Как работать с отсканированным документом

Содержание

Как изменить отсканированный документ в word

Как работать с отсканированным документом

С помощью программы FineReader можно легко преобразовать текст с бумажного носителя в файл формата Ворд и отредактировать его при необходимости.

Узнать все этапы проведения данной процедуры можно в представленной статье.

Большое количество пользователей, работающих с документами, нередко сталкиваются с необходимостью копирования текста с бумажного носителя в Word. В этом случае самым оптимальным выбором будет сканирование текста и его дальнейшее редактирование.

Сделать это возможно с помощью современной программы FineReader, она успешно преобразует обычную фотографию, полученную со скана, в осмысленный набор слов.

Работа с документом в FineReader

FineReader – наиболее актуальная программа автоматического распознавания отсканированного документа, она была создана российскими программистами. Ее главными достоинствами можно считать возможность поддерживания большого количества языков, среди которых имеются даже самые древние.

Помимо этого в этой программе допускается пакетная обработка многостраничного текста.

Ее преимуществами также можно назвать:

  • распознавание текста, набранного различными шрифтами, в том числе и рукописного написания;
  • корректное распознавание картинок и таблиц в файле;
  • распознавание некачественных текстов;
  • удобный перевод текста документа в файл Word.

Пробную версию данной программы можно загрузить на официальном сайте, ее единственный недостаток заключается в том, что там установлено ограничение. Бесплатно можно обработать не более пятидесяти отсканированных страниц текста.

Полная версия программы стоит около пятидесяти долларов, на ней подобное ограничение отсутствует.

Загрузка и сканирование

Самым первым этапом работы в FineReader является загрузка и сканирование файла.

Для запуска процесса:

  • в меню нужно выбрать окно «Сканирование»;
  • спустя некоторое время программа обработает документ и перенесет его на экран программы в виде изображения;
  • далее необходимо будет расшифровать сканированный текст;
  • перенести его в формат файла Ворд, а затем сохранить.

Данная программа автоматом выделит фрагменты документа, рисунки и таблицы, при необходимости повернет сканированный текст по нужному направлению.

 После завершения сканирования, в данной программе требуется выбрать язык для расшифровки написанного.

Выбрать его можно в выпадающем окне «Язык документа», если загруженный скан будет написан на нескольких иностранных языках – следует выбрать автоматический режим.

Удаление форматирования из документа

Сейчас мы более подробно разберем, как можно отредактировать отсканированный документ в программе FineReader. На представленном изображении таблицы, картинки и тексты будут отличаться разными цветами.

Данные области расшифровываются автоматически в зависимости от своего типа. В дальнейшем работать с ними в данной программе позволяет раздел под названием «Проверьте области», он располагается в правом окне FineReader.

Для удаления какой-либо области из документа необходимо выбрать в выпадающем меню кнопку «Удалить область», а затем можно будет щелкать мышкой по тем фрагментам, которые следует удалить.

Допускается уничтожение всех картинок и таблиц, можно оставить только лишь нужный для распознавания и дальнейшего сохранения текст.

Редактирование

Чтобы выделить какую-либо область требуется выполнить следующие действия:

  1. кликнуть мышью по кнопке «Выделить область Текст»;
  2. нажатой левой кнопкой обвести границы текстового блока в рамку.

А чтобы выделить картинку или таблицу потребуется:

  • выбрать кнопку «Выделить область Картинка» или же «Выделить область Таблица»;
  • точно также обвести границы блока также левой кнопкой мыши.

Многих пользователей интересует, можно ли в программе FineReader поменять размеры выделенного фрагмента. Это вполне реально, необходимо лишь щелкнуть мышью по нужному фрагменту, навести курсор на его границу до возникновения специального курсива.

Именно на нее требуется нажать левой кнопкой мыши и, удерживая, менять размер, перемещая мышь в большую или меньшую сторону.

Конвертирование в формат Word

После того, как все области будут выделены и отредактированы так, как нужно, можно будет приступить к распознаванию написанного документа и его сохранению в формате Word. Для проведения подобной процедуры следует нажать кнопку «Конвертировать» в меню программы.

Пользователю нужно будет подождать некоторое количество времени, после чего он сможет просмотреть результаты проделанной работы. Для сохранения текста необходимо ввести имя файла, выбрать для него место и формат сохранения.

Для создания файла в формате Microsoft Word нужно выбрать в окне «Rich Text Format (*.rtf)».

Завершающее редактирование отсканированного документа в Ворде

После проведенных манипуляций документ будет создан в формате Ворд, пользователь может открыть его и сравнить с оригиналом. Если будут выявлены какие-либо ошибки, их можно будет без труда отредактировать в обычном режиме программы.

Как правило, программа FineReader отлично распознает написанное на любом языке, но при плохом качестве исходника некоторые слова могут быть распознаны неверно.

Программа FineReader позволяет пользователям существенно экономить свое время при обработке текста, таблиц или картинок с бумажного носителя.

Для того чтобы действительно оценить все преимущества работы с ней, можно скачать бесплатную пробную версию программы на пятнадцать дней на официальном сайте.

Источник: https://compsch.com/programs/kak-izmenit-otskanirovannyj-dokument-v-word.html

Как отредактировать отсканированный документ в Word

С помощью программы FineReader можно легко преобразовать текст с бумажного носителя в файл формата Ворд и отредактировать его при необходимости.

Узнать все этапы проведения данной процедуры можно в представленной статье.

функции FineReader

Большое количество пользователей, работающих с документами, нередко сталкиваются с необходимостью копирования текста с бумажного носителя в Word. В этом случае самым оптимальным выбором будет сканирование текста и его дальнейшее редактирование.

Сделать это возможно с помощью современной программы FineReader, она успешно преобразует обычную фотографию, полученную со скана, в осмысленный набор слов.

Как редактировать отсканированный документ

Как редактировать отсканированный документ, два способа, которые могут помочь справиться с задачей.

Вероятно вы хотите узнать как стабильно зарабатывать в Интернете от 500 рублей в день?Скачайте мою бесплатную книгу

=>> «Как гарантированно зарабатывать от 500 рублей в день»

Сегодня очень интересная тема, по крайней мере для меня. Но, я думаю, что и вам интересно узнать, как отредактировать отсканированный документ.

Скажу вам честно – это не такая простая тема, как может показаться с первого взгляда. Во многом, ответ на этот вопрос зависит от самого документа и от того, что в итоге вам требуется получить.

То есть от того, какой результат вам нужен. Ведь на самом деле, существует два способа редактирования отсканированного документа.

Читайте также  Авансовый отчет какие документы принимаются

Перевод в текстовый формат

Как вы понимаете, отсканированный документ представляет собой графический файл формата PNG, JPG, JPEG. Проще говоря – это обычная картинка.

В том случае, когда отсканированный документ содержит обычный текст на белом фоне, где требуется внести изменения в содержание текста, то лучшим вариантом будет перевести картинку в текстовый формат.

После этого сделать правку текста, и затем сохранить этот файл в формате Word, или в текстовом формате. Далее, при необходимости вывести файл из электронного формата в бумажный – распечатать на принтере.

О том, как копировать текст с картинки, я недавно написал подробную, развёрнутую статью.

Повторяться не вижу смысла, кто не знает, как это сделать, сможет прочитать мою подробную инструкцию.

Скажу лишь, что, копировав текст с картинки, например, в Гугл документах, вы сможете там же отредактировать содержание документа так, как это нужно вам.

Как редактировать отсканированный документ в Фотошопе

Второй способ, на мой взгляд самый интересный – отредактировать документ в Фотошопе.

В принципе, редактировать отсканированный документ можно в любом графическом редакторе, однако Фотошоп, на мой взгляд, самый удобный, многофункциональный, да и просто привычный для меня редактор.

В Фотошопе можно сделать с картинкой всё, что пожелает ваша душа – переносить объекты с места на место. Сдвинуть подпись, поставить печать, убрать лишние слова или добавить новые.

Можно поменять цвет любого объекта, применить коррекцию к документу, то есть — отбелить фон или сделать ярче выцветший текст.

Кстати, о том, как работать с изображениями в Фотошопе, я написал довольно много статей.

Вы можете ознакомиться с ними:

Как выделить объект в Фотошопе и отделить от фона;

Как сделать водяной знак в Фотошопе;

Как изменить размер изображения в Фотошопе;

Как вставить фото в фото в Фотошопе;

Как перенести объект в Фотошопе (Photoshop).

Знакомство с инструментами

Если у вас на компьютере есть Фотошоп, или любой, другой графический редактор, то вы сможете самостоятельно сделать простейшие действия.

Например:

  1. Сделать фон светлым, а текст более ярким;
  2. Стереть лишние детали;
  3. Написать текст;
  4. Внести правку в содержимое и так далее.

Однако, если требуется более тонкая, можно сказать ювелирная работа, то лучше обратиться за помощью к профессионалу. Хочу отметить, что я с успехом выполняю подобные работы любой сложности.

Оставить заявку можно здесь. А мы продолжим урок. Давайте я познакомлю вас с самыми необходимыми инструментами, которые могут пригодиться вам при работе с отсканированным документом.

Заниматься простым перечислением инструментов я не стану, это просто потеря времени, так как в Фотошопе всё подписано. Обратите внимание на левую панель, там расположены инструменты.

Подводя курсор к каждому инструменту, вы увидите его название в появляющейся подсказке. А если нажмёте на треугольник в уголочке каждого инструмента, то покажутся ещё несколько подобных инструментов на выбор.

Определить, что делает тот или иной инструмент не сложно. Это вы поймёте из их названия. Так ластик – стирает всё, по чему пройдётся, кисть – рисует, карандаш – пишет, обводит.

Инструменты для выделения – выделяют объекты, переносят их на другой слой, или просто сдвигают в нужном направлении.

Штамп штампует захваченный участок на новом месте и так далее. При нажатии на инструмент, вверху появляются настройки для него.

Там можно выбрать, к примеру, если это кисть:

  1. Размер;
  2. Мягкость или жёсткость;
  3. Указать прозрачность;
  4. Выбрать силу нажима и так далее.

Как вы понимаете, в одной статье невозможно описать все возможности программы Фотошоп – это материал для большой серии уроков.

Однако, чисто интуитивно, так сказать методом народного тыка, вы можете применить нужные инструменты для редактирования отсканированного документа.

Верхняя панель

Верхняя панель, также важна при обработке изображений. Например, открыв вкладку «Изображение», вы увидите, что можно применить к картинке.

Например:

  1. Коррекция ручная или автоматическая;
  2. Изменение размеров картинки или холста;
  3. Повороты и зеркальные отображения;
  4. Кадрирование и тримминг и так далее.

Без глубинных знаний графического редактора заниматься редактированием отсканированных документов можно, но вряд ли это приведёт к желаемому результату.

Если вы всё-таки решились на этот шаг, то советую сделать дубликат документа, на всякий случай. И при редактировании не забывайте создавать копию слоя. Тогда любые изменения можно будет удалить вместе с копией слоя.

Как редактировать отсканированный документ, пример

Пример того, как редактировать отсканированный документ в Фотошопе.

Допустим, что на документе следует поменять цифры или буквы, неважно.

Для этого я выбираю инструмент прямоугольное выделение, выделяю нужную цифру и копирую её на новый слой.

После этого, инструментом перемещение устанавливаю её в нужном месте.

Объединяю слои и сохраняю полученный результат. На скриншоте ниже вы можете увидеть результат того, как я поменял одну цифру в коде.

Попробуйте и вы проделать то же самое, на любом документе или картинке.

Не расстраивайтесь, если не получилось с первого раза. Хороший результат требует знаний, навыков, опыта.

Поэтому, чем чаще вы будете тренироваться, тем быстрее научитесь работать в Фотошопе. Удачи вам и не забудьте подписаться на блог, чтобы первыми узнавать о выходе новых статей.

P.S. Прикладываю скриншот моих заработков в партнёрских программах. Более того, напоминаю, что так зарабатывать может каждый, даже новичок! Главное — правильно это делать, а значит, научиться у тех, кто уже зарабатывает, то есть, у профессионалов Интернет бизнеса.

Заберите список проверенных, особенно актуальных, Партнёрских Программ 2018 года, которые платят деньги!
Скачайте чек-лист и ценные бонусы бесплатно

=>> «Лучшие партнёрки 2018 года»

Источник: https://ingenerhvostov.ru/photoshop/kak-redaktirovat-otskanirovannyiy-dokument.html

Как отсканировать документ на компьютер с принтера: пошаговая инструкция

Необходимость получить цифровую копию своих фотографий или текста может возникнуть в любой момент, поэтому полезно будет знать, как сканировать документы с принтера на компьютер.

Стоит понимать, что подразумевается МФУ – многофункциональное устройство, которое имеет встроенный сканер, ксерокс и принтер.

В настоящий момент на рынке представлено множество производителей оргтехники для дома и офиса, например, HP, Epson, Canon, Brother, Kyocera и др.

Существует два основных варианта, как сканировать документ на компьютер – в качестве изображения или текста.

По умолчанию сканер работает так: создает фотографию, если вы клали в копир лист с текстом, то редактировать в дальнейшем его невозможно.

Чтобы такая функция появилась, необходимо использовать распознаватель (специальное ПО), который превратит картинку в редактируемый формат.

Поле того, как вы подключили универсальный принтер к компьютеру, установили драйвера, провели первичную настройку для сканирования можно использовать встроенный функционал Виндовс. Для этого подходит «Мастер работы со сканером», алгоритм выполнения следующий:

  1. Включите сканер, поднимите крышку. Проверьте, чтобы стекло было чистое, при наличии пыли протрите поверхность.
  2. Положите текст или фото поверхностью, которую нужно отсканировать, вниз на стекло.
  3. Закройте крышку.
  4. Перейдите в «Панель управления», кликните на «Оборудование и звук».
  5. Найдите пункт «Устройства и принтеры», зайдите в него.
  6. Кликните правой кнопкой по иконке с вашим МФУ, выберите пункт «Начать сканирование».
  7. Задайте нужные параметры для скана и щелкните «Предварительный просмотр».
  8. Появится окно с картинкой как будет выглядеть ваш отсканированной текст, если он получился слишком тусклый, или наоборот, вы можете поменять настройки и вновь нажать «Предварительный просмотр». Если вас все устраивает, жмите «Сканировать».
  9. Полученный результат сохраните на компьютере или отправьте файл на печать.
Читайте также  Какие документы должны отдать при увольнении

Вместе с любым МФУ должен идти диск с драйверами и родным софтом для данной модели принтера.

Как правило, использование таких программ предоставляет возможность добиться максимально эффективного взаимодействия с устройством, получить лучшее качество.

К примеру, как делать скан на принтере canon с помощью такого ПО:

  1. После установки устройства и софта откройте список программ.
  2. Найдите приложение для вашей модели принтера, запустите его.
  3. Кликните «Сканировать».
  4. Программа предложит вам выбрать тип, формат, цветной или черно-белый скан и разрешение. Если выставить все параметры правильно, то результат будет более качественным.
  5. Через проводник укажите путь для сохранения конечного файла. Задайте сразу же имя документу, чтобы его проще было потом найти. При желании местом хранения может быть съемный носитель.
  6. Выполните предпросмотр документа, чтобы скорректировать возникшие недочеты или сразу же нажмите кнопку «Сканировать». Далее МФУ будет распознавать данные, после чего нужно щелкнуть «Сохранить».

Официальные документы должны быть обязательно высокого качества, чтобы все элементы были хорошо видны, читабельны.

Это касается важной информации: свидетельства о рождении, паспорта, удостоверений и подобной документации.

Чаще для этих целей используют ABBY FineReader, но может подойти и любой другой софт со схожим функционалом. Инструкция, как отсканировать документ на компьютер с принтера на примере паспорта:

  1. Обязательно снимите обложку, она будет мешать во время процедуры.
  2. В настройках задайте следующие параметры: «оттенки серого», разрешение – 300 dpi (или т/д).
  3. Разверните паспорт на первой странице, положите к стеклу разворотом. Лучше класть ближе к краю, оставляя небольшой зазор.
  4. Плотно закройте крышку устройства, для более детального копирования можно немножко прижать рукой.
  5. Кликните «Предварительный просмотр», убедитесь, что цвет, детализация букв передана верно.
  6. Внизу нажмите «Сканировать», дождитесь, когда аппарат закончить распознавать файл. После этого проверьте картинку и нажмите «Сохранить».
  7. С помощью рамки выделите область с изображением (сам паспорт), пустые поля должны быть за ее переделами.
  8. Для хранения официальных данных следует выбрать формат tif или bmp.

Как сканировать фото на принтере

Сейчас чаще люди распечатывают с компьютера цифровые фотографии, но иногда складывается ситуация, когда нужно их отсканировать. Важно правильно настроить МФУ, чтобы изображение получилось качественным. Процедура, как отсканировать документ на компьютер с принтера следующая:

  1. Подключите МФУ к компьютеру, включите его. Для оцифровки фотографий нужно проверить, чтобы на них не было пятен, пуха и прочей грязи.
  2. Фото нужно положить лицевой частью на стекло сканера.
  3. Отсканировать фото лучше, пользуясь программой на компьютере. Такой вариант предоставит возможность внести корректировки при предварительном просмотре.
  4. В приложении укажите вид сканирования (черно-белое, цветное) и задайте формат «Фотография».
  5. Выставите максимальное значение разрешения. Так удастся отсканировать фото в лучшем качестве.
  6. Если вы хотите хорошо скопировать файл, то не стоит вносить изменения в настройки во время процесса или приподнимать крышку.
  7. После процедуры сохраните файл в любом удобном для вас месте на компьютере.
  8. Используйте для корректировки изображения графический редактор. Он даст больше возможностей, чем программа сканера.

Некоторые «родные» приложения для МФУ отсканированные файлы не сохраняют, а просто открывают в приложении для просмотра изображений.

При таком варианте вы просто нажмите сочетание клавиш «Ctrl+S» и выберите папку, куда должен быть помещен документ. Лучше устанавливать софт, который проверен другими пользователями и может сохранять ксерокопии автоматически.

Среди людей популярны Adobe Reader или DjvuReaser. Просто задайте формат для изображения и место хранения.

Устройство может отсканировать ваш файл с черными полями и перед сохранением на компьютер их следует обязательно обрезать в редакторе.

Стандартным разрешением считается 150 точек на дюйм, для официальных справок – 300.

На размер конечного файла влияет формат, в котором вы сохранили электронный документ, к примеру, jpg имеет наименьшее значение, а tif и bmp гораздо больше.

: как отсканировать документ в Ворд

Источник: https://sovets.net/6338-kak-otskanirovat-dokument-na-kompyuter-s-printera.html

Работаем со сканированными документами в MS Word > Тест/обзор > Программы > Компьютерный портал F1CD.ru

17 октября 2008, Сергеев Аркадий

Данная статья, в первую очередь, будет интересна тем, кто работает со сканированными текстами и таблицами в редакторе Microsoft Word. Я расскажу, как сберечь Ваше время, редактируя однообразные документы, как создать Ваш собственный стиль, по которому Вас будут узнавать, и как сделать всю эту работу максимально автоматически.

Итак, для начала небольшой урок хорошего тона:

  • между словами должен быть один, и только один пробел;
  • красная строка не делается пробелами и (или) табуляцией;
  • новые страницы не делаются бесконечными нажатиями на несчастную клавишу Enter (ей в процессе редактирования и так прилично достается);
  • выравнивание должно быть по ширине документа;
  • делается отступ от линий таблиц, это смотрится красивее и, главное, одинаково на разных компьютерах, что очень важно при распечатке нужных документов.

По мере того, как я буду развивать тему этой статьи, Вы поймете, каким образом выполняются те правила, о которых я только что Вам поведал.

Да, но каким же образом проверить, как Вы сделали отступы, оглавления, красные строки, разбиение на страницы? На стандартной панели существует такая кнопка

Нажмите её, и Вы увидите, как безнадежно стал «испорчен» Ваш документ:

Но боятся-то на самом деле нечего – это всего лишь непечатаемые символы.

Они есть, занимают место на диске, увеличивая тем самым объем документа, но на бумаге они не будут видны.

Посмотрев на эти загадочные символы и вспомнив, что и где Вы печатали в документе, можно понять, что какой символ обозначает. Я на них останавливаться не буду.

Выходить из режима с непечатаемыми символами тоже нажатием на эту кнопочку. Это не трудно. Теперь перейдём к редактированию отсканированных документов.

Я начинаю именно с них, так как, как правило, большинство ненужных непечатаемых символов появляются именно при распознавании текста. Итак:

Практический пример #

Предположим, что орфографию (spelling) Вы выправили в процессе сканирования документа и собрали в один файл всю нужную Вам информацию.

Читайте также  Какие документы нужны для аттестации работников культуры

Я не ясновидящий, но скорее всего (а если документ большой, то обязательно) обнаружите, что один кусок текста у Вас одного шрифта, другой – другого и так далее, а включив режим отображения непечатаемых символов Вы обнаружите строчки, состоящие из одних пробелов, непонятно откуда взявшиеся значки абзацев (как эти технические абзацы мешаются при редактировании, особенно если попадают в одно предложение). Проблема с пробелами ликвидируется автоматически, а вот с абзацами – нет, придётся просматривать весь документ.

Убираем ненужные пробелы #

Нажимаем «Ctrl» + «F» (символ «плюс» обозначает, что нажимать эти клавиши нужно одновременно) «Ctrl» + «Н«, либо же выбираем в меню «Правка» → «Найти (Заменить)», появляется такое окошко:

В поле «Найти» мы два раза нажимаем пробел, в поле «заменить на» – один, затем жмём «заменить все«, до тех пор, пока не появится вот такое окошечко

Лишние пробелы убраны. Можно сохранять документ. Сохраняйтесь, по возможности, чаще, но всегда на том месте, где Вы уверены, что об этом не пожалеете.

Начинаем создавать свой стиль #

Когда Вы расставили абзацы там, где надо и убрали лишние пробелы, приходит время приводить документ, как мне однажды сказали, «к единому знаменателю».

Сначала разбираемся со шрифтами, выделяем весь документ «Ctrl» + «A«, далее устанавливаем наиболее используемый в документе шрифт, нужный его размер и остальные атрибуты.

Не забудьте на панели «форматирование«, в поле «стиль» установить «очистить формат«. Это пригодится, когда мы возьмемся мастерить оглавление.

Но сейчас сделаем отступ, то есть сформируем «красную строку» (выделение текста снимать при этом не надо).

Верхний бегунок на вертикальной линейке передвигаем на нужное расстояние, если она, линейка, у Вас не стоит, то установите «Вид» → «Линейка«.

После этого опять следует просмотреть весь документ – подходящее ли расстояние между абзацами, если нет, то необходимые установки можно сделать, пройдя «Формат» → «Абзац«. В «интервале» (я это место красным пометил) выставляем нужные параметры.

Точно так же поступайте, если Вам надо, например, редактировать таблицу.

Текст в каждой ячейке таблице точно так же делится на абзацы, а абзацы подчиняются тем же правилам форматирования абзацев, поэтому пугаться таблиц не стоит – они представляют из себя все такой же текст, но просто представленный в рамочке – форматирование идет от границ рамочек (ячеек таблиц).

Работа с макросами #

Небольшое лирическое отступление: однажды правил я один документ, выравнивал расстояние между абзацами, устал сильно, да и время сдачи документа поджимало. Задумался я, как бы это сделать быстрее. Ответ был найден по адресу сервис «Макрос» → «Начать запись«,

в появившемся окошечке надо указать параметры макроса, чтобы самому не забыть, что этот макрос делает, затем сделать последовательность действий, которую необходимо проделать, чтобы поставить на место абзац, и остановить запись макроса.

Хорошо сделали. А что мы сделали? Резонный вопрос. Прежде всего, мы сделали макрос. Как говорит помощник: «Макрос – макрокоманда или набор макрокоманд, используемых для автоматического выполнения некоторых операций».

Теперь мы знаем, что такое макрос и как он пишется. Вы можете задать любую последовательность действий, и компьютер будет их выполнять. Что же делает компьютер с той последовательностью действий, которую мы ему задали? Он ее запоминает.

Но как? Существует специальный язык офисных приложений – VBA (Visual Basic for Application) опять обратимся к справке: «Visual Basic (Visual Basic. Визуальная версия языка программирования высокого уровня Basic.

Язык Visual Basic был разработан специалистами корпорации Майкрософт для создания приложений на базе Microsoft Windows.)

А так выглядит макрос, который делает расстояние между абзацами равное 24.

Вы поняли абсолютно правильно, что любой макрос можно написать руками. Как утверждают разработчики, что после того, как Вы запишите несколько макросов, посмотрите их код, язык VBA станет Вам абсолютно понятен. Искренне надеюсь, что это так.

Как запускать макросы #

«Сервис» → «Макрос» → «Макросы» → имя Вашего макроса или просто, нажав «Alt» + «F8» и выбрав имя Вашего макроса. При создании макроса ему можно присвоить сочетание клавиш или даже вывести на панель, как кнопку.

Создаем оглавление #

Теперь у нас красивый большой документ. Чтобы в нём не заблудится, следует пронумеровать страницы. «Вставка → «Номер страниц» – все странички пронумерованы.

Теперь переходим к структуре документа. Для создания оглавления, Вы сами должны представить себе структуру Вашего документа: названия глав, параграфов, заголовков и т.д.

Предположим, Вы разбили документ на главы, которые собираетесь вынести в оглавление.

Вам надо снова просмотреть весь документ, каждый раз выделяя название глав на панели «форматирование», в поле «стиль» устанавливаете нужный заголовок.

Если у Вас сложная структура – заголовки двух и более уровней, а стандартные стили Вас не устраивают, то можно воспользоваться макросами. При такой работе макрокоманды экономят очень много времени.

Когда указаны все нужные заголовки, определяем, где будет располагаться оглавление (оно может находиться и в начале документа, и в конце).

Я советую делать его на отдельном листе, перед текстом. Мне так больше нравится.

Чистый лист вставляется командой «Вставка» → «Разрыв» →»Новую страницу«

Щёлкаем на лист с будущим оглавлением, вызываем «Вставка» → «Ссылка» → «Оглавления и указатели» → «Оглавление«.

Устанавливаем всё необходимое, жмём «ОК» и радуемся оглавлению. Вот пример автоматически сформированного оглавления

Слева располагается карта документа – такое же оглавление, только для работы в электронном виде, карта полностью отражает структуру документа, и, пользуясь этой картой, можно сразу попасть на нужную Вам часть документа. Справа же – привычное «печатное оглавление», сформированное автоматически.

Доводилось мне видеть, как люди исследуют свой многостраничный документ, для того чтобы вручную составить оглавление (!). сколько сил и нервов у них на это уходит, особенно, если что-то меняется в структуре. В этой статье я попытался показать, как можно сберечь Ваше время.

Послесловие #

Вот и всё, работа с MS Word может быть очень простой и даже интересной.

Этот редактор берёт на себя много рутинной и однообразной работы, если, конечно, его правильно об этом попросить.

А вот просить его всегда нужно, чётко и ясно формулируя каждую команду. Надеюсь, Вам было интересно, и Вы открыли что-то новое в мире под названием MS Word.

Рекомендуем также почитать

Источник: http://www.f1cd.ru/soft/reviews/ms_word_work_with_scan_docs/

Понравилась статья? Поделить с друзьями: