Как написать гарантийное письмо о предоставлении документов

Содержание

Гарантийное письмо. Образец письма о задолженности, выполнении работ, гарантия трудоустройства

Как написать гарантийное письмо о предоставлении документов

Служебная переписка изобилует различными видами документации. Среди тех или иных деловых документов предпринимателям приходится сталкиваться и с гарантийными письмами.

  • Для чего они используются, в каких случаях необходимы, какими правыми нормами регламентируются?
  • Какие существуют разновидности гарантийных писем?
  • Как правильно составить и оформить гарантийное письмо?

Разбираемся вместе.

ФАЙЛЫОткрыть эти файлы онлайн8 файлов
Пример гарантийного письма на подтверждение задолженности .docПример гарантийного письма на подтверждение выполнения работ .docПример гарантийного письма на подтверждение намерений арендодателя .docПример письма с гарантией трудоустройства .doc

Определение и юридические нормы

С точки зрения законодательства, гарантийное письмо является элементом документооборота, одним из видов деловой переписки – как правило, между юридическими лицами.

Из самого названия документа следует, что гарантийное письмо – это письменный способ подтверждения обязательств или выполнения определенных условий в необходимый срок и в требуемом объеме.

Такое дополнительное подтверждение используется, когда обычных договоренностей может оказаться недостаточно.

ВАЖНО! Гарантийное письмо не является коммерческим документом.

Гарантийные письма достаточно часто применяются в предпринимательской деятельности, однако, никаких специальных правил, регламентирующих их оформление и использование, в российском законодательстве не закреплено. Поэтому следует руководствоваться стандартными нормами деловодства и стремиться достичь максимально ясных и однозначных формулировок, точно отражающих намерения и обязательства обеих сторон.

Гарантийное письмо вместо договора

По сути, составление гарантийного письма выступает альтернативой заключению договора, когда такое действие по каким-то причинам нецелесообразно.

В отличие от договора, который включает в себя предложение (оферту) и обязательства в соответствии с этим предложением (акцепт), гарантийное письмо выступает как одна из этих составляющих.

Гарантийное письмо как оферта

Оферта всегда выражает предложение, направленное одному или нескольким адресатам вступить в определенные отношения, причем четко декларирует намерения адресующего. С этой точки зрения, гарантийное письмо может быть сочтено офертой, если в нем содержится:

  • предложение совершить оплату услуг после их оказания;
  • предложение выполнить работу, совершить поставку, оказать услугу.

Письмо-предложение должно быть сформулировано достаточно подробно, ведь оно заменяет собой часть договора, а значит, должно содержать его основные существенные элементы:

  • предмет оферты (товар, услуги, виды работ – конкретное перечисление);
  • сроки выполнения.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Сроки, обозначенные в гарантийном письме-оферте, имеют решающее значение: направленное адресату, оно уже не может быть отменено отправителем в течение указанных периодов для ответных действий, если других условий не прописано в самом тексте или не вытекает из него.

Получивший такое гарантийное письмо в случае принятия предложения может выполнить условия или просто явно выразить согласие: данное действие считается соответствующим ответом, то есть выполнением второй части, необходимой для заключения договора. Таким образом, в результате действия гарантийного письма и ответа адресата между ними происходит правовое действие, равнозначное заключению договора (никто не мешает в дополнение к нему подписать и стандартный двусторонний договор).

Гарантийное письмо как акцепт

Этот документ может выступать и в качестве второго элемента договора – акцепта, то есть намерения принять договорные предложения, если такие предложения уже озвучивались контрагенту ранее.

Например, организация получала коммерческое предложение, приняла решение на основании рекламы или информационного сайта партнера.

Тогда направление гарантийного письма фактически будет ответом на сделанное, пусть и в неявной форме, предложение договорных отношений.

К ответу требования не так строги, как к предложению: в таком письме достаточно сформулировать однозначный и развернутый ответ – согласие на принятие предложенных условий.

К СВЕДЕНИЮ! Если отправитель решил отозвать свое гарантийное письмо-акцепт, то сделать это нужно немедленно, желательно до того, как оно попадет к адресату или немедленно после этого – до совершения по нему каких-либо процедурных действий.

Плюсы и минусы гарантийного письма как заменителя договора

Положительные моменты:

  • можно не оформлять документ, подписываемый обеими сторонами;
  • если требования к оферте и акцепту соблюдены, такие правоотношения абсолютно законны;
  • суд признает гарантийные письма наравне с заключенным договором.

Недостатки обмена гарантийными письмами:

  • объем ограничивает подробное описание условий;
  • невозможно определить все права и обязанности;
  • не оговариваются процедурные моменты;
  • не всегда четко определена ответственность сторон.

Таким образом, юридически правомерны договорные отношения посредством гарантийных писем, однако, не исключены спорные моменты, могущие повлечь судебное разбирательство.

Конкретные разновидности гарантийных писем

В зависимости от функции, которую призвано выполнить данное гарантийное письмо, различают их виды.

  1. Гарантийное письмо, подтверждающее обязательства по оплате. Средства, признанные по гарантийному письму, могут быть предназначены в качестве уплаты за товары, оказание услуг, выполнение той или иной работы либо же на погашение долга. Такое письмо является фактом признания задолженности. Чаще всего оно составляется, когда по каким-то причинам платеж нельзя совершить немедленно либо приходится его перенести.
  2. Гарантийное письмо, подтверждающее обязательства по работе, товару или услугам. Такой документ уверяет получателя, что обозначенные в нем обязательства действительно будут выполнены к указанному сроку в определенном объеме. Возможны указания нескольких временных промежутков, если речь идет о поэтапной работе. В таком документе также подтверждается требуемое качество в соответствии с теми или иными стандартами (СНИПами, ГОСТами и т.п.). Подобное гарантийное письмо может быть написано, если возможно нарушение сроков по спецификации или другим документам, либо непосредственно перед заключением соответствующего договора.
  3. Гарантийное письмо, подтверждающее намерения арендодателя. Имеется в виду гарантия присвоения юридического адреса. Такой документ потребуется для предъявления в налоговой, если у организации нет в собственности определенной недвижимости для размещения и указания в учредительных документах. Юрлицо имеет право взять такое помещение в аренду, предоставив налоговикам гарантию, что арендодатель действительно намерен оказывать ему такие услуги.
  4. Гарантийное письмо, подтверждающее будущее трудоустройство. Такое письмо может понадобиться в случае, когда прием на работу имеет для будущего сотрудника важное юридическое значение. Например, подобное гарантийное письмо вправе попросить:
    • студент для предъявления в вуз (некоторые учебные заведения на тех или иных специальностях, особенно в случае обучения на местах госзаказа, выдают диплом только после предоставления справки о будущем официальном трудоустройстве);
    • сотрудник-иностранец (он должен отнести такой документ в службу миграции);
    • освобожденные заключенные, встающие на трудовую стезю (им предстоит отчитываться перед органами админнадзора).
Читайте также  Как правильно составить доверенность на получение документов

Особенности составления и оформления

Как правило, любое гарантийное письмо не превышает стандартного листа формата А4, печатается на специальном бланке юридического лица-отправителя, подписывается руководящими органами (директором, иногда главным бухгалтером), скрепляется печатью организации. Обязательные реквизиты:

  • номер и дата (в соответствии с регистрацией исходящей документации);
  • название организации-адресата;
  • ФИО получателя (обычно это гендиректор организации);
  • тема письма (сами слова «гарантийное письмо» писать необязательно, так как такого документа как вида деловой переписки юридически не существует);
  • основное содержание (гарантии обязательств, их объем и сроки);
  • данные отправителя;
  • должность, личная подпись и расшифровка ФИО подписавшего документ лица (директора, главного бухгалтера).

Дальнейшие нюансы зависят от вида гарантийного письма. Рассмотрим их подробнее и приведем конкретный пример составления гарантийного письма, призванного выполнить ту или иную функцию.

Подтверждаем гарантии оплаты

Такой документ может иметь хождение не только между организациями, но и между предпринимателями – физическими лицами.

Письмо, признающее задолженность и гарантирующее ее погашение, обязательно должно иметь, помимо подписи руководителя, подпись финансово ответственного лица (финдиректора, главбуха).

Тонкости оформления:

  • адресатом является организация или лицо, которая должна получить гарантированную оплату;
  • обязательно нужно указать реквизиты документа, подтверждающие факт необходимости оплаты (накладную, акт приемки, договор и т.п.);
  • должны быть прописаны сроки погашения задолженности;
  • реквизиты организации, у которой возникла задолженность (будущего плательщика);
  • любая информация, касающаяся возникшей ситуации (например, причины невозможности своевременной уплаты).

ПОЛЕЗНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Большинство организаций не включают в текст такого гарантийного письма указание своей ответственности за нарушение обязательств, между тем как упоминание санкций за несоблюдение гарантий имеет психологическое влияние на контрагента.

Пример гарантийного письма на подтверждение задолженности

ФАЙЛЫОткрыть эти файлы онлайн8 файлов
Скачать пример гарантийного письма на подтверждение задолженности .doc

Генеральному директоруООО «Специнвест»

Студенцову П.И.

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО

о поставке товара

Исх. № 124/56н
12.09.2016 г.

Источник: https://assistentus.ru/forma/garantijnoe-pismo/

Как написать гарантийное письмо о предоставлении документов — Юридический справочник

Служебная переписка изобилует различными видами документации. Среди тех или иных деловых документов предпринимателям приходится сталкиваться и с гарантийными письмами.

  • Для чего они используются, в каких случаях необходимы, какими правыми нормами регламентируются?
  • Какие существуют разновидности гарантийных писем?
  • Как правильно составить и оформить гарантийное письмо?

Разбираемся вместе.

Гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса: как его правильно составить

Когда субъект выбирает форму организации своего бизнеса в виде юрлица, то при регистрации он должен обязательно обозначить место расположения своего органа управления путем указания юридического адреса. Для этого он может использовать собственное помещение. Если его нет, то в ИФНС нужно подать гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса.

Необходимость гарантийного письма в 2018 году

Имущество новой фирмы формируется за счет вкладов ее собственников. Однако, в самом начале деятельности крупных объектов таких, как помещение, у предприятия может не быть.

Поэтому при регистрации ООО, как правило, приходится заключать договора аренды с третьими лицами.

Но оформить подобное соглашение компания до регистрации не может, так как не обладает соответствующими правами и обязанностями в качестве юрлица.

Их предприятие получит только после постановки на учет в налоговом органе.

Источник: http://allelets48.ru/kak-napisat-garantiynoe-pismo-o-predostavlenii-dokumentov/

Как написать гарантийное письмо

Гарантийное письмо – является неофициальным документом, в котором одна из сторон обязуется соблюсти какие-либо условия или выполнить некоторые действия.

Это может касаться оплаты, выполнения определенных работ, продукции или оказания услуг.

Стоит отметить, что составление данного письма во многом может сдвинуть решение возникших проблем и является неким гарантом между организациями того, что стороны выполнят определенные договоренные условия.

Назначение и правила составления письма

[ads-pc-3] [ads-mob-3]

Гарантийное письмо предназначается адресату, с интересами которого связаны действия отправителя.

Документ составляется в том случае, если одна из сторон не уверена в соблюдении сроков и условий договоренности, и адресоваться такое письмо может как юридическому, так и физическому лицу.

Пример. Компания “Веста” забыло осуществить платеж за услуги предоставления интернета, в результате провайдер отключил организацию от данных услуг за неуплату. Компания предоставило гарантийное письмо о том, что они обязуются погасить задолженность в течение 3-х банковских дней, на основании этого провайдер пошел на встречу и вновь предоставил интернет без наличия оплаты на тот момент.

Такой вид документов составляется в соответствии с определенными правилами и не может быть написан в вольной форме.

Гарантийное письмо в обязательном порядке должно содержать следующую информацию, прописанную в указанной последовательности:

  • Номер исходного документа;
  • Дата составления;
  • Адресат (ФИО руководителя организации или ФИО физического лица);
  • Опционально указывается заголовок «Гарантийное письмо» или его тема;
  • Текст письма;
  • Банковские реквизиты стороны, отправляющей документ;
  • Если ранее был заключен договор, в котором прописываются все действия, касающиеся предмета гарантийного письма, отправитель может указать ссылку на этот документ;
  • На усмотрение составителя письма могут быть указаны штрафные санкции, которые последуют в случае несоблюдения условий договора (санкции, выплата неустойки, пени);
  • Подпись лица, составившего документ и ее расшифровка.

Желательно (но необязательно) составлять документ на фирменном бланке компании или организации, также его можно заверить печатью.

Обычно все обязательства сторон прописываются в договоре, но гарантийное письмо в некоторых случаях может стать дополнительной страховкой, которую обеспечивает составляющая сторона.

Например, если организация только начала свою деятельность и еще руководство еще не успело оформить договор аренды помещения, без которого большинство видов деятельности невозможно, составить официальный юридический договор между сторонами не получится. В этом случае гарантийное письмо станет и подтверждением сделки, и гарантией оплаты (при условии, что документ будет заверен нотариусом).

Гарантийное письмо пример составления

[ads-pc-3] [ads-mob-3] Стоит отметить, что лучше , если информация в документе будет нести определенную конкретику, в этом случае данный документ будет нести большую значимость и ценность. В таком случае больше вероятности, что организация, в адрес которой вы пишете данный документ пойдет к вам на встречу.

Исх. № 190913-1

от «19» сентября 2013 г.

Директору

ООО «Вест»

Д.Б. Егорову

Гарантийное Письмо

ИП Юровский, ОГРН 1115861111121, как получатель пластиковых панелей на основании договора купли-продажи № 14/2015 от 30 сентября 2015 года, заключенного с ООО «Вест», настоящим письмом гарантирует полную оплату продукции в день ее получения.

Индивидуальный предприниматель Юровский Сергей Викторович

Нюансы при составлении

Гарантийное письмо имеет свои особенности, которые необходимо учитывать при составлении.

В таком документе лучше не использовать длинных и размытых формулировок, которые могут быть истолкованы двояко: при определенных обстоятельствах это может сыграть не в пользу составителя.

В письме можно и нужно использовать слово «гарантия» и его производные: «компания гарантирует», «мы гарантируем».

В письме недопустимы орфографические и стилистические ошибки: в некоторых случаях это может стать поводом для того, чтобы признать такой документ недействительным.

Такое случается крайне редко и выглядит скорее как последняя возможность зацепиться хоть за какое-то нарушение в случае, если одна из сторон всеми силами пытается аннулировать обязательства.

Но серьезные нарушения оформления действительно являются веским основанием для того, чтобы письмо утратило силу (отсутствие подписей, реквизитов или неправильная дата).

Читайте также  Как проверить ЭЦП электронно подписанного документа

Что касается именно юридической силы – гарантийное письмо ее не имеет, пока не будет заверено нотариуса. Однако в этом случае уже изменится статус документа: при официальном акцепте (письменном согласии получателя) он приобретет силу договора. Поэтому желательно приложить к гарантийному письму копии документов, которые также необходимо заверить. Это могут быть копии договоров, реквизиты сторон, свидетельства о регистрации и другая документация, наличие которой посчитают необходимым стороны.

Образцы гарантийного письма

Гарантийное письмо об оплате образец.

Гарантийное письмо об оплате задолженности образец.

Образец гарантийного письма о предоставлении юридического адреса.

Гарантийное письмо о выполнении работ образец.

Источник: https://blankionline.ru/doc/kak-napisat-garantijnoe-pismo.html

Форма гарантийного письма — бланк и образцы заполнения в 2018 г

Гарантийное письмо — это документ, в котором одна сторона (юридическое лицо, ИП) гарантирует другой исполнение определённых обязательств в установленные сроки.

Скачать образцы гарантийных писем:

Гарантийное письмо о выполнении работ
Гарантийное письмо о выполнении работ — документ деловой переписки, содержащий обещание юридического или физического лица (группы лиц) выполнить определённые работы к конкретному сроку (или срокам, если работы проводятся и сдаются поэтапно).

Гарантийное письмо о погашении задолжности
Гарантийное письмо об оплате задолженности составляется в том случае, когда покупатель не успевает оплатить заказанный или уже полученный товар и с помощью документа деловой переписки официально обещает поставщику в определённый срок задолженность погасить.

Гарантийное письмо о приеме на работу
Гарантийное письмо о приеме на работу — документ деловой переписки, который содержит обещание организации-работодателя устроить  к себе на работу.

Гарантийное письмо об оплате
Гарантийное письмо на оплату — документ деловой переписки, который содержит обещание одного лица (юридического или физического) оплатить товары, услуги или работы другому лицу (физическому или юридическому).

Гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса
Гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса — это документ деловой переписки, содержащий согласие арендодателя предоставить арендатору адрес своего помещения в качестве юридического для регистрации последним своей организации в ФНС.

Гарантийное письмо на поставку товараГарантийное письмо на поставку товара — документ деловой переписки, содержащий просьбу о поставке согласно договорённости определённого товара в конкретные сроки.

Полный список актуальных бланков документов на 2018 год>>>

  • ✓ Платежные документы
  • ✓ Кассовые документы
  • ✓ Типовые формы договоров
  • ✓ Документы на транспортрировку товаров
  • ✓ Документы по учету товаров
  • ✓ Документы ККМ и ККТ
  • ✓ Должностные инструкции
  • ✓ Деловые письма
  • ✓ Документы по учету материалов
  • ✓ Бланки и формы доверенностей

Полный список бланков бесплатно >>

Применение гарантийного письма

Гарантийное письмо — это часть деловой переписки между предприятиями, служит дополнительной гарантией сотрудничества и выполнения обязательств.

Хотя этот документ не имеет официального юридического статуса, его содержание и оформление, в случае судебного разбирательства, может повлиять на ход дела.

Попробуйте программу для магазинов Бизнес.

Ру, которая позволит вам создавать шаблоны на гарантийные письма.

А также автоматизировать бухгалтерскую и налоговую отчетность, всегда быть в курсе всех взаиморасчетов с сотрудниками, контролировать денежные потоки в компании, а личный календарь вовремя напомнит о важных событиях.

Ознакомьтесь с полным функционалом программы Бизнес.Ру бесплатно>>>

Наиболее часто компании (или их руководители) гарантируют своим партнёрам, обращаясь к юридическому лицу или руководителю, оплату за заказанные работы или услуги, поставленный товар, погашение задолженности, оплату при отсрочке платежа.

Нередко гарантийное письмо составляется в ответ на претензию. Пишется оно сугубо деловым стилем, без сложных речевых конструкций и излишних рассуждений.

Гарантийное письмо об оплате обещает респонденту оплатить в определённый срок оговорённую сумму за выбранные товары или услуги.

Гарантийное письмо о приеме на работу может оформляться организацией для физического лица, в случае если принимает на работу иностранного гражданина (необходимо для миграционной службы), или студента (для учебного заведения), или бывшего заключенного (для службы надзора).

Гарантийное письмо о выполнении работ служит подтверждением выполнения определённых работ или услуг к указанному сроку.

Гарантийное письмо об оплате задолженности даёт обещание в указанный срок погасить задолженность перед партнёром за приобретённые у него товары или услуги.

Гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса составляется для налоговой при регистрации юридического лица, у которого нет своего помещения.

В этом случае арендатор запрашивает у владельца помещения гарантийное письмо, дающее ему право на заключение через определённое время договора аренды.

Доставляются гарантийные письма или по почте с уведомлением, или лично в канцелярию/секретарю адресата (в таком случае составляются два экземпляра письма, на одном из которых принявший письмо ставит штамп о получении), или факсом/по электронной почте, с последующим вручением оригинала.

Как составить гарантийное письмо

Гарантийное письмо составляется на фирменном бланке с указанием всех его реквизитов (адрес, телефоны, банковские реквизиты).Письму присваивается исходящий номер, ставится дата оформления.

Как правило, гарантийное письмо пишется на имя руководителя организации, куда оно направляется.

Структура письма:

1 вариант — сначала даётся гарантия, потом излагается, по какому поводу её дают. Обычно используются шаблоны: «Компания «М и Ко» гарантирует оплату…», или «Настоящим письмом гарантируем…» и т. п.

2 вариант — суть просьбы излагается сначала, гарантия по оплате\соблюдению других условий дается в конце. Обычно это заверения в стиле «Оплату за приобретённые товары гарантируем до …».

Гарантийное письмо заверяется подписью руководителя организации и печатью.

Если гарантийное письмо касается оплаты счёта за что-либо и других финансовых вопросов, подписывает его не только руководитель предприятия, но и главный бухгалтер или финансовый директор.

Полный список актуальных бланков документов на 2018 год>>>

Источник: https://www.business.ru/article/191-blank-garantiynogo-pisma

Пример гарантийного письма

Одной из форм деловых взаимоотношений в современном бизнесе является переписка. Разумеется, письма, которыми обмениваются организации и физические лица, не имеют ничего общего с эпистолярным литературным жанром.

Пишутся они на специальных бланках и оформляются по определенным правилам. подобных сообщений — исключительно официальное. Одной из разновидностей такой корреспонденции является гарантийное письмо.

О том, что они собой представляют, как оформляются и используются, подробно рассмотрим в нижеприведенном тексте.

Предназначение гарантийного письма

Основное назначение этого делового сообщения заключается в дополнительном заверении адресата в том, что отправитель обязательно выполнит взятые на себя ранее обязательства. Например, сделает какую-либо предварительно оговоренную работу, заплатить за полученную продукцию или оказанные услуги и так далее.

То есть, выражаясь деловым языком, такие письма являются формой способа обеспечения одной из сторон сделки, взятого на себя списка условий при заключении.

Также сообщение с гарантией составляется в качестве официального ответа организации на письменную претензию.

Объем такого делового сообщения, в большинстве случаев, не превышает одного листа формата А4.

Сразу стоит отметить, что гарантийное сообщение не рассматривается законом, как имеющий юридическую силу документ о взятых обязательствах (хотя и скрепляется подписью руководителя или главного бухгалтера и печатью организации), а является лишь просто письменным подтверждением серьезности намерений выполнить условия оговоренной ранее сделки.

Наиболее часто используется в качестве дополнения к уже заключенному договору, когда одна из сторон сомневается в возможностях второй стороны выполнить взятые на себя обязательства.

С другой стороны, этот вид деловой корреспонденции имеет юридический статус документа договорного характера.

 Например, финансовые организации считают гарантийные письма вполне достаточными основаниями для выдачи кредитного займа.

Таким образом, правовой статус гарантийных писем напрямую зависит от содержимого текста сообщения и способа его оформления.

Следует добавить, что отправителями и получателями сообщений с обязательствами могут быть, как юридические, так и физические лица. Подобная переписка с организацией в обязательном порядке фиксируется секретарем в качестве входящей корреспонденции и имеет присвоенный регистрационный номер.

Составные части гарантийного письма

Существует несколько видов таких писем – каждое имеет свое назначение и особенности составления. Правда, законодательство не дает каких-либо предписаний о порядке оформления подобных сообщений – особенности составления были сформированы на основе существующих обычаев деловой переписки.

Причем, используется даже не один, а два вида оформления:

  1. Начинается сразу с предоставления обещаний, которые расшифровываются далее по тексту (обычно, начинается с фразы «Гарантируем настоящим письмом…»).
  2. Начинается с перечисления условий обращения и заканчивается обязательством (используются фразы «Гарантирую то-то, то-то…» либо «Выполнение условий гарантирую…»).

Выбор вида оформления зависит от уровня деловых отношений участников сделки и принятых условий.
Независимо от вида оформления, состоят сообщения с обязательствами из двух частей – вводной и основного текста.

Вводная часть

 Вне зависимости от вида обязательств, каждое письмо имеет вводную часть, в которой сообщается личная информация об отправителе и адресате:

  • в верхнем правом углу указывается официальное название отправителя и получателя (для организаций со статусом физических и/или юридических лиц), форма хозяйственной деятельности и ФИО (для физлиц);
  • в левом нижнем углу бумажного носителя обязательно прописывается — текущая дата, исходящий номер корреспонденции (для организаций), ставится подпись руководителя (главного бухгалтера) или отправителя физического лица и делается оттиск печати;

Основная (суть гарантии)

Основная часть текста содержит обязательство автора письма выполнить в будущем какие-либо действия, находящиеся в сфере интересов адресата или оговоренные заключенной сделкой (выполнить какую-либо работу, оплатить продукцию или услуги и так далее).

Стиль написания подобного сообщения – сугубо деловой и лаконичный.

Также в тексте могут быть дополнительно указаны банковские реквизиты отправителя или суммы штрафов за невыполнение взятых обязательстве.

Заголовок обращения может быть любым предметным, например, «Об оплате полученных услуг» и так далее.

Кроме того, вовсе не обязательно использовать при написании само слово «гарантирую» или однокоренных его словоформ, подобные выражения допускается заменять по смыслу синонимами – юридический статус письма при этом не измениться.

Если сутью послания являются обещания произвести какие-то выплаты, письмо подписывается не только руководителем организации, но и финансово ответственным лицом, чаще всего, главным бухгалтером.
Стоит добавить, что составляются подобные деловые сообщения на фирменных бланках организаций.

Также к сообщениям об обязательствах могут прилагаться дополнительные документы (регистрационное свидетельство предпринимательства, основание для назначения гендиректора, свидетельство о постановке на налоговый учет и тому подобное).

Виды гарантийных писем

Существуют несколько разновидностей подобной входящей корреспонденции, которые активно используются представителями отечественного бизнеса для официальной переписки.

особенность таких сообщений заключается в возможности изменения, в зависимости от конкретной ситуации и от взаимоотношений участников сделки, правового статуса сообщения — с обычного заверения о серьезности намерений на имеющий юридическую силу документ договорного характера.

Для деловой переписки могут использоваться следующие виды сообщений с обязательствами:

  1. Об оплате задолженности, товаров или услуг.
    Наиболее часто используется в качестве инструмента деловых взаимоотношений между организациями. По своей сути, является письменным заверением отправителя внести на расчетный счет адресата определенную сумму денежных средств для погашения задолженности или за приобретенную продукцию или услуги.
    Используется в случае каких-либо форс-мажорных обстоятельств, которые привели к нарушению договорных обязательств по оплате. Дополнительно к стандартной форме оформления в основном тексте указывают точную сумму, сроки оплаты, в некоторых случаях, размер штрафных санкций, в водной части – банковские реквизиты отправителя.
  2. На выполнение работ. Содержит заверения о серьезности намерений отправителя выполнить предварительно оговоренную с адресатом работу. В основном тексте обязательно указываются объем и сроки выполнения взятых обязательств.
    Применяется в форс-мажорных обстоятельствах или в случае сомнения адресата в возможностях отправителя выполнить договорные условиях. Могут использоваться формулировки «Заверяем…», «Настоящим гарантируем…», «Обязуемся…». В вводной части указывается стандартный набор личной информации отправителя и адреса – название, реквизиты, подпись с расшифровкой руководителя или финансово ответственного лица и печать.
  3. О предоставлении юридического адреса. Содержит подтверждение третьего лица (арендодателя) факта заключения сделки с организацией о найме коммерческой недвижимости.Используется в качестве необходимого документа при государственной регистрации юридических лиц, не имеющих собственных помещений для ведения хозяйственной деятельности. Арендатор недвижимости в этом случае регистрируется по временному адресу нанятого склада, офиса или иного помещения.

    Данный документ признается законом договорным и может рассматриваться судом в качестве доказательства при решении каких-либо хозяйственных споров между участниками сделки. Также стоит добавить, что отсутствие такого документа не является основанием для отказа юрлицу в регистрации предпринимательства.

  4. На поставку товаров. Содержит конкретные обязательства о поставке сроков и объема количества товаров (услуг), прописанных в ранее составленном договоре между отправителем сообщения и адресатом. Имеет стандартное оформление: данные, реквизиты, подпись, печать.
  5. О трудоустройстве. Содержит заверения организации в серьезности намерений нанять на работу конкретное физическое лицо. Оформляется на фирменном бланке отправителя и содержит информацию о том, кто. Когда и по какой специальности будет нанят на работу в данной организации.
    Имеет стандартное оформление: данные организации и ФИО нанимаемого физлица, реквизиты, подпись ответственных лиц и печать.
  6. О приеме на работу. Содержит подтверждение подписания трудового соглашения между организацией-нанимателем и работником. Используется в качестве необходимого документа для подразделений ФМС при оформлении разрешения работника на выезд в командировку за рубеж.
    Также деловое сообщение может использоваться в качестве правового документа для судебного регулирования взаимоотношений сотрудника и нанимателя. Оформляется по стандартной унифицированной форме.
  7. Для приглашения работника-иностранца. Содержит подтверждение руководителя факта приглашения иностранного гражданина для работы в организации. Дополнительно в сообщении указываются обязательства нанимателя предоставить иностранному работнику жилье, регистрацию по месту прибытия, социальную и медицинскую помощь на весь срок пребывания на территории России.
    Стоит добавить, что в случае принудительной депортации, работодателю придется взять на себя и все расходы по высылке из страны бывшего сотрудника. Письмо оформляется стандартно и имеет статус правового документа договорного характера.

Образец заполнения этого делового сообщения достаточно легко найти в интернете.

Скачайте пример гарантийного письма здесь (формат Word .

doc)

Представители современного российского бизнеса активно используют в качестве средства делового общения разные виды гарантийных писем.

Вид оформления документа не диктуется законодательно, а является следствием существующих деловых обычаев в составлении подобных сообщений.

Главной особенностью гарантийных писем является возможность, в зависимости от ситуации, изменять юридический статус — с обычного письма с подтверждением намерений каких-либо действий на документ договорного характера, принимаемого в качестве доказательств в суде при разрешении хозяйственных споров.

Источник: http://rushbiz.ru/upravlenie-biznesom/obrazcy-dokumentov/primer-garantijnogo-pisma.html

Понравилась статья? Поделить с друзьями: