Как регистрировать дополнительные соглашения к трудовому договору

Содержание

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Как регистрировать дополнительные соглашения к трудовому договору
Что нужно сделать с 17 по 21 сентября

Рабочая неделя подходит к концу.

Самое время немного отвлечься от текущих дел и заняться составления планов на приближающиеся выходные и следующую трудовую пятидневку.

Но если то, как вы проведете уикенд, зависит только от вашей фантазии, при составлении рабочего расписания будет не лишним свериться с нашими еженедельными бухгалтерскими напоминаниями. < ... >

Ошибка в чеке: как исправить

То, каким образом исправлять некорректно сформированные кассовые чеки, зависит от применяемого формата фискальных документов (ФФД).

→ Бухгалтерские консультации → Трудовой договор

Обновление: 14 сентября 2018 г.

Некоторые организации ведут журнал регистрации (учета) трудовых договоров. Документ этот необязательный, унифицированная форма не утверждена.

Основные удобства использования такого журнала – приведение в порядок электронного архива и отслеживание сроков истечения трудовых договоров с сотрудниками. Ведь если упустить момент, то срочный трудовой договор может стать бессрочным (ч.

 4 ст. 58 Трудового кодекса РФ). Образец журнала регистрации трудовых договоров приведен на странице.

Бумажный или электронный вид

Чтобы определиться, в каком виде вести журнал, необходимо обозначить его цель:

  • если цель сугубо информационная (то есть вам нужен архив организации, позволяющий отслеживать сроки истечения договоров), то документ будет удобнее вести в электронном виде;
  • если помимо информационной цели журнал будет выполнять функцию подтверждения получения сотрудниками компании своих экземпляров трудовых договоров, необходима графа для проставления работниками своих подтверждающих подписей. В этом случае журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений должен быть в бумажной форме.

Последний пункт необходимо прокомментировать подробнее. Дело в том, что действующее трудовое законодательство обязывает работодателя составлять трудовой договор и все изменения к нему в письменной форме в двух экземплярах.

При этом у работодателя должно быть подтверждение того, что работник получил свой экземпляр документа.

Трудовой кодекс РФ прямо говорит о том, что на экземпляре компании должна стоять подпись сотрудника, подтверждающая получение им своего экземпляра документа (ч. 1 ст. 67 ТК РФ).

Именно поэтому компании, как правило, добавляют в договор фразу «экземпляр трудового договора получил _______ (дата) __________________ (подпись)». Однако иногда используется и бумажная форма журнала учета трудовых договоров, где сотрудники ставят свою подпись в подтверждение получения договора или дополнительного соглашения к нему.

Первый вариант является более предпочтительным, так как основан на буквальном толковании требования Трудового кодекса РФ. Тем не менее не противоречит законодательству и совмещение двух указанных способов.

Журнал регистрации трудовых договоров в бумажном виде

При заведении журнала в бумажном виде рекомендуем придерживаться следующего алгоритма:

1) оформление обложки: на ней целесообразно отразить информацию о названии компании (структурного подразделения компании), наименовании документа (журнал или книга), дате внесения первой и последней записи, а также информацию о сотруднике, ответственном за заполнение журнала;

2) ведение документа: образец книги регистрации трудовых договоров можно посмотреть в приложении к этому материалу, заполнять его следует в строгом соответствии с наименованиями должностей по утвержденному штатному расписанию, фамилии, имена и отчества сотрудников указывать полностью.

Журнал учета трудовых договоров в электронном виде

От журнала в бумажном виде электронный документ будет отличаться только отсутствием графы с подписью сотрудника, получившего экземпляр трудового договора (допсоглашения к трудовому договору).

При этом нужно помнить, что срок хранения документов по личному составу составляет 75 лет, вне зависимости от того, в какой он существует форме – бумажной (журнал, книга) или электронной (электронный накопитель информации) (см. Приказ Министерства культуры РФ от 31.03.2015 N 526). Указанный срок обязателен абсолютно для всех российских организаций любых организационно-правовых форм.

Скачать примерную форму книги учета трудовых договоров

Скачать образец заполнения книги учета трудовых договоров

Также читайте:

Подписывайтесь на наш канал в Яндекс. Дзен

Источник: http://GlavKniga.ru/situations/s503714

Региситрация дополнительных соглашений к трудовым договорам

В таком случае удобно завести для каждого сотрудника отдельную страницу, где будет указан трудовой договор и дополнительные соглашения по порядку заключения (№ 1, 2, 3 и т.д.).

Если работник не согласен с изменениями условий труда, то работодатель должен сделать предложение (в письменном виде) другой работы по квалификации, а при ее отсутствии предложить нижеоплачиваемую работу или нижестоящую должность.

При письменном согласии сотрудника составляется дополнительное соглашение к трудовому договору с новыми условиями труда. Все требования по оформлению и учету дополнительных соглашений такие же, как и для трудовых договоров.

Для удобства ведения учета и быстрого поиска нужного дополнительного соглашения на крупных предприятиях с большим списочным составом сотрудников ведут отдельную книгу – журнал регистрации дополнительных соглашений.

Порядок регистрации трудовых договоров и соглашений к ним

Важно В качестве образца заполнения журнала трудовых соглашений к трудовым договорам можно использовать вышеуказанный вариант, но при этом учитывать, что отсутствующие графы можно вписывать информацию произвольно.

Необходимость ведения журналов С целью создания удобства и минимума бумажных документов в архиве хранятся журналы регистрации соглашений и трудовых договоров.

Если требуется выписать справку о прежнем месте работы или решения какого-либо другого важного вопроса, связанного с оформлением документации по устройству на работу, то журнал регистрации будет уместен.
Также записи, выполненные в журналах, свидетельствуют о том, что работник определенное время трудился именно на этом предприятии.

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Выдать увольняющемуся работнику копию СЗВ-М нельзя Согласно закону о персучете работодатель при увольнении сотрудника обязан выдать ему копии персонифицированных отчетов (в частности, СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ). Однако эти формы отчетности списочные, т.е. содержат данные обо всех работниках.

А значит передача копии такого отчета одному сотруднику – разглашение персональных данных других работников.


< … Старые «прибыльные» ошибки иногда можно исправить в текущем периоде Если организация обнаружила, что в одном из предыдущих отчетных (налоговых) периодов при исчислении налога на прибыль была допущена ошибка, исправить ее текущим периодом можно, только если соблюдены два условия.

< … Сдача СЗВ-М на директора-учредителя: ПФР определился Пенсионный фонд наконец-то поставил точку в спорах о необходимости представлять форму СЗВ-М в отношении руководителя-единственного учредителя.

Регистрация дополнительных соглашений к трудовым договорам образец

В практике встречаются номера простых двузначных или дробных чисел, буквенно-цифровых сочетаний. Нумерация трудовых договоров используется лицами:

  • Для внесения данных о договоре с работником в приказ о приеме на работу и трудовую книжку.
  • При составлении дополнительного соглашения к трудовому контракту.
  • Для ссылки на документ в сопроводительном письме при выдаче копии договора.
  • При составлении перечня копий документов для представления документа в судебные органы.
  • При передаче документов в архив в порядке нормального документооборота или после ликвидации предприятия.

Указание в реквизитах аббревиатуры «б/н» не является удобным для учета данных. Наиболее распространенным в применении является вариант использования порядкового номера договора с указанием месяца и года составления документа.

Онлайн журнал для бухгалтера

Предлагаемая форма этого документа следующая:

  • первая графа – номер, отражающий порядок перечисления документов;
  • вторая – указывается дата заключения соглашения;
  • третья – указывается порядковый номер соглашения;
  • четвертая – фамилия (полностью), инициалы сокращенно;
  • пятая – указывается должность работника и вид работ;
  • шестая – подразделение, в котором работник числится;
  • седьмая – указывается число и номер трудового договора;
  • восьмая – указывается дата начала действия соглашения и период его действия;
  • девятая – краткое содержание соглашения;
  • десятая – примечание.
Читайте также  Кинопрокат как заключить договор

Эти графы располагаются на двух развернутых страницах. Титульная страница заполняется лицом, ведущим кадровое делопроизводство. На ней указывается наименование организации и дата начала и окончания ведения журнала.

Журнал регистрации трудовых договоров

В ряде случаев предприятия для записи соглашений отводят вторую половину книги регистрации. Учет по нумерации дополнительных соглашений к трудовому договору ведется в случаях присвоения номера при большом количестве изменений контракта. Ведение журнала учета не является обязательным требованием кадрового документооборота, но обеспечивает достоверный учет данных и архивацию.

Дополнительное соглашение хранится одновременно с основным договором с исполнением сроков, обязательных для архивации форм, подтверждающих трудоустройство и получение вознаграждения.

Важные моменты регистрации соглашений В отличие от хозяйственных договоров в журнале учета трудовых контрактов фиксируется факт выдачи документа работнику.

При возникновении спорных ситуаций важным моментом для урегулирования вопроса служит получение работником на руки экземпляра соглашения.

Как зарегистрировать дополнительные соглашения к трудовым договорам?

№ 69. Кроме того, в кадровой службе ведут журналы: Типовых форм этих журналов нет, поэтому кадровая служба организации вправе разработать их самостоятельно.

Журнал регистрации дополнительных соглашений к трудовым договорам

Для записи учетных данных (регистрации) и придании юридической силы трудовым договорам и дополнительным соглашениям используется журнал регистрации. В нем фиксируется данные о документе – факт создания, получения или отправки. Обязательно ли его вести? Мнение законодательства Ведение такого журнала не является обязательным.

Законодательством предусмотрен учет в форме журнала только для трудовых книжек. Дополнительные соглашения (доп) можно регистрировать произвольно.

Прошивать и пломбировать книгу, если учет ведется в такой форме, нужно перед сдачей в архив. По требованиям ФАС срок хранения такого рода документов – 75 лет.

Однако по общим правилам ведения документооборота, регистрации подлежат все документы, которые требуют предоставления ответа или носят справочный характер.

Журнал регистрации трудовых договоров (образец)

Вопрос N 1:Надо-ли регистировать дополнительные соглашения к трудовым договорам в «Журнале регистрации трудовых догворов»? Если обязательно — в каких графах «Журнала» это должно быть отражено?Вопрос N 2:Обязательно-ли в трудовых договорах в разделе «Реквизиты сторон» указывать банковские реквизиты организации?Вопрос N 3:Каким образом правильно вносить в трудовые договора изменения, не влияющие на трудовые отношения, например паспортные данные? Ответ Дополнительными соглашениями оформляются изменения вносимые в трудовые договора, заключаемые между работодателем и работниками. В трудовом законодательстве не содержится документа, предусматривающего обязательную для применения форму Журнала регистрации трудовых договоров (далее Журнал).

Регистрация дополнительных соглашений к трудовым договорам

Так вот, на таких лиц нужно сдавать и СЗВ-М, и СЗВ-СТАЖ! < … При оплате «детских» больничных придется быть внимательнее Листок нетрудоспособности по уходу за больным ребенком в возрасте до 7 лет будет оформляться на весь период болезни без каких-либо ограничений по срокам.

Но будьте внимательны: порядок оплаты «детского» больничного остался прежним! < …
Онлайн-ККТ: кому можно не торопиться с покупкой кассы Отдельные представители бизнеса могут не применять онлайн-ККТ до 01.07.2019 года. Правда, для применения этой отсрочки есть ряд условий (режим налогообложения, вид деятельности, наличие/отсутствие работников).

Так кто же вправе работать без кассы до середины следующего года? < …

Горячая линия 8 800 333-14-84 Конструктор документов Особенности кадрового делопроизводства Порядок регистрации трудовых договоров и соглашений к ним Присвоение номера трудовому договору производится работодателем, составляющим документ. Нумерация носит хронологический порядок и может обнуляться с начала календарного года. Присвоение номера производится при регистрации документа в журнале учета договоров, ведущихся отдельно от форм хозяйственного назначения.

Книги учета позволяют исключить дублирование номеров, обеспечивают простоту поиска нужного документа и контроль сроков действия для форм со ограниченным сроком действия.

В состав обязательных реквизитов трудовых договоров, указанных в ст. 57 ТК РФ, наличие номера не входит.

Применяется нумерация трудовых договоров и дополнительных соглашений из соображений целесообразности – удобства поиска и систематизации данных в учете.

Журнал, прежде всего, нужен самому работодателю для получения полной и достоверной информации о регистрации, учете и движения в организации договоров с работниками. Поэтому работодатель самостоятельно должен определять, какую информацию вносить в Журнал.

Как правило, в нем учитываются следующие сведения: дата и номер трудового договора, ФИО работника, должность на которую принят работник, сведения о получении трудового договора на руки, сведения о внесении изменений в трудовой договор, дата и основание расторжения трудового договора, и другая необходимая информация.

В трудовых договорах, в разделе «Реквизиты сторон» указывать банковские реквизиты организации необязательно.

Источник: http://territoria-prava.ru/regisitratsiya-dopolnitelnyh-soglashenij-k-trudovym-dogovoram/

Надо ли регистрировать в журнале дополнительные соглашения к трудовым договорам

В практике встречаются номера простых двузначных или дробных чисел, буквенно-цифровых сочетаний. Нумерация трудовых договоров используется лицами:

  • Для внесения данных о договоре с работником в приказ о приеме на работу и трудовую книжку.
  • При составлении дополнительного соглашения к трудовому контракту.
  • Для ссылки на документ в сопроводительном письме при выдаче копии договора.
  • При составлении перечня копий документов для представления документа в судебные органы.
  • При передаче документов в архив в порядке нормального документооборота или после ликвидации предприятия.

Указание в реквизитах аббревиатуры «б/н» не является удобным для учета данных. Наиболее распространенным в применении является вариант использования порядкового номера договора с указанием месяца и года составления документа.

Порядок регистрации трудовых договоров и соглашений к ним

  • Темы:
  • Кадровое делопроизводство
  • Кадровые мероприятия

Вопрос В нашей организации ведется журнал регистрации трудовых договоров. Нужно ли регистрировать в нем также дополнительные соглашения к трудовым договорам.

Если да, то, каким образом их нумеровать? Трудовые договоры имеют сплошную нумерацию.

Обязательно ли регистрировать дополнительные соглашения? Если да, то их нужно фиксировать в одном журнале вместе с трудовыми договорами? Ответ Регистрировать дополнительные соглашения в каком-либо журнале не обязательно.

Трудовое законодательство не предусматривает необходимости нумерации дополнительных соглашений к трудовым договорам. Такую необходимость может определить сам работодатель в локальном документе: в приказе, положении или инструкции по делопроизводству.
Там же он вправе предусмотреть порядок нумерации.

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Эти данные упрощают составление статистической отчетности на предприятии. Внесение изменений к договорам Причины изменения договора могут быть различными:

  • перевод на другую работу;
  • смена собственника;
  • отстранение от работы;
  • изменение условий труда.

При существенных изменениях в договорах составляется дополнительное соглашение, которое вносится в журнал регистрации в соответствующую графу.

Внимание Для удобства доп соглашению присваивают номер, состоящий из номера договора / порядкового номера соглашения с конкретным сотрудником. В случае ведения общего журнала для договоров и соглашений нумерация дополнительных соглашений ведется с 1 номера по каждому трудовому договору с отдельным сотрудником.

Журнал регистрации трудовых договоров

Где делается такая запись, мы рассмотрим в следующем разделе статьи. Правила ведения журнала Регистрационной формой журнала может быть тетрадь, в которой разлинованы необходимые графы.

Можно воспользоваться покупной тетрадкой. Они есть во всех канцелярских магазинах, все графы в них уже расписаны, нужно только вносить нужные сведения.

Как уже отмечалось ранее, нет единой формы, предусмотренной для ведения журнала.
Важно Исходя из правил делопроизводства, требования к журналу стандартные. Обычно он оформляется следующим образом.

Если вы желаете внести корректировки, то можете смело добавлять или убирать столбцы.

Журнал для регистрации трудовых договоров: правила и образец заполнения

Но эта незначительная сумма поможет организации упорядочить кадровый документооборот и повысить эффективность труда кадровика.

Вести или не вести журнал учёта трудовых договоров, а если вести, то как? Вопрос актуальный для многих менеджеров по персоналу. И ответ на него, скорее всего, утвердительный: да, лучше завести такой журнал и вносить туда все необходимые записи.

Это упростит для вас вопрос регистрации и нумерации договоров и поможет быстро отыскать необходимую информацию и сам договор в архиве.

Онлайн журнал для бухгалтера

Обязательно ли его ведение? Несмотря на всю важность и пользу журнала в делопроизводстве, его ведение не является обязательным. Законодательство не устанавливает и форму ведения журнала, как, например, журнала учета трудовых книжек.

То есть, вести журнал можно в произвольном порядке. Зачем нужен, кем и как заполняется журнал регистрации приказов по личному составу — смотрите здесь. Посмотреть образец заполнения журнала инструктажа по технике безопасности можно в этой статье.

Кто занимается его заполнением Заполняет журнал регистрации трудовых договоров кадровик – специалист кадрового отдела или менеджер по персоналу. Если придет проверка, то инспектор по кадрам либо менеджер по персоналу предоставляет данный документ. Этот журнал служит юридическим подтверждением наличия необходимых договоров. Ответственное лицо в обязательном порядке вносится в сам журнал.

Читайте также  Правильное заполнение договора купли продажи автомобиля образец

Каким образом следует нумеровать дополнительные соглашения к трудовым договорам?

Журнал – незаменимый помощник в случае судебного разбирательства. Он может служить доказательством со стороны работника или со стороны работодателя. При необходимости его может истребовать и суд.

Журнал очень удобно использовать, поскольку он заменяет огромное количество трудовых договоров, которые нужно хранить в архиве, и дополнительных соглашений, находящихся в разном порядке. На его основе составляются статистические отчеты в крупных фирмах и компаниях.

Он также нужен и для того, чтобы можно было выдать справку работнику при последующем трудоустройстве. Очень часто работодатель требует подтвердить своё прежнее место работы соответствующей справкой.

Еще один практический момент – в случае отсутствия журнала при рассмотрении трудового спора позиция работодателя теряет свою убедительность.

Источник: http://aval48.ru/nado-li-registrirovat-v-zhurnale-dopolnitelnye-soglasheniya-k-trudovym-dogovoram/

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Как регистрировать дополнительные соглашения к трудовому договору

В делопроизводстве все пригодится, а особенно, если кадровик не хочет потерять такие важные документы, как трудовые соглашения, которые заключаются обычно при приеме на работу сотрудников.

Для этих целей, чтобы сохранить компактно всю информацию, применяется специальный журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений, который позволяет быстро найти договор по тому или иному человеку.

Чтобы подробнее ознакомиться с таким документом, необходимо изучить общие понятия, как выглядит журнал, его образец заполнения, понять сам порядок обращения с журналом, как его использовать в практике.

Что такое журнал регистрации договоров и зачем его вести

Журнал трудовых договоров и дополнительных соглашений к трудовым договорам – это специальный документ, выпущенный в виде книги типографским способом, который предназначен для того, чтобы фиксировать краткую информацию о заключении и расторжении трудовых соглашений с работниками предприятия.

Каждый контракт, регулирующий трудовые отношения подчиненного и работодателя, должен быть вписан в основные разделы журнала по строкам и столбцам, которые содержат всю необходимую информацию. Вести учет трудовых договоров должен специалист по кадровым вопросам, уполномоченный это делать регламентом своей должностной инструкции.

Неплохим бонусом в таком журнале являются приложения:

  • Третий Раздел Трудового Кодекса РФ.
  • Перечень документов управленческого характера, их выписки, которые фигурируют по предприятию, его деятельности, со всеми сроками их хранения.

Регистрация – это специальная процедура, которая должна осуществляться по установленной ГОСТом форме (ГОСТ Р 51141-98) и фиксировать в текстовой записи факт создания договора или дополнения к нему, а также факт отправления, получения, либо расторжения.

Благодаря такой процедуре документ, собственно, и получает юридическую силу – ему присваивается порядковый номер, указывающий на ввод в делопроизводство по предприятию договора, указывается дата такого ввода и прочая ключевая информация.

Все порядковые номера принято присваивать в пределах одного календарного года, что обозначает обнуление номеров на следующий год.

Читайте по теме:  Правила составления трудового договора

Отвечая на вопрос, зачем вести такую книгу учета, можно отметить следующие несколько важных причин:

  • При конфликте с подчиненным журнал сможет подтвердить официально оформленные трудовые отношения с работником.
  • При возникновении чрезвычайных ситуаций, книга помогает быстро найти информацию.
  • Справка. При помощи журнала кадровику легко выдавать практически любую справочную информацию.
  • Удобство. Лучше искать нужный договор по реестру в книге, чем рыться в папках на столе.
  • Особенности такого документа, как книга учета трудовых договоров

Внешний вид каждого такого журнала обязательно должен соответствовать типовому стандарту, который показывает, какое оформление обложки, толщины листа, внутреннее содержание таблиц и прочего должно быть в документе. Его сроки хранения неукоснительно должны соблюдаться такими, как это принято Перечнем типовых управленческим архивных документов, который утверждался Минкультуры РФ 25.08.10 года.

Поэтому все особенности, присущие регистрационному документу, можно выделить следующим перечнем:

  • Обложка светлого желтого цвета плотного картона, покрытая съемной прозрачной клеенчатой обложкой.
  • Журнал должен иметь стандартные отверстия для подшивки в архив.
  • Сроки хранения. Сроки ограничиваются 75 годами нахождения журнала в архиве (п.«в» ст.695 Перечня типовых управленческих документов архива).
  • Контрольное пломбирование. Для пломбирования страничек используется специальная индикаторная пломба с оригинальным номером (правительственное Постановление России №225 от 16.04.03г.).
  • Без заполнения титула и внесения в специальную строчку номерного знака пломбы журнал будет юридически недействительным, не опломбированным.

Индикаторная пломба – это специализированное устройство, защищающее бланк журнала, его листы от выявления несанкционированного доступа, которое применяется одноразово. Такое понятие закреплено ГОСТом 31282-2004.

Прежде чем начинать работать с журналом, его следует подготовить:

  • аккуратно заполнить титульный лист;
  • заполнить заверительную надпись;
  • в специально отведенную для этих целей строку вписать номер пломбы.

После того как кто-либо сорвет пломбу, журнал регистрации дополнительных соглашений и договоров с сотрудниками уже будет считаться непригодным для использования. Его можно, конечно же, восстановить, но сделать это потребуется вновь с привлечением такой же технологии, которая была использована в процессе первичного изготовления журнала.

Можно обратиться в типографию, где его изготавливали, чтобы снова приклеили пломбу, добавили листы, если они были вырваны. Только теперь уже номер на пломбе будет другим и его потребуется занести в специальный протокол по предприятию, указав, что документ строгой отчетности подвергался существенным изменениям.

Журнал учета трудовых договоров: порядок заполнения

Чтобы не испортить журнал учета договоров и дополнений к ним необходимо четко знать, в каком порядке его заполнять. Для этого изучаем структуру сначала его титульного листа, которая заключается в следующих информативных блоках:

  • Полное наименование книги посреди титула.
  • В верхней части поле, где прописывается полное наименование предприятия.
  • Под названием книги находится блок, который отражает:
  1. начало и конец ее ведения;
  2. сколько записей произведено;
  3. номер тома журнала;
  4. сроки хранения.

Читайте по теме:  Оформление и образец трудового договора на полставки

Ссылка на законодательный документ обязательно должна располагаться в правом верхнем углу под названием предприятия.

Теперь – структура обратной стороны, где заверяется и опечатывается учетная книга:

  • Блок для заверения руководителем организации.
  • Печать следует располагать строго в том месте, где стоит для этого буквенный указатель – «М.П.».
  • Печать должна захватывать фиксирующую страницы ленту и голографическую наклейку пломбы.
  • Структура внутренней части журнала:
  • Страничка ответственных за заполнение лиц: Ф.И.О; должность; период, когда ответственное лицо выполняет свои обязанности по заполнению учетной книги; распорядительный документ, на основании которого назначается ответственный; подпись ответственного кадровика.

Основные табличные листы, являющиеся ключевым содержанием журнала, которые должны заполняться по мере появления такой необходимости.

В конце журнала всегда будет приводиться справочная информация, выдержки из нормативных документов предприятия, законодательных актов.

Для того чтобы визуально иметь представление о том, как правильно следует заполнять колонки такого журнала, можно посмотреть пример такого заполнения. Шаблон можно скачать бесплатно или просто подробнее изучить.

Журнал регистрации трудовых договоров, образец

Журнал заполняется внутри в специально разработанной табличке, которая содержит 10 столбиков:

  1. Номер записи для трудового договора, который одновременно служит и регистрационным знаком для подтверждения совершенного акта соглашения между работником и работодателем.
  2. Дата, когда договор был заключен.
  3. Номер порядковый трудового соглашения.
  4. Персональные данные сотрудника – фамилия, имя, отчество.
  5. Специальность, должность подчиненного.
  6. Отдел, структурное подразделение, куда принят на работу сотрудник.
  7. Срок действия соглашения.
  8. Тип работы – основная, по совместительству, сезонная и т.д.
  9. Есть ли дополнительные соглашения.
  10. Примечания.

Иногда в книге делают еще одну колонку, в которой каждый работник будет проставлять свою подпись, удостоверяющую факт получения своего экземпляра трудового соглашения. Такой образец скачать несложно на нашем сайте или на любом другом.

Существует также журнал регистрации трудовых договоров, скачать который можно здесь, в электронной версии типографского варианта. Но некоторым кадровикам удобно вести этот журнал в электронной версии программного варианта – в MS Excel.

Туда можно добавлять любые другие колонки, которые посчитает необходимым использовать кадровый исполнитель.

Законодательных норм, обязывающих всех кадровых ответственных должностных лиц заниматься ведением такого журнала, нет. Скорее это больше делается для удобства и аккуратности ведения делопроизводства по предприятию, организации.

Сначала книга учета тщательно изучается, затем заполняется титульный и последний, заверительный листы, а уж потом лист, где указывается ответственный кадровик, назначенный какое-то время вести учет договоров.

После этого книга готова к использованию и можно вносить в нее все договора, создающиеся по мере поступления работников на предприятие, их увольнения либо внесения изменений в трудовые отношения.

Читайте по теме:  Трудовой договор с главным бухгалтером — образец 2018

Источник: https://trud.expert/trudovoj-dogovor/zhurnal-registratsii-trudovyh-dogovorov-i-dopolnitelnyh-soglashenij.html

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Как регистрировать дополнительные соглашения к трудовому договору

На предприятии или в учреждении заводят специальный журнал, чтобы вести реестр трудовых договоров. Эта форма документоведения удобна для юридического подтверждения не только заключенных между работодателем и исполнителем договоров (контрактов), а еще и для иных дополнительных соглашений.

В журнале отражается короткая информация о документе – наименование, когда создан, отправлен или получен. 

Читайте также  Укажите какое условие трудового договора является дополнительным

Законодательство о журнале регистрации трудовых договоров

Законодательно не установлен порядок обязательного ведения названного журнала. Существует требование только о таком учете (регистрации в книге) трудовых книжек. Дополнительные соглашения  фиксируют в произвольной форме. Перед тем как отправить книгу регистрации в архив, ее прошивают и ставят печать. ФАС регламентирует срок сохранности данного реестра – 75 лет.

Тем не менее, согласно действующим требованиям делопроизводства, все документы, поступающие на предприятие и предполагающие получение ответа или же содержащие справочную информацию, необходимо регистрировать.

Также есть еще Перечень типовых документов (управленческих), которые издаются в процессе деятельности предприятия или учреждения и имеют лимитированный термин хранения. В этом Перечне упоминается и книга реестра трудовых договоров.

Представители ГИТ, контролирующие всех работодателей, обязательно просматривают этот документ учета. 

А как на практике?

Сами кадровики отзываются о журнале регистрации как об удобной форме систематизации документов предприятия. Он позволяет быстро отыскать нужный договор, соглашение или узнать место его нахождения.

Например, при обращении с жалобой работника в суд может потребоваться выписка из книги регистрации предприятия.

Если же она отсутствует, это может в какой-то мере сыграть не в пользу работодателя в процессе принятии судебного решения.

Данный журнал потребуется еще и для подготовки справок для подачи на следующее место занятости о роде занятий на предыдущем. В разделе «Примечание» оставляют пометки о специфике выполняемых работ (обязанностей) нанятыми сотрудниками.

На практике кадровики заводят журнал регистрации в соответствии с определенными рекомендациями – с обязательной подписью первого лица, а также печатью предприятия. Это указывается на первой странице, проставляется дата начала ведения.

Книгу обязательно прошивают .

Названный порядок учета дает возможность менеджеру персонала, инспектору или начальнику ОК при разного рода проверках ( в том числе финансовых) дать законно подтвержденный ответ относительно договоров или дополнительных соглашений (их наличия/отсутствия). 

Перегруженность отделов кадров (даже на небольших предприятиях) массой документов общеизвестна. Их сотрудники нередко ведут сразу до десятка различных журналов. Тем не менее, трудовые договора как основополагающий документ взаимоотношений нанимателя и работников, имеет смысл регистрировать, чтобы иметь упорядоченную нумерацию внутренних правоустанавливающих актов.

Заполнение журнала регистрации: каковы правила?

Трудовой кодекс устанавливает нормы, права, а также обязанности работодателя по отношению к наемным работникам. На его базе, учитывая специфику предприятия, составляется договор (трудовой) нанимателя и каждого сотрудника. 

Такой договор издается в двух экземплярах: на каждом должна быть печать учреждения, руководитель ставит личную подпись, указываются данные работника (согласно паспорта).

Один экземпляр заносится в личное дело работника, второй – выдается ему на руки под подпись. Такой порядок действует для всех видов работы: не только основной, но и по совместительству.

При наличии в данной организации (на предприятии) книги регистрации договоров, работник расписывается в определенной графе.

При современной распространенности электронного документоведения и отчетности возникает вопрос о том, нужны ли бумажные аналоги, а именно, книги регистрации. Эти книги могут оформляться в электронном виде или/и бумажном. Когда в записях наблюдаются разногласия, предпочтение остается за бумажным вариантом.

Оформление бумажного варианта журнала

Есть минимальный набор требований к оформлению журнала регистрации. Он должен быть аккуратно прошит, заверен подписью работодателя и печатью, страницы пронумерованы. Строгих указаний относительно формы не существует, но выработан перечень предпочтительных граф, чтобы вносить новые данные и скорее находить требующиеся документы.

Учитывая специфику предприятия, количество работников, фиксируют некоторые дополнительные данные. Например, название структурного подразделения, занимаемой должности. Выделяют колонку для реестра сотрудников, с которыми заключен не трудовой договор, а контракт. Или вносят эту информацию в «Примечания». 

Для ведения данного журнала назначается ответственный. Его ФИО с указанием должности, а также приказа (номер и дата) указываются на определенной странице. На последней — ставят число и год окончания книги, опять же называют изданный приказ и дату передачи в архив.

При выявлении ошибки в ведении или других неточностей ответственный за журнал указывает на это. Такое упущение оформляется определенной записью в журнале. Руководитель издает приказ о его досрочном закрытии, и кадровики передают этот реестр в архив.

Электронный вариант журнала

Электронная форма ведения позволяет быстро отыскать нужную информацию и ввести новую. Принято вести журнал регистрации в форме таблиц в программе MS Excel.

Преимущества документоведения в электронном виде:

  • систематизация кадровой работы;
  • быстрый поиск затребованного документа;
  • снижение трудоемкости процесса внесения данных;
  • контроль учета документов и их оформления;
  • издание при необходимости копий документов (приказов, выписок);
  • хранение в электронном формате документов, поданных во время поступления на работу (заявления о приеме, автобиографии, анкеты и прочее).

Предусмотрен электронный формат и личной карточки работника (Т-2). В этом виде в документ просто и быстро вносить изменения и дополнения. Если некоторые данные требуют личной подписи, карточка ведется в привычном бумажном виде.

Еще одно требование к используемой программе – защита от изменения номеров. Учитывая то, что происходит увольнение работников, наниматель может прибегнуть к изменениям в документоведении в своих целях. Поэтому по истечении года журнал регистрации с нумерацией распечатывают, прошивают и направляют на хранение.

Правила ведения журнала 

Шаблон оформления журнала может корректироваться, исходя из его информационного наполнения. Форму (с несколькими обязательными колонками) имеет право устанавливать ответственный за ведение.

Когда такой сотрудник увольняется, назначают другого. Производится запись об этом в книге регистрации.

Обязательным на соответствующих страницах является название учреждения, начало и окончание ведения данного документа.

Книга регистрации дает представление о количестве работников – по зарегистрированным в ней трудовым договорам, позволяет осуществлять контроль каждого. Такая информация делает проще подготовку статотчетности юридического лица.

Если договор меняется

Необходимость внести в договор изменения преимущественно вызывают следующие причины:

  • перевод сотрудника на иную должность;
  • изменение вида деятельности или условий ее осуществления;
  • новый наниматель (руководитель);
  • отстранение от должности (работы).

Когда изменения не ограничиваются одним-двумя пунктами, а носят более существенный характер, готовят дополнительное соглашение. Информация о его издании поступает в книгу регистрации (имеется соответствующая графа). Такому соглашению устанавливают номер. Он включает имеющийся № договора / номер нового соглашения.

Если договора и соглашения заносятся в один журнал, дополнительные соглашения нумеруют с 1-го номера договора каждого работающего. Для наглядности информация о каждом сотруднике заносится на «свою» страницу, на которой регистрируют договор и допсоглашения по возрастающей (от №1 и далее).

Во время изменения условий работы, которые вызывают у работника несогласие, наниматель предлагает (в письменном сообщении) другую работу, соответствующую квалификации сотрудника. Если такой возможности нет, предлагается иное – с более низкой ставкой. Как вариант — должность рангом ниже.

Сотрудник должен дать письменное согласие, после чего готовят допсоглашение к уже имеющемуся трудовому договору. В изданном новом документе оговариваются изменения условий трудовой деятельности, должности.

Дополнительные соглашения подлежат реестру и оформляются аналогично порядку, установленному для фиксирования трудовых договоров. 

На предприятиях с солидным штатом кадровики практикуют ведение собственно регистрации дополнительных соглашений – так более удобно для нахождения нужного документа.

Как заполняется журнал допсоглашений?

Аналогично книге реестра договоров. В выделенные графы заносятся: номер по порядку соглашения, дата внесения записи, ФИО сотрудника, назначенная должность (вид выполняемых работ), период действия и вид изменений (например, назначение нового оклада).

Обязательного требования для ведения отдельного журнала реестра допсоглашений нет. Такую информацию фиксируют в основном журнале, в выделенной колонке. Когда договор претерпевает неоднократные изменения, то их фиксировать становится не совсем удобно. В этом случае электронный формат – лучший вариант.

Как регистрируются контракты?

На многих предприятиях действует еще и контрактная форма оформления отношений. В этом случае регистрируют эти документы так же, как и трудовые договора. Будут ли договора и контракты фиксироваться в одной книге или разных – выбор за администрацией предприятия. Можно открыть две книги со своей нумерацией по каждому виду документа.

Для удобства кадровики используют нумерацию не сквозную, а с указанием даты и порядкового номера. Например, 10/02-3 – ясно, что контракт зарегистрирован 10.02. Такой подход особенно приемлем для крупных предприятий. У кадровика может вызывать затруднение оформления ранее составленного контракта. В этом случае ему присваивается номер по дате заключения.

Где продаются книги, в которых регистрируют договора?

Такие книги без труда приобретают сейчас через Интернет, а также в торговых точках, реализующих бланковую продукцию. Руководитель (сотрудник) отдела кадров может заказать книгу по выбранной, приемлемой для учреждения, форме.

Нужно ли вести данный вид журнала у себя на предприятии – выбор за вами. На практике книга регистрации – скорее помощник в работе, чем обуза. Ее ведение не отнимает много времени, но значительно облегчает и упорядочивает работу кадровиков с документами.

Эта статья была вам полезна?

Источник: http://xn----8sbeh0ahhpccbdsxemcdk5p.xn--p1ai/article/personal/gurnal-registracii-trudovyh-dogovorov.html

Понравилась статья? Поделить с друзьями: