Как сделать копии документов в электронном виде

Содержание

Как отсканировать документ на компьютер с принтера: пошаговая инструкция

Как сделать копии документов в электронном виде

Необходимость получить цифровую копию своих фотографий или текста может возникнуть в любой момент, поэтому полезно будет знать, как сканировать документы с принтера на компьютер.

Стоит понимать, что подразумевается МФУ – многофункциональное устройство, которое имеет встроенный сканер, ксерокс и принтер.

В настоящий момент на рынке представлено множество производителей оргтехники для дома и офиса, например, HP, Epson, Canon, Brother, Kyocera и др.

Существует два основных варианта, как сканировать документ на компьютер – в качестве изображения или текста.

По умолчанию сканер работает так: создает фотографию, если вы клали в копир лист с текстом, то редактировать в дальнейшем его невозможно.

Чтобы такая функция появилась, необходимо использовать распознаватель (специальное ПО), который превратит картинку в редактируемый формат.

Поле того, как вы подключили универсальный принтер к компьютеру, установили драйвера, провели первичную настройку для сканирования можно использовать встроенный функционал Виндовс. Для этого подходит «Мастер работы со сканером», алгоритм выполнения следующий:

  1. Включите сканер, поднимите крышку. Проверьте, чтобы стекло было чистое, при наличии пыли протрите поверхность.
  2. Положите текст или фото поверхностью, которую нужно отсканировать, вниз на стекло.
  3. Закройте крышку.
  4. Перейдите в «Панель управления», кликните на «Оборудование и звук».
  5. Найдите пункт «Устройства и принтеры», зайдите в него.
  6. Кликните правой кнопкой по иконке с вашим МФУ, выберите пункт «Начать сканирование».
  7. Задайте нужные параметры для скана и щелкните «Предварительный просмотр».
  8. Появится окно с картинкой как будет выглядеть ваш отсканированной текст, если он получился слишком тусклый, или наоборот, вы можете поменять настройки и вновь нажать «Предварительный просмотр». Если вас все устраивает, жмите «Сканировать».
  9. Полученный результат сохраните на компьютере или отправьте файл на печать.

Вместе с любым МФУ должен идти диск с драйверами и родным софтом для данной модели принтера.

Как правило, использование таких программ предоставляет возможность добиться максимально эффективного взаимодействия с устройством, получить лучшее качество.

К примеру, как делать скан на принтере canon с помощью такого ПО:

  1. После установки устройства и софта откройте список программ.
  2. Найдите приложение для вашей модели принтера, запустите его.
  3. Кликните «Сканировать».
  4. Программа предложит вам выбрать тип, формат, цветной или черно-белый скан и разрешение. Если выставить все параметры правильно, то результат будет более качественным.
  5. Через проводник укажите путь для сохранения конечного файла. Задайте сразу же имя документу, чтобы его проще было потом найти. При желании местом хранения может быть съемный носитель.
  6. Выполните предпросмотр документа, чтобы скорректировать возникшие недочеты или сразу же нажмите кнопку «Сканировать». Далее МФУ будет распознавать данные, после чего нужно щелкнуть «Сохранить».

Официальные документы должны быть обязательно высокого качества, чтобы все элементы были хорошо видны, читабельны.

Это касается важной информации: свидетельства о рождении, паспорта, удостоверений и подобной документации.

Чаще для этих целей используют ABBY FineReader, но может подойти и любой другой софт со схожим функционалом. Инструкция, как отсканировать документ на компьютер с принтера на примере паспорта:

  1. Обязательно снимите обложку, она будет мешать во время процедуры.
  2. В настройках задайте следующие параметры: «оттенки серого», разрешение – 300 dpi (или т/д).
  3. Разверните паспорт на первой странице, положите к стеклу разворотом. Лучше класть ближе к краю, оставляя небольшой зазор.
  4. Плотно закройте крышку устройства, для более детального копирования можно немножко прижать рукой.
  5. Кликните «Предварительный просмотр», убедитесь, что цвет, детализация букв передана верно.
  6. Внизу нажмите «Сканировать», дождитесь, когда аппарат закончить распознавать файл. После этого проверьте картинку и нажмите «Сохранить».
  7. С помощью рамки выделите область с изображением (сам паспорт), пустые поля должны быть за ее переделами.
  8. Для хранения официальных данных следует выбрать формат tif или bmp.

Как сканировать фото на принтере

Сейчас чаще люди распечатывают с компьютера цифровые фотографии, но иногда складывается ситуация, когда нужно их отсканировать. Важно правильно настроить МФУ, чтобы изображение получилось качественным. Процедура, как отсканировать документ на компьютер с принтера следующая:

  1. Подключите МФУ к компьютеру, включите его. Для оцифровки фотографий нужно проверить, чтобы на них не было пятен, пуха и прочей грязи.
  2. Фото нужно положить лицевой частью на стекло сканера.
  3. Отсканировать фото лучше, пользуясь программой на компьютере. Такой вариант предоставит возможность внести корректировки при предварительном просмотре.
  4. В приложении укажите вид сканирования (черно-белое, цветное) и задайте формат «Фотография».
  5. Выставите максимальное значение разрешения. Так удастся отсканировать фото в лучшем качестве.
  6. Если вы хотите хорошо скопировать файл, то не стоит вносить изменения в настройки во время процесса или приподнимать крышку.
  7. После процедуры сохраните файл в любом удобном для вас месте на компьютере.
  8. Используйте для корректировки изображения графический редактор. Он даст больше возможностей, чем программа сканера.

Некоторые «родные» приложения для МФУ отсканированные файлы не сохраняют, а просто открывают в приложении для просмотра изображений.

При таком варианте вы просто нажмите сочетание клавиш «Ctrl+S» и выберите папку, куда должен быть помещен документ. Лучше устанавливать софт, который проверен другими пользователями и может сохранять ксерокопии автоматически.

Среди людей популярны Adobe Reader или DjvuReaser. Просто задайте формат для изображения и место хранения.

Устройство может отсканировать ваш файл с черными полями и перед сохранением на компьютер их следует обязательно обрезать в редакторе.

Стандартным разрешением считается 150 точек на дюйм, для официальных справок – 300.

На размер конечного файла влияет формат, в котором вы сохранили электронный документ, к примеру, jpg имеет наименьшее значение, а tif и bmp гораздо больше.

: как отсканировать документ в Ворд

Источник: https://sovets.net/6338-kak-otskanirovat-dokument-na-kompyuter-s-printera.html

Как сделать электронный образ паспорта

Кроме этого, указанные документы должны допускать возможность поиска и копирования произвольного фрагмента текста. Размер любого файла, размещаемого в системе, не должен превышать 50 мегабайт.

Вся информация, загружаемая в ГИС ЖКХ, должна быть доступна для чтения, читаема, не должна быть зашифрована или защищена программными средствами, не позволяющими осуществить ознакомление с её содержанием без средств расшифровки. Об утверждённом составе сведений о МКД, подлежащих размещению в ГИС ЖКХ, вы узнаете из этой статьи Все перечисленные выше требования применяются к сведениям, которые размещает в систему ГИС ЖКХ управляющая компания.

В случае направления запроса о предоставлении муниципальной услуги и комплекта документов по электронной почте запрос, подаваемый в форме электронного документа заявителем – юридическим лицом, заверяется по выбору заявителя электронной подписью либо усиленной квалифицированной электронной подписью: – лица, действующего от имени юридического лица без доверенности; – представителя юридического лица, действующего на основании доверенности, выданной в соответствии с законодательством Российской Федерации. Как создать электронный образ паспорта гражданина рф Собственно, это и предречено Словом Божиим, хотя по нашим молитвам и действиям Господь может отодвинуть времена и сроки.

Как получить справку об отсутствии наличии судимости через госуслуги

  • Как получить справку об отсутствии наличии судимости через госуслуги
  • Электронный паспорт гражданина рф – паспорт «гражданина мира»
  • Портал государственных услуг российской федерации
  • Как создать электронный образ паспорта гражданина ha
  • Как создать электронный образ паспорта гражданина рф

Как получить справку об отсутствии наличии судимости через госуслуги Важно В пункте «б» статьи 23 Постановления говорится: «отложить мероприятия по введению на территории Российской Федерации удостоверения личности гражданина Российской Федерации, оформляемого в виде пластиковой карты с электронным носителем информации, в качестве основного документа, удостоверяющего личность гражданина Российской Федерации, на период после 15 марта 2018 года».

Blog

Внимание

В совместном Приказе Минкомсвязи и Минстроя Российской Федерации №368/691/пр от 29.09.

2015 года был закреплён перечень сведений (в том числе и документы, которые нужно загрузить в систему в виде электронного образа), подлежащих размещению на ГИС ЖКХ управляющей организацией.

По прошествии восьми месяцев после вступления приказа в силу стало очевидно, что незнание требований, предъявляемых к электронному образу документа, ведёт к нарушениям законодательства, а следовательно, и к штрафам.

Что такое электронный образ документа и каким требованиям он должен соответствовать, чтобы его без страха можно было загрузить в систему ГИС ЖКХ — об этом наша статья.

Читайте также  Какие документы нужны для оформления предпринимательской деятельности

Как сделать электронную копию документа

При подаче заявления на справку о наличии (отсутствии) судимости необходимо предоставить все заполненные страницы документа, удостоверяющего личность.

Подкрепление только одной страницы паспорта является основанием для отказа в предоставлении государственной услуги.

Обращаем Ваше внимание, что на сайте можно загрузить только 1 файл, который должен содержать все заполненные страницы паспорта.

Важно

Размер загруженного файла не должен быть больше 300 Кб. Для этого необходимо все нужные страницы разместить в рамках одного jpg-файла, либо создать многостраничный pdf-документ, либо отдельные странички объединить в один rar-архив.

Скан должен хорошо читаться. При этом в «Личный кабинет» заявителя будет отправлено уведомление о принятии заявления либо об отказе в оказании государственной услуги с указанием причины отказа и рекомендацией повторить обращение.

Новый электронный паспорт гражданина россии. как получить новый документ?

Сроки изготовления электронного документа Сроки получения новой пластиковой карты, удостоверяющей личность, могут быть различными:

  1. При получении по месту прописки срок не будет превышать 10 дней.
  2. Если карта выдаются по месту нахождения, то сроки могут затянуться до 2 месяцев,

Длительность обработки документов связана с расстоянием между местом выдачи нового электронного паспорта и расположения ГУ МВД, где был зарегистрирован старый образец. В любом случае о сроках получения документа россиянин будет проинформирован:

  • при личном посещении отделении;
  • по телефону или электронной почте при подаче заявления через портал госуслуг.

При получении нового удостоверения старый бумажный образец изымается. Универсальная банковская карта остается у пользователя.
Она будет еще действовать до полного перехода на пластиковые универсальные удостоверения.

Подача заявлений через портал госуслуг повышает качество и доступность

Где будет осуществляться процедура? Чтобы облегчить и упростить процедуру массового обмена документов, которая по прогнозам должна прийтись на 2020 – 2022 год, принимается ПП РФ № 1214 от 18 ноября 2016 г.

Пример электронного паспорта Уже со 2 февраля россияне могут получать любые удостоверения, в том числе бумажные и электронные удостоверения, биометрические загранпаспорта, не только в отделениях ФМС, но и в региональных отделениях МФЦ.

Поэтому для замены бумажной книжицы на пластиковую карточку можно обратиться в любое отделение:

  • Федеральной Миграционной Службы ГУ МВД России;
  • Многофункционального центра предоставления государственных и муниципальных услуг.

Причем прийти можно в отделение, как по месту жительства, так и по месту нахождения.
Заявление на обмен можно зарегистрировать и на официальном сайте госуслуг.

При этом будет предложено выбрать посещение либо ОАО «Ростелеком», либо офиса МФЦ, либо филиал почты России (все адреса имеются на интерактивной карте, размещенной на портале). При себе необходимо иметь паспорт.

Кроме этого, существует вариант подтверждения личности путем получения кода активации по почте или при помощи электронной подписи или универсальной электронной карты. При подаче заявления в электронном виде необходимо прикрепить электронный образ паспорта.

Достаточно ли прикрепить копию разворота с фотографией? Согласно требованиям Административного регламента МВД России по предоставлению государственной услуги по выдаче справок о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования, утвержденного приказом МВД России от 07.11.2011 г.
В дальнейшем планируется выдавать карты, удостоверяющие личность, параллельно со свидетельством о рождении сразу после появления малыша на свет. На первых этапах внедрения электронных карт получить документ для ребенка можно, подав в вышеуказанные госструктуры:

  • заявление от родителей, опекунов;
  • копию свидетельства о рождении:
  • квитанцию об оплате госпошлины.

До достижения ребенком 14 лет фотография в карту не вносится. Позже возраст внесения фото будет изменен на 6 лет.

В случае направления запроса о предоставлении муниципальной услуги с комплектом документов по почте выдача результата предоставления муниципальной услуги осуществляется при личном обращении заявителя и предъявлении документа, удостоверяющего личность (паспорта гражданина Российской Федерации либо иного документа, предусмотренного законодательством Российской Федерации в качестве удостоверяющего личность гражданина).В пока еще действующих бумажных документах в машиносчитываемых записях имеющиеся пробелы заполняются знаками-заполнителями (

Источник: http://advokat-na-donu.ru/kak-sdelat-elektronnyj-obraz-pasporta/

Как правильно сделать бумажную копию электронного документа

В прошлый раз мы рассказывали, как доказать легитимность электронного документа. Теперь давайте поговорим о копиях. Для чего и кому нужны бумажные копии электронных счетов-фактур, договоров, первички, и как правильно их подготовить.

Подлинник & копия

ГОСТ Р 7.0.8-2013 определяет понятия, которые нам понадобятся:

Подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа.

Копия документа – экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.

Делайте бумажные и электронные копии с подлинников на бумаге и оригиналов в электронной форме. Представим варианты в виде схемы:

Кому нужны бумажные копии

Внедряем ЭДО, сокращаем бумажный документопоток, при этом постоянно упоминаем работу с бумажными копиями. Дело в том, что далеко не все сегодня готовы работать только в электронном виде.

Это касается как органов государственной власти, работы по внедрению ЭДО в которых набирают обороты, но этого еще недостаточно, так и бизнеса, который периодически напоминает о своем недоверии к электронным документам.

Рассмотрим на примерах. Истребование электронной первички налоговыми органами появилось в 2011 году.

Представлять можно как электронные копии бумажных подлинников, так и изначально созданные в электронном виде документы (правильно – электронные копии электронных подлинников). Со скан-копиями проблем нет, бизнес успел проверить работу с ними на практике.

С электронными оригиналами – есть нюансы. Представлять можно, но только те документы, которые были созданы в форматах ФНС, при этом служба признает один единственный формат – .XML.

Для счета-фактуры этот формат обязателен, для первичных документов (товарная накладная по форме ТОРГ-12 и акт выполненных работ) рекомендуем. Получается, если вы создали товарную накладную в .

XLS (excel), подписали с контрагентом ЭП, то при истребовании придется создать бумажную копию с последующей отправкой по почте (подробнее читайте в статье «Некоторые особенности представления электронных документов в налоговую»). Таких документов может быть не один и не два. Это трудоемко. ФНС знает об этом и, мы надеемся, уже прорабатывает вопрос.

Аналогичная ситуация с судами.

Суды уже работают с электронными документами (подробнее в «Электронные документы в суде»), но существующей нормативной базы и практики еще недостаточно для полноценной работы.

Суды принимают электронные документы в качестве письменных доказательств, но судья в ходе заседания рассмотрит документы на бумаге. Такова практика и привычки.

Таких примеров множество. И пока практика просит создания копий, делайте их правильно.

Как подготовить копию

Работать с бумагой умеем, поэтому не будем на этом останавливаться. Создание электронных копий с электронных оригиналов также не вызывает вопросов.

Копировать и сохранять файлы учат при первом знакомстве с ПК.

Интересно, что при копировании файла мы получим копию, не отличающуюся от оригинала, копия = оригинал.

Поговорим подробнее о создании бумажной копии электронного оригинала. Подготовка такой копии состоит из 3-х шагов:

  1. Поиск и выгрузка файла электронного документа из ИС, сервиса обмена, электронного архива или др.
  2. Печать документа. Если вам доступна функция печати сразу из ИС или сервиса оператора ЭДО, то шаг 1 ограничится поиском нужного документа.
  3. Заверение бумажной копии. Заверить можно двумя способами: нотариально или самостоятельно. Под самостоятельно понимается подписание копии документа собственноручной подписью руководителя организации (уполномоченного лица) с простановкой печати и отметки «копия верна».

Важно! На бумажной копии поставьте отметку о подписании документа электронной подписью. Укажите место хранения оригинала.

Местом хранения будет определенная информационная система, электронный архив.

До сих пор законодательство не закрепило требования к форме и содержанию таких отметок (штампов), что вызывает вопросы.

О том, как выгружать из сервиса обмена бумажные копии электронных документов, чтобы они обладали юридической силой, вам расскажет видеоинструкция:

Прим. ред.

Отметка о подписании ЭП – неуточненное требование

Впервые штампы упоминались в Требованиях к оформлению документов. Раздел 8.3 определяет, что документ, поступивший по электронной почте может передаваться на исполнение на бумаге со штампом «дубликат» или иным обозначением аналога электронного документа.

Правильность ЭЦП (рекомендации 2003 года и изменения относительно терминологии ЭП в них еще не вносились) подтверждается соответствующей отметкой: «ЭЦП верна. Подпись оператора» или «ЭЦП подтверждена. Подпись оператора. Отметку следует проставлять в виде штампа».

Затем в письме России от 2011 года № 03-03-06/1/409 Минфин разъяснил, если истребуемый у налогоплательщика документ составлен в электронном виде не по установленным форматам (о чем мы говорили выше), представление документа производится на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью. А какой должна быть эта отметка до сих пор никто не уточнил.

Если вы отправляли запросы в госведомства, то встречали штампы. Вариант Роскомнадзора:

Министерства связи:

Даже в органах госвласти отметки отличаются.

Также закон не определяет порядок простановки такого штампа. Он проставляется автоматически, как в сервисах операторов ЭДО СФ, либо вы создаете его собственноручно.

Читайте также  Основной документ подтверждающий акт купли продажи

В сложившейся ситуации рекомендуем воспользоваться примерами госорганов или операторов ЭДО СФ.

Также вы вправе придумать свой вариант штампа, главное, чтобы он содержал информацию о подписании документа ЭП.

***

Подведем итог. Работа с электронными документами не избавит от бумаги на 100%. Это нормально.

Госорганы или контрагенты еще работают в бумаге и для них приходится создавать бумажные копии электронных подлинников. Создание такой копии состоит из трех шагов: поиск документа, печать и заверение.

Заверьте копию у нотариуса или самостоятельно.

При самостоятельном заверении руководитель организации (уполномоченное лицо) ставит собственноручную подпись, печать организации, отметку «копия верна» и штамп о подписании ЭП. Если вы работаете в сервисе оператора ЭДО СФ, штамп проставится автоматически, иначе создайте его собственноручно.

Делайте правильные копии и только в тех случаях, когда это требуется. Ни в коем случае не создавайте дубли одного и тоже документа в бумажной и электронной формах. Не усложняйте себе работу.

Карина Кассис, аналитик Synerdocs

Источник: https://www.synerdocs.ru/6315557.aspx

Как правильно копировать и сканировать на МФУ

На сегодняшний день «документ» может выступать как листом бумаги, так и электронным файлом. Помимо создания копий в бумажном варианте их можно скопировать и в электронные файлы и наоборот.

Электронный вариант документа более удобен, чем бумажный, но для преобразования одного в другой необходимо специальное оборудование.

Для создания копии документа пользователю необходимо воспользоваться многофункциональным устройством. Данное оборудование способно выполнять функции сканирования, копирования и печати одновременно.

Такой тип техники стал весьма популярен благодаря своей универсальности. В одном корпусе пользователь получает несколько аппаратов.

Это позволяет получить значительную экономию как финансовых средств, так и рабочих площадей, весь девайс компактный и вполне доступный. Приобретая копир принтер сканер canon, вы гарантированно достигаете высокого уровня рабочего процесса.

Как снимать копии на принтерах

Ксерокопия на принтере выполняется в различных вариантах. Вы можете просто копировать файл в А4 формате, можете создать фотографическую копию в высоком разрешении. Также возможно делать расширенную или уменьшенную копию, с полями и без них.

Копировать на принтере довольно просто. Для начала работы необходимо упорядочить страницы. Прежде всего, убедиться, что бумага загружена в лоток устройства.

После этого необходимо правильно расположить документы на стекле сканера. Затем следует закрыть крышку и выбрать нужное количество копий. Если надо изменить формат копий, то нажмите клавишу PAPER.

После этого на дисплее появятся варианты размеров бумаги, которые доступны для печати. Для выбора монохромного или цветного режима нажмите соответствующую кнопку на управленческой панели устройства, и сделать ксерокс.

После выбора всех необходимых параметров вы получите желаемый вариант и количество копий.

Как создать электронную версию документа

Для того, чтобы придать бумажному документу электронный формат, необходимо наличие не только специальной техники, но и программного обеспечения.

Для того, чтобы сканер работал корректно, необходимы специальные драйвера. Зачастую они поставляются в комплекте с аппаратом, но если их нет, то возможно всегда найти в интернете.

Можно использовать универсальную программу ABBY Finereader, при помощи которой выполняется распознавание текстов и непосредственное сканирование.

Весь процесс преображения бумажного документа в электронный файл основывается именно на этих двух процедурах (распознавании символов и сканировании).

Как сделать сканер на принтере

Для создания электронной копии документа необходимо открыть меню «Пуск». Затемиз списка всех установленных программ выбрать драйвер многофункционального девайса (если шел в комплекте) или же выбрать программу ABBY Finereader, запуск которой далее следует выполнить.

После того, как сканер и соответствующее программное обеспечение были запущены, можно открыть крышку устройства и положить на сканировочную поверхность текстом вниз бумажный документ.

Лист необходимо расположить на стекле сканера предельно ровно относительно краев рабочей поверхности аппарата. Далее нужно максимально просто прижать крышку с целью исключения попадания освещения при выполнении сканирования.

В противном случае файл получится засвеченным, то есть, та область документа, на которую попал свет, не будет отображена. После этого в настройках следует подобрать оптимальные параметры для сканирования.

К ним можно отнести изменение цветового формата, типа файла, разрешения, яркости и контрастности. По окончании настроек необходимо нажать клавишу «Сканировать».

После завершения процедуры на экране появится превью файла – уменьшенный скан с целью компактного представления для пользователя. Если необходимо, можете провести обработку полученной копии: убрать лишнее, надписи добавить и пр.

Хранить полученные сканы можно не только на компьютере или съемных носителях. Существуют многофункциональные девайсы, предоставляющие возможность сканирования сразу в облако или электронную почту. Наличие таких опций позволяет сэкономить время для обработки документации. Как видно, сканирование на принтере – довольно легкий и быстрый процесс, который может выполнить без труда даже неподготовленный пользователь.

В настоящее время динамичного развития периферийного оборудования найти модель, идеально соответствующую печатным требованиям конкретного пользователя довольно просто.

Выбор принтеров осуществляется в специальных магазинах и сайтах, при помощи определенных критериев и консультаций компетентных менеджеров.

Это позволяет избежать досадных ошибок при покупке техники.

Источник: https://www.originalam.net/articles/kserokopiyu-skaner-na-printere.html

Как сделать электронную копию бумажной книги

Что для вас значит книга? Если это не просто увлекательный попутчик, но и мудрый наставник, то вы хоть раз задумывались о том, чтобы сберечь ее на будущее. Оцифровка бумажных книг имеет два несомненных преимущества: книга в электронном виде всегда под рукой, и ей очень легко делиться.

Из этого мануала вы узнаете об основных этапах создания удобной электронной версии бумажной книги с навигацией и возможностью копирования текста.

Вступление

Стоит оговориться, что в век бурной защиты авторских прав и легкой доступности литературы, изначально сверстанной в электронной форме, имеет смысл оцифровывать либо старые фундаментальные советские учебники, либо что-то действительно редкое и только для личного пользования.

Имея доступ к старым техническим справочникам, я иногда безвозмездно помогал тем незнакомым мне людям, которым так не хватало хороших источников знаний для обучения. И коль уж я подряжался, хотелось выполнить свою работу на достаточно высоком уровне, чтобы читателю книги было приятно в нее погружаться.

Этап 1. Копирование книги

Со временем многие процессы упрощаются.

Если с пяток лет назад этот этап был крайне продолжительным (приходилось пользоваться сканером), то с улучшением камер мобильных телефонов затрачиваемое время существенно сократилось. Конечно, камера камере рознь, но, если подобрать приемлемые условия съемки, должен подойти любой более-менее современный телефон.

Разумеется, использование сканера все же более предпочтительно. Особенно если дело касается технической литературы, содержащей множество формул и чертежей.

Предвосхищая события, отмечу, что снимки впоследствии будут обработаны специальной программой. Но все же стоит добросовестно отнестись к самой съемке, дабы не ставить качество конечного продукта в зависимость лишь от постобработки.

Пример не самого хорошего снимка: освещение страдает, страницы до конца не выпрямлены. Все ради эксперимента

Поэтому постарайтесь максимально широко раскрывать страницы, чтобы изгибы у корешка книги были минимальны.

Было бы здорово, если бы вам кто-то в этом помогал. Один человек держит телефон, а второй переворачивает и выпрямляет страницы.

Ко всему прочему, студенты любят делать на библиотечных книгах пометки, и неплохо было бы их стереть.

Делаем серию снимков и перекидываем их на компьютер в отдельную папку. Пришла пора поработать неживому мозгу.

Этап 2. Обработка

Я сталкивался с двумя серьезными программами для обработки отсканированных (сфотографированных) книг: ScanTailor и ScanKromsator.

Возможно, за годы моего инактива появились еще какие-то достойные альтернативы, но я сомневаюсь — уж очень мала и бедна пользовательская ниша. Самые прожженные книгоделы предпочитают ScanKromsator.

В нем предельно много настроек и возможностей, но разобраться и понять все предложенные навороты, видимо, не в состоянии и сам автор программы (шутка). Поэтому я рекомендую вам ScanTailor.

Мне довелось следить за развитием этой утилиты с первых дней ее существования. Разработчик еще несколько лет назад прекратил поддержку проекта, но все-таки дал миру хороший инструмент для обработки сканов.

Начало работы

Работа в ScanTailor последовательна и проста. Все промежуточные действия отображены в левой части рабочей области, вы с легкостью вольетесь в процесс.

Выберите папку с исходниками, выходная папка будет создана автоматически. Для всех страниц установите максимально возможное DPI — 600 × 600. Мощности современных компьютеров позволяют достаточно быстро обрабатывать такие изображения.

Не жалейте DPI для своей книги

Шаг 1. Исправление ориентации

Самый простой и быстрый шаг. Скорее всего, вы изначально фотографировали страницы с верной ориентацией, потому и хлопот возникнуть не должно.

Отмечу лишь, что изначально ScanTailor будет предлагать вам запустить пакетную обработку текущего действия (небольшой значок Play напротив шага) — обязательно им пользуйтесь, дабы не щелкать по каждому изображению отдельно.

На мой взгляд, ScanTailor может гордиться своим продуманным интерфейсом

Шаг 2. Разрезка страниц

Практически беспроблемный шаг. Я крайне редко встречал ошибки программы на этом этапе. Обязательно обратите внимание на обложку книги — именно здесь зачастую возникают нюансы.

Большей наглядности и придумать трудно

Шаг 3. Компенсация наклона

В подавляющем большинстве случаев алгоритм срабатывает корректно. Не ждите подвоха, переходите к следующему шагу.

К вашим услугам ручная настройка до долей градуса

Шаг 4. Полезная область

Наверное, это самый ответственный момент. Только содержание книги имеет определяющее значение, оформление — дело вторичное.

Читайте также  Нужно ли распечатывать документы при электронном документообороте

Именно с этого шага начинает работать связка «компьютер — человек».

В программе порой случаются небольшие сбои, поэтому после автоматической обработки пробегитесь глазами по миниатюрам страниц в правой части экрана. Обычно ошибки сразу бросаются в глаза.

«Бракованная» полезная область будет видна при просмотре миниатюр страниц

Шаг 5. Поля

Размер полей — дело вкуса. Более важным моментом является возможность выравнивания размеров страниц. Не забудьте поставить эту галочку, чтобы не получить на выходе «пляшущие» страницы.

Обложку обычно приходится дорабатывать в графическом редакторе

Шаг 6. Выход

Последний бой — он трудный самый. Плюс самый ресурсоемкий для вашего компьютера и самый требовательный к вашему вниманию.

Необработанные страницы помечаются вопросительным знаком

Финишный отрезок знаменуется рядом важнейший действий. Прежде всего вы определяете выходной режим книги: черно-белый, цветной или смешанный.

Затем страницы очищаются от мусора, искривленные строки выравниваются.

Не буду вдаваться в подробности, но укажу вам на не самые заметные закладки, расположенные несколько нелогично и непривычно — между превью страницы и лентой миниатюр.

Каждая закладка отвечает за важную функцию ручной настройки получаемых изображений. Если вы найдете желание и время вникнуть в принцип их работы, ваши книги будут более высокого качества.

Страница до и после корректировки искажения строк

Итог

Стремясь к идеалу, на эту работу вы можете потратить не один час. Все зависит от вашей заинтересованности в конечном результате и качестве исходных снимков.

Да, я еще раз возвращаюсь к этой теме.

Чуть большие старания на этапе подготовки могут сэкономить огромное количество времени, которое уходит на приведение страниц в приличный вид.

Прошу не брать за образец приведенные скриншоты — на все про все у меня ушло не более пары минут. Я не сомневаюсь, что забыл указать вам на некоторые нюансы работы со ScanTailor — слишком давно я ничего не обрабатывал с его помощью.

В итоге вы получите набор разрозненных страниц в формате .tif. Пора сшиваться!

Этап 3. Создание djvu-файла

Если вы хотите быстро сварганить DjVu-файл, обратитесь за помощью к малюсенькой утилите DjVu Small.

Есть и более серьезные программы, например DjVu Editor Pro. Конечно, предпочтительным видится применение второго инструмента.

Но решать вам: установите обе программы и сравните их возможности.

Что касается создания PDF — в Интернете есть вагон и маленькая тележка соответствующих программ и веб-сервисов.

Этап 4. Создание OCR-слоя

Одним из признанных мировых лидеров в распознавании текста несомненно является компания ABBYY с ее известным продуктом FineReader.

Наверное, нет таких людей, которые не слышали об этой программе, поэтому и расписывать особо нечего.

С недавнего времени FineReader умеет открывать и сохранять результаты работы прямиком в DjVu, что исключает необходимость использования промежуточного софта.

Этап 5. Создание оглавления

На просторах Сети довелось встречать положительные отзывы о программе Pdf & Djvu Bookmarker. Как становится понятно из названия, софтина умеет работать с обоими самыми распространенными форматами электронных книг.

Заключение

Скорее всего, вы не осилили много букв и сразу перешли к выводам. А они для рядового человека неутешительны. Электронное книгоиздание — дело хлопотное, полное трудностей и сюрпризов.

Чтобы дослужиться даже до «зеленого пояса», вам придется потратить кучу времени. Оцифровка бумажных книг на высоком уровне — удел энтузиастов. Если вы все же решитесь пройти чертову дюжину кругов ада, то получите непередаваемые впечатления.

Всегда приятно делать что-то общественно полезное и получать за это обычные человеческие благодарности.

Но в целом рекомендую остановиться после обработки в ScanTailor, объединить разрозненные страницы в PDF и дальше не лезть в дебри.

Источник: https://Lifehacker.ru/kak-sdelat-elektronnuyu-kopiyu-bumazhnoj-knigi/

Делаем бумажную копию электронного документа #электронный документ #СЭД #ECMJ

В прошлый раз мы рассказывали, как доказать легитимность электронного документа.

Теперь давайте поговорим о копиях.

Для чего и кому нужны бумажные копии электронных счетов-фактур, договоров, первички, и как правильно их подготовить.

Подлинник & копия

ГОСТ Р  7.0.8-2013 определяет понятия, которые нам понадобятся:

Подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа.

Копия документа – экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.

Делайте бумажные и электронные копии с подлинников на бумаге и оригиналов в электронной форме. Представим варианты в виде схемы:

Кому нужны бумажные копии

Внедряем ЭДО, сокращаем бумажный документопоток, при этом постоянно упоминаем работу с бумажными копиями.

Дело в том, что далеко не все сегодня готовы работать только в электронном виде.

Это касается как органов государственной власти, работы по внедрению ЭДО в которых набирают обороты, но этого еще недостаточно, так и бизнеса, который периодически напоминает о своем недоверии к электронным документам.

Рассмотрим на примерах. �стребование электронной первички налоговыми органами началось в 2011 году.

Представлять можно как электронные копии бумажных подлинников, так и изначально созданные в электронном виде документы (правильно – электронные копии электронных подлинников). Со скан-копиями проблем нет, бизнес успел проверить работу с ними на практике. С электронными оригиналами – есть нюансы. Представлять можно, но только те документы, которые были созданы в форматах ФНС, при этом служба признает один единственный формат – .XML. Для счета-фактуры этот формат обязателен, для первичных документов (товарная накладная по форме ТОРГ-12 и акт выполненных работ) рекомендуем. Получается, если вы создали товарную накладную в .XLS (Excel), подписали с контрагентом ЭП, то при истребовании придется создать бумажную копию с последующей отправкой по почте (подробнее «Некоторые особенности представления электронных документов в налоговую»). Таких документов может быть не один и не два. Это трудоемко. ФНС знает об этом и, мы надеемся, уже прорабатывает вопрос.

Аналогичная ситуация с судами.

Суды уже работают с электронными документами (подробнее «Электронные документы в суде»), но существующей нормативной базы и практики еще недостаточно для полноценной работы. Суды принимают электронные документы в качестве письменных доказательств, но судья в ходе заседания рассмотрит документы на бумаге. Такова практика и привычки.

Таких примеров множество. � пока практика просит создания копий, делайте их правильно.

Как подготовить копию

Работать с бумагой умеем, поэтому не будем на этом останавливаться. Создание электронных копий с электронных оригиналов также не вызывает вопросов.

Копировать и сохранять файлы учат при первом знакомстве с ПК.

�нтересно, что при копировании файла мы получим копию, не отличающуюся от оригинала, копия = оригинал.

Поговорим подробнее о создании бумажной копии электронного оригинала. Подготовка такой копии состоит из 3-х шагов:

  1. Поиск и выгрузка файла электронного документа из �С, сервиса обмена, электронного архива или др.
  2. Печать документа. Если вам доступна функция печати сразу из �С или сервиса оператора ЭДО, то шаг 1 ограничится поиском нужного документа.
  3. Заверение бумажной копии. Заверить можно двумя способами: нотариально или самостоятельно. Под самостоятельно понимается подписание копии документа собственноручной подписью руководителя организации (уполномоченного лица) с простановкой печати и отметки «копия верна».

Важно! На бумажной копии поставьте отметку о подписании документа электронной подписью.

 РЈРєР°Р¶РёС‚Рµ РјРµСЃС‚Рѕ хранения оригинала.

Местом хранения будет определенная информационная система, электронный архив.

До сих пор законодательство не закрепило требования к форме и содержанию таких отметок (штампов), что вызывает вопросы.

Отметка о подписании ЭП – неуточненное требование

Впервые штампы упоминались в Требованиях к оформлению документов. Раздел 8.

3 определяет, что документ, поступивший по электронной почте может передаваться на исполнение на бумаге со штампом «дубликат» или иным обозначением аналога электронного документа. Правильность ЭЦП (рекомендации 2003 года и изменения относительно терминологии ЭП в них еще не вносились) подтверждается соответствующей отметкой: «ЭЦП верна. Подпись оператора» или «ЭЦП подтверждена. Подпись оператора. Отметку следует проставлять в виде штампа».

Затем РІ РїРёСЃСЊРјРµ Р РѕСЃСЃРёРё РѕС‚ 2011 РіРѕРґР° в„– 03-03-06/1/409 Минфин разъяснил, если истребуемый Сѓ налогоплательщика документ составлен РІ электронном РІРёРґРµ РЅРµ РїРѕ установленным форматам (Рѕ чем РјС‹ говорили выше), представление документа производится РЅР° бумажном носителев РІРёРґРµ заверенной налогоплательщиком РєРѕРїРёРёСЃ отметкой Рѕ подписании документа квалифицированной электронной РїРѕРґРїРёСЃСЊСЋ. Рђ какой должна быть эта отметка РґРѕ СЃРёС… РїРѕСЂ никто РЅРµ уточнил.

Если вы отправляли запросы в госведомства, то встречали штампы. Вариант Роскомнадзора:

Вариант Министерства связи:

Даже в органах госвласти отметки отличаются.

Также закон не определяет порядок простановки такого штампа.

Он проставляется автоматически, как в сервисах операторов ЭДО СФ, либо вы создаете его собственноручно.

В сложившейся ситуации рекомендуем воспользоваться примерами госорганов или операторов ЭДО СФ.

Также вы вправе придумать свой вариант штампа, главное, чтобы он содержал информацию о подписании документа ЭП.

***

Подведем итог. Работа с электронными документами не избавит от бумаги на 100%. Это нормально.

Госорганы или контрагенты еще работают в бумаге и для них приходится создавать бумажные копии электронных подлинников.

Создание такой копии состоит из трех шагов: поиск документа, печать и заверение. Заверьте копию у нотариуса или самостоятельно.

При самостоятельном заверении руководитель организации (уполномоченное лицо) ставит собственноручную подпись, печать организации, отметку «копия верна» и штамп о подписании ЭП. Если вы работаете в сервисе оператора ЭДО СФ, штамп проставится автоматически, иначе создайте его собственноручно.

Делайте правильные копии и только в тех случаях, когда это требуется.

Ни в коем случае не создавайте дубли одного и тоже документа в бумажной и электронной формах.

Не усложняйте себе работу.

Источник: https://ecm-journal.ru/post/Delaem-bumazhnuju-kopiju-ehlektronnogo-dokumenta.aspx

Понравилась статья? Поделить с друзьями: