правила их отражения в бухгалтерском учёте.

    Современное законодательство не обязывает субъектов частного права (созданных на частных вкладах) использовать при оформлении операций унифицированные формы первичных учётных документов. Но если читатель – субъект публичного права (с долей муниципального или федерального участия) или заключает сделки с такими субъектами, то без унифицированных форм не обойтись.

    Организация первичного учёта

    Чтобы определить, что относится к первичным документам, а что – нет, можно пользоваться простым правилом: документ отражает реальную операцию по изменению состава имущества предприятия – значит «первичка». Конечно, это очень упрощённый подход (и у него есть исключения), но он практически всегда даёт правильный результат.

    Так, нельзя относить к первичным актам: приказы и распоряжения администрации, бухгалтерские справки, счета (см., в чём разница между счётом и счётом-фактурой), расписки и т. п.

    На основании этих бумаг не должны заполняться бухгалтерские регистры.

    Но и умалять их значение нельзя, поскольку именно они формируют предпосылки для реализации хозяйственных операций и, следовательно, могут служить доказательствами намерений сторон сделки.

    В статье 9 ФЗ-402 дан исчерпывающий перечень требований к первичным документам. На основании «первички», составленной с соблюдением этой нормы, предприятие может без риска отображать сведения о своих операциях, не переживая, что их признают фиктивными.

    Основные правила составления:

    • реальность событий (документ должен составляться по факту совершения действия – передачи имущества, выявления недостачи, приёмки товара и т. д.), если событие только планируется, то оформлять его «первичкой» нельзя, и тем более нельзя вносить его в данные учёта;
    • акт должен содержать информацию о сторонах, которые участвовали при его составлении (кто передаёт и кто принимает), указываются все данные, идентифицирующие субъект хозяйствования;
    • реальные время и место совершения операции (если товар передавался в городе Н, то ни в коем случае нельзя указывать, что акт передачи составлен в городе Р, так как контролирующие органы имеют право потребовать объяснения, каким образом товар со склада в городе Н оказался в городе Р. И если предприниматель не сможет обосновать это обстоятельство, передача может быть признана фиктивной);
    • содержание операции (если у предпринимателя возникают сомнения по поводу того, как называется операция, к которой он составляет «первичку», нужно просмотреть договор между сторонами и по нему определить, что обязаны сделать контрагенты: выполнить работы, предоставить услуги или поставить товар);
    • натуральные и денежные единицы операции;
    • наименование должности, инициалы, подписи лиц, уполномоченных сторонами на подтверждение факта осуществления операции (см. шаблон счёта-фактуры).

    Документ, соответствующий перечисленным требованиям, подлежит включению в регистры бухгалтерского учёта субъектами частного права практически всегда.

    Исключение могут составлять те случаи, когда стороны в договоре согласовали форму составления первичных актов, но по каким-то причинам эта форма не была соблюдена одной из сторон.

    В этом случае тот контрагент, который получил неправильную «первичку», может обжаловать действия виновника через суд.

    Полезно узнать, как правильно оформить трёхсторонний договор. Структура документа, порядок составления и подписания.

    На заметку участникам юридических лиц: для чего нужно заявление по форме Р14001 и как правильно его заполнить. 

    Команда сайта Мир Бизнеса рекомендует всем читателям пройти Курс Ленивого Инвестора, на котором вы узнаете как навести порядок в личных финансах и научиться получать пассивный доход. Никаких заманух, только качественная информация от практикующего инвестора (от недвижимости до криптовалюты). Первая неделя обучения бесплатная! Регистрация на бесплатную неделю обучения

    Виды документов

    Классификация первичных документов – исключительно теоретический аспект, который мало влияет на практическую работу бухгалтера. Условно можно выделить следующие виды «первички»:

    • строгой отчётности/ не строгой отчётности;
    • двусторонние/односторонние;
    • разовые/сводные;
    • на бумажном носителе/электронные.

    Сегодня в учёте субъектов частного права практически не используются бланки строгой отчетности. Доверенности, кассовые ордеры, накладные предприниматели могут формировать самостоятельно, с соблюдением общих требований законодательства.

    Что такое двусторонний или односторонний первичный документ, определяется по количеству участвующих сторон.

    Так, платёжное поручение – односторонний первичный документ, так как указывает на действие только одной стороны – плательщика.

    А например, накладная – двусторонний, так как по этому документу поставщик выполняет активное действие – передаёт, а получатель – принимает.

    Как оформлять первичные документы

    Компьютеризированный бухгалтерский учёт обеспечивает практически автоматический порядок оформления первичных актов. Каждая бухгалтерская программа предлагает формы «первички», начиная от договоров и заканчивая рекламациями (см. электронный документооборот: что это и как работает).

    Бланки из актуализированных компьютерных программ вполне удовлетворяют всем требованиям отражения хозяйственных операций в учёте предприятия.

    Но если эти формы не отражают в полной мере все действия сторон, тогда нужно самостоятельно составлять тот документ, который полностью подтвердит реальность всех аспектов операции.

    При самостоятельном составлении бланков можно отталкиваться от их унифицированных форм, которые утверждены Постановлением Госкомстата РФ №7 от 21.01.2003 года.

    В связи с тем, что эти формы не являются обязательными для субъектов частного права, каждый предприниматель может их доработать под свои нужды, не забывая при этом соблюдать обязательные требования (ст. 9 ФЗ-402).

    Важно! Формы первичных документов, разработанных специально под условия работы конкретного предприятия, утверждает не кто иной, как руководитель этого предприятия своим приказом об организации учёта. Требований к этому приказу тоже нет, но лучше его составлять каждый новый год с учётом предписаний динамично меняющегося законодательства.

    Но даже если по какой-либо причине в бухгалтерском учете предприятия используются бланки «первички», не утверждённые руководством, но им подписанные, значит, эти документы имеют юридическую силу.

    Заполнять бланки первичных актов необходимо с соблюдением следующих правил:

    • не допускать исправлений;
    • вводить достоверную и понятную информацию (никаких ненормативных кодировок или непонятных сокращений);
    • все пустые графы должны быть заполнены прочерком;
    • если в форму бланка нужно внести дополнение, то оно указывается до подписей сторон (полезно узнать, нужна ли печать на фирменном бланке организации).

    Для каждого подписанта изготавливается оригинал первичного акта. Если бланк подписывают две стороны, то изготавливается два оригинала, если одна – то оригинал может быть только один.

    Испорченный бланк следует перечеркнуть и отправить на утилизацию.

    Хранение «первички» и предоставление информации о хозяйственных операциях

    Оригиналы первичных документов хранятся у каждого участника хозяйственной операции.

    Постановлением Госкомстата №7 определено, что «первичка» хранится в подшивках в хронологическом порядке по каждому регистру бухгалтерского учёта.

    Это самый удобный формат накопления и обработки информации по учёту. 

    Подшивки хранятся в архиве предприятия.

    Срок и порядок хранения каждого вида первичных документов и учётных регистров определён Приказом Минкультуры РФ №558 от 25.08.

    2010 (с изменениями и дополнениями). Обычно срок хранения составляет три года, но есть ряд документов, которые должны храниться гораздо дольше.

    В копилку работодателю: как составить трудовой договор по внутреннему совместительству. Порядок оформления совместителей и начисления зарплаты таким сотрудникам.

    Полезно прочитать, как заполнить товарный чек.

    Возможно ли продление испытательного срока в связи с больничным. Особенности назначения и продления испытания работникам при трудоустройстве.

    Заключение

    Предприятие является собственником «первички», и никто не имеет права её изымать (исключение – решение суда). Сам предприниматель – это то лицо, которое несёт ответственность за сохранность своих первичных документов.

    Если к предпринимателю пришли люди без советующих полномочий и он им отдал акты первичного учёта, то ответственность за последствия будет нести именно он.

    А последствия очень суровые – исключение данных, неподтверждённых «первичкой», из бухгалтерского и налогового учёта.

    Также нужно очень осторожно относиться к предоставлению копий первичных документов. Их можно предоставлять только по мотивированным письменным требованиям компетентных органов.

    (средняя оценка: 5,00 из 5)
    Загрузка…

    Источник: https://mir-biz.ru/dokumenty/pervichnie-dokumenti/

    Первичные документы ИП – как составить и утвердить формы

    Одно из главных преимуществ, которое дает бизнесмены регистрация в качестве индивидуального предпринимателя, а не организации – отсутствие обязательного требования вести бухгалтерский учет.

    Поэтому многие наивно предполагают, что никаких особых требований к составляемым документам не предъявляется. Главное, чтобы были какие-то бумаги, которые помогут подтвердить доходы и расходы для налогового учета.

    Однако здесь кроется серьезное заблуждение.

    Право не вести учет

    ИП, независимо от выбранной системы налогообложения, имеют право не вести бухгалтерский учет и не сдавать бухгалтерскую отчетность, согласно п.1 ч.2 ст.6, ч.1 ст.18 закона «О бухгалтерском учете». Конечно, он может и делать это, но только по своему желанию.

    В то же время ИП на общей и упрощенной системе налогообложения обязаны вести налоговый учет и составлять Книгу учета доходов и расходов (на ОСНО и УСН свои формы такой книги). Данные этих книг используются для расчета налогов.

    Все записи в Книгу учета делаются при совершении хозяйственных операций, в ходе которых составляются первичные учетные документы. Хозяйственная операция – это свершившийся факт хозяйственный деятельности, оформленный документом (продажа продукции, закупка товара, начисление зарплаты и т.п.).

    Требования к составлению документов налоговое законодательство не содержит, поэтому здесь работают требования законодательства о бухгалтерском учете. Не каждая бумага имеет право называться документом. От составления первичных документов ИП, также как и организации, не освобождаются.

    Требования к первичке

    Требования к первичным документам установлены ст.9 закона «О бухгалтерском учете»:

    1) наименование документа;

    2) дата составления документа;

    3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

    4) содержание факта хозяйственной жизни;

    5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

    6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

    7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

    Ч.4 ст.9 также говорит, что утверждает формы документов руководитель экономического субъекта.

    Причем можно использовать не только типовые формы, но и разработанные самостоятельно (кроме кассовых и банковских документов, транспортной накладной).

    ИП также является экономическим субъектом. Никаких исключений по утверждению форм первичных учетных документов для ИП не установлено.

    Как утвердить формы документов

    Таким образом, ИП самостоятельно разрабатывает и утверждает формы первичных документов, которые он будет использовать.

    Главное, чтобы они содержали все обязательные реквизиты. Он может использовать и типовые формы документов, но их также необходимо утвердить (информация Минфина от 04.

    12.2012г. №ПЗ-10/2012). Как это сделать?

    1. Утвердить формы первичных документов как приложение к учетной политике. Это оптимальный вариант, поскольку п.4 ПБУ 1/2008 следует, что в учетной политике компании должны быть установлены формы первички.

    2. Утвердить формы документов отдельным приказом ИП.

    Нужно ли распечатывать и прилагать к учетной политике или приказы все используемые формы первички? В идеале это лучше сделать, тем более, если вы ведете учет не в типовой бухгалтерской программе, а с использованием онлайн-сервисов или вручную.

    Оптимально, если вы будете пользоваться типовыми формами учетных документов, а формы нетиповых вы разработаете самостоятельно. Какие формулировки вы можете включить в учетную политику или отдельный приказ:

    «Для учета торговых операций применять унифицированные формы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132»

    «Для учета торговых операций применять формы товарной накладной, акта об установленном расхождении при приемке товаров… приведенные в приложении № 3».

    Формы двусторонних документов

    А как же быть с двусторонними документами, которые вы подписываете со своими контрагентами? В некоторых случаях (например, акты) их будет составлять ваш партнер и передавать вам. А если контрагентов много, то вообще требования могут быть  всех разные.

    Для таких двусторонних документов лучше не устанавливать жестких форм и придерживаться рекомендаций:

    1. Определиться с формами первичных документов на этапе заключения договора. В договоре можно:

    — прописать, какую форму документа использовать, привести его как приложение к договору;

    — указать, какую типовую форму использовать, со ссылкой на утвердивший его документ.

    2. В учетной политике указать, что двусторонние документы принимаются к учету по формам, согласованным с контрагентом, например: «По учету выполненных работ и оказанных услуг применять формы актов выполненных работ (оказанных услуг), согласованные с контрагентами организации».

    3. Если в договоре вы не согласовали формы первичной документации, то согласованными будут считаться формы документов, которые подписали стороны сделки. Для этого запишите в учетную политику:

    «По учету оказанных услуг и выполненных работ применять те формы первичных документов, которые установлены в договорах на оказание услуг или выполнение работ с конкретными контрагентами.

    Если в указанных договорах формы первичных документов не установлены, применять формы документов, которые согласованы руководителем организации и контрагентом путем подписания этих документов».

    Какие выводы и рекомендации можно дать в итоге для ИП:

    — определитесь с формами документов, которые будете использовать;

    — составьте учетную политику или отдельный приказ по формам документов.

    Если вам нужна помощь с подбором форм документов и составлением учетной политики, пишите мне на странице . Узнайте, чем я еще могу помочь интернет-предпринимателям, загляните на страницу .

    Источник: http://buh-v-seti.ru/internet-magazin/pervichnyie-dokumentyi-ip/

    Об обязательном применении унифицированных форм первичных документов

    В новом Законе о бухучете, который вступает в силу с 2013 г., уже нет требования об обязательном применении унифицированных форм первичных документов .

    Но это не означает, во-первых, что такие формы больше нельзя использовать, и, во-вторых, что буквально все унифицированные формы станут необязательными.

    Вместе с тем организации смогут сами разрабатывать некоторые формы первички, и важно делать это правильно.

    Смотрим, какие формы первичных документов по-прежнему обязательны

    1. В Порядке ведения кассовых операций предусмотрено, что определенные кассовые и банковские документы нужно составлять по унифицированным формам .

    Этот Порядок будет действовать и в следующем году, никаких изменений в него в этой части не планируется. Так что и в 2013 г.

    нужно будет пользоваться унифицированными формами:

    • приходных и расходных кассовых ордеров (формы N КО-1 и КО-2);
    • кассовой книги (форма N КО-4);
    • книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма N КО-5);
    • расчетно-платежной ведомости (форма N Т-49);
    • платежной ведомости (форма N Т-53).

    Внимание! И в 2013 г. сохранится обязанность составлять ряд документов по унифицированным формам.

    На две последние формы (N Т-53 и Т-49) есть прямая отсылка в Порядке ведения кассовых операций .

    Примечание. В кассовые и банковские документы по-прежнему нельзя будет вносить исправления .

    Кассовые документы, которые не фигурируют в Порядке N 373П, к примеру журнал регистрации кассовых документов, можно будет составлять и по самостоятельно разработанной форме.

    2. Документы по учету труда и его оплаты в 2013 г. лучше составлять по унифицированным формам.

    Во-первых, они утверждены Госкомстатом «в целях реализации требований Трудового кодекса», а не исключительно для целей бухучета .

    А во-вторых, организациям самим проще составлять кадровую первичку по давно знакомым формам.

    3. По-прежнему надо ориентироваться на формы, утвержденные Центробанком, при заполнении документов для безналичных расчетов: платежных поручений аккредитивов инкассовых поручений и т. д. 

    4. Транспортную накладную  надо заполнять по форме, утвержденной Правительством .

    5. Есть и иные обязательные формы документов, которые, правда, к первичным бухгалтерским документам не относятся.

    К примеру, при составлении счетов-фактур и корректировочных счетов-фактур (которые являются документами налогового учета) используются формы, утвержденные Правительством. Так что, если у кого-то возникло желание с 2013 г.

    «подправить» эти документы, убрав ненужные строки (к примеру, касающиеся акцизов), предупреждаем: так делать не нужно. Ведь контрагент сможет получить вычет НДС только по счету-фактуре, составленному по правительственной форме.

    Решаемся на использование собственных форм

    (+) Если вы решили разработать свои формы первички, то за основу можете взять унифицированные формы и «расчистить» их от ненужных реквизитов.

    Так, из формы авансового отчета АО-1 можно убрать коды ОКПО и ОКУД, а также ссылку на приказ Госкомстата. Если у вас нет структурных подразделений — можно избавиться и от этой строки в АО-1.

    Если вы не работаете с иностранной валютой то можно оставить графы и строки только для рублевых показателей.

    Однако если формы документов вы берете из программы, то нет смысла их менять. Ведь затраты на перенастройку программного обеспечения могут быть существенные. Да и у контрагентов вопросов будет меньше, если они получат от вас документ, составленный по знакомой форме.

    (!) Разрабатывая собственные формы, не забудьте про обязательные реквизиты первичного учетного документа, которые нам предлагает новый Закон о бухучете . В общем-то, эти реквизиты сходны с теми, которые ранее были перечислены в старом Законе о бухучете N 129-ФЗ.

    Есть лишь одно отличие — теперь можно указывать величину натурального и/или денежного измерения факта хозяйственной жизни.

    Если вы помните, по требованиям старого Закона N 129-ФЗ предписывалось в первичных документах указывать измерители хозяйственной операции и в натуральном, и в денежном выражении. В следующем году, если не будет потребности указывать цену, можно этого не делать .

    К примеру, при внутреннем перемещении материальных ценностей в пределах одной организации можно обойтись только натуральными показателями.

    Обязательные реквизиты первичных учетных документов :

    • наименование и дата составления документа;
    • наименование экономического субъекта, составившего документ (то есть вашей организации);
    • содержание факта хозяйственной жизни (как правило, это описание операции);
    • величина натурального и/или денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
    • подписи лиц (с указанием их должностей, фамилий и инициалов), совершивших сделку, операцию и ответственных за правильность ее оформления.

    (!) Некоторые бухгалтеры задумались о необходимости проставления печати организации на разработанных формах.

    Наш совет: если не хотите проставлять печать на каких-то первичных документах, то и в форме, которую вы утверждаете, не ставьте буквы «М. П.» (место печати). Особенно это касается внутренних документов — там печать ни к чему.

    А вот на документах, которые вы будете передавать контрагентам, печать желательна — она повысит уровень доверия к вашим документам.

    (!) В новом Законе о бухучете сказано, что первичные документы утверждает руководитель по представлению бухгалтерии .

    Некоторые специалисты сделали из этого вывод, что в учетную политику больше не нужно включать перечень первичных документов, используемых организацией.

    Однако положения ПБУ 1/2008 по-прежнему обязывают нас это делать .

    Учитывая, что этот вопрос вряд ли можно отнести к принципиальным, каждая организация сама решает, как она будет следить за внутренним формотворчеством.

    Обмен опытом

    Ражковский Дмитрий Николаевич — главный бухгалтер ОАО «Российские коммунальные системы»

    «Одним из оснований внесения изменений в учетную политику организации является изменение требований законодательства . Требование нового Закона о бухгалтерском учете  утверждать формы первичных документов не противоречит п.

    4 ПБУ 1/2008, согласно которому обязательными элементами учетной политики организации являются формы первичных учетных документов.

    Следовательно, организация должна утвердить в учетной политике (применяемой или вновь утвержденной) формы первичных документов, которые она будет применять начиная с 2013 г.

    Однако существует альтернативная точка зрения, согласно которой организация может утвердить применяемые формы первичных документов отдельным локальным документом. Вывод об этом можно сделать также из п.

    4 ПБУ 1/2008, так как в нем прописано, что наряду с учетной политикой также утверждаются формы первичных учетных документов, что дает возможность утвердить их отдельным локальным документом (например, приказом или распоряжением руководителя организации).

    По моему мнению, исходя из сложившейся практики, предпочтительно утверждать формы первичных учетных документов приложением к учетной политике».

    Итак, можно сослаться в учетной политике на перечень форм первичных документов, утвержденных руководителем, и сделать их приложением к учетной политике. А можно вводить новые формы постепенно (по мере надобности) и утверждать их разными приказами руководителя

    (!) Для внешних (двусторонних) документов лучше не устанавливать жестких форм. Ведь контрагента может что-то не устроить в вашей форме, и придется вносить в нее какие-то коррективы.

    А если контрагентов много и пожелания будут различные, единой формы вообще не получится. Кстати, специалист Минфина И.Р.

    Сухарев считает, что подпись руководителя на документе, форма которого не утверждена в учетной политике или же немного отличается от утвержденной ранее, и будет свидетельствовать об утверждении формы самого документа.

    Примечание. Интервью с И.Р. Сухаревым можно прочитать: ГК, 2011, N 2, с. 84

    * * *

    Не списывайте со счетов унифицированные формы, даже если они с нового года перестанут быть обязательными. Ведь они и привычнее, и не требуют перенастройки программного обеспечения.

    ч. 4 ст. 9 Закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ (далее — Закон N 402-ФЗ)

    Источник: https://otchetonline.ru/pomoshh-buxgalteru/buhuchet/29066-ob-obyazatelnom-primenenii-unificzirovannyx-form-pervichnyx-dokumentov-.html

    Понравилась статья? Поделить с друзьями: