Как заверять документы в налоговую по требованию

Содержание

Как заверить копии документов для налоговой — образец, как подготовить документы

Как заверять документы в налоговую по требованию

При обращении в налоговую инспекцию в большинстве случаев граждане сталкиваются с необходимостью заверить документы, которые подаются по требованию инспектора.

Если представленная документация не имеет соответствующей визы или ее оригинальность заверена ненадлежащим образом, ее могут вернуть отправителю с применением санкции (или без) до устранения причины возврата.

Основные понятия о налоговой системе Российской Федерации

Понятие налоговой системы на законном уровне закрепления не получило, однако переоценить ее значимость для государственного устройства очень сложно.

Реализация установления налогов, их выплата и поступление в государственную казну представляет собой сложную многоуровневую систему, включающую группы элементов (субъекты и объекты), имеющих непосредственное отношение к процессу налогообложения.

Налоговая система РФ представляет собой сложную многоуровневую структуру

Налоговая система РФ включает:

  • Все уровни установления налоговых платежей — федеральный, региональный и местный.
  • Все виды налоговых платежей — налоги (НДС, транспортный, подоходный и др.), страховые платежи и сборы.
  • Принципы, лежащие в основании установления налогообложения — обязательность к выполнению, всеохватывающий характер, стабильность и т.д.
  • Нормативно-правовые акты, которые устанавливают круг налогоплательщиков и объектов обложения — законы, постановления и распоряжения, издаваемые органами исполнительной ветви власти, решения, принимаемые местными советами и пр.
  • Государственные органы и учреждения, принимающие участие в отправлении налоговых платежей — Министерство финансов, ФНС (на всех уровнях), органы местного управления, уполномоченные принимать подзаконные акты с закреплением в них обложения налоговыми платежами определенных родов деятельности и объектов собственности и пр.
  • Субъекты, на которых возложена обязанность выплаты налогов, сборов и страховых платежей — физические лица, юридические лица, предприниматели.
  • Объекты, которые являются предметами налогообложения — человек, деньги, земельные меры.
  • Способы установления представленных платежей — пропорционально, в процентном соотношении и т. п.
  • Льготы, предоставляемые налогоплательщикам — например, льготный период, предоставляемый гражданам, занимающимся сельским хозяйством, для начала ведения собственного хозяйства, который не облагается налогом с нулевой ставкой — от одного года.
  • Средства, из которых субъекты производят вычет обязательных сумм — например, доходы, заработная плата.
  • Перспективы будущего развития.

Только при наличии всех выше представленных пунктов, являющихся объектами налоговой системы, возможна слаженная работа налоговых органов и реализация государством стратегических функций в экономическом развитии.

Как заверить документы для налоговой по требованию?

В случае возникновения у налоговой инспекции подозрений о нарушениях норм налогового законодательства со стороны налогоплательщиков (преимущественно физических лиц — предпринимателей или юридических лиц), принимается решение о проверке документации таких субъектов, после чего направляется запрос из налоговой о предоставлении документов.

Как сшить документы для налоговой по требованию

Наиболее распространенным способом проверки является требование о предоставлении копий (например, ежемесячной отчетности, вторых экземпляров деклараций и пр.).

Важно! Простого предъявления в налоговый орган копий недостаточно. Чтобы инспектор принял пакет с документаций, она должна быть оформлена надлежащим образом, иметь сопроводительный лист и заверение подлинности предоставленных копий.

Если к сопроводительному листу существенных требований со стороны законодателя не закреплено, то и нарекания со стороны инспектора, принимающего документацию, возникают редко.

Что же касается заверения копий предоставленных документов, то надлежащая виза может послужить не только возврату официальных бумаг, но и наложению штрафа на налогоплательщика.

При подозрении нарушения налогового законодательства инспектор может потребовать предоставить копии необходимых для проверки документов.

Внимание! При требовании представления на проверку копий у налогоплательщика инспектор указывает в письме, как необходимо заверить копии документов для налоговой (образец можно найти на сайте ИФНС) — простое заверение (предпринимателем или руководителем организации) либо же нотариальное.

Когда необходимо заверение у нотариуса, ошибок в заверении быть не должно, поскольку нотариат — официальный орган, уполномоченный на законном уровне подтверждать подлинность документов. Если же требуется простое заверение, во избежание наложения санкций необходимо уделить этой процедуре больше внимания, чтоб предоставить в ИФНС правильно подготовленные бумаги.

Нюансы простого заверения копий документов для налоговой

Когда в ИФНС подается несколько документов, заверению подлежит каждый из них.

Опись документов в налоговую по требованию образец

Если один документ содержит несколько листов, есть два варианта его заверения:

  • проставление заверительной надписи на каждом листе,
  • проставление одной заверительной надписи на прошитом документе.

Каждый предоставленный инспектору пакет не должен содержать более 150 листов и иметь опись всех бумаг, которые находятся в папке. Если же документации больше, она подается в нескольких папках или на каждый документ заводится отдельная папка, которая сшивается, пронумеровывается, заверяется.

Важно! Если налогоплательщик подает по требованию дубликат какого-либо документа, заверять его не нужно, поскольку он имеет равную юридическую силу с оригиналом.

Что из себя представляет заверительная надпись и как правильно ее проставить самостоятельно?

Штраф за не остановку по требованию инспектора

Заверительная надпись, которая проставляется на вытребованных ИФНС копиях, состоит из:

  • Фразы «копия верна», «с оригиналом совпадает» или «верно» (проставляется с целью засвидетельствования действительности предоставляемой бумаги).
  • Подпись лица (должностного лица), заверившего копии.
  • Расшифровка подписи с указанием фамилии и инициалов лица, подписавшего документы.
  • Дата заверения копий документов в установленном формате, пример: 01.01.2018.
  • Оттиск печати предприятия (организации) или частного предпринимателя.

Как правило, на крупных предприятиях надпись проставляется в виде штампа, а не пишется от руки

Важно! Если физическое лицо-предприниматель не имеет собственной печати, подача копий без ее проставления допускается и не приведет к признанию заверения «ненадлежащим».

Когда в налоговую инспекцию подается один документ, вся заверительная надпись оформляется прямо на самой копии. Если же документ на нескольких листах, он сшивается.

Сшивать пакет необходимо большой иглой, дырки проделывать шилом или дыроколом, дырки не должны задевать текст, и после скрепления должен остаться свободный доступ к полному развороту листов и снятия с них копий, для этого делается две-три дырки с левой стороны на вертикально расположенном листе А4. Сшивать нужно прочными нитками (шелковые нити или ленточки). Концы нитей выводятся на заднюю сторону папки, завязывается прочный узел.

Из белой бумаги необходимо сделать прямоугольник размером 6 на 4 сантиметра и приклеить его к прошитой папке так, чтобы узел нитей оказался по центру приклеенного прямоугольника. Концы веревки должны составлять немного больше двух сантиметров.

Заверительная надпись проставляется непосредственно на приклеенном прямоугольнике, на котором также указывается надпись о количестве прошитых и пронумерованных листов (как правило, организации имеют бланки таких заверительных листов).

Важно! Все документы в сшитой папке пронумеровываются. Номеровать необходимо листы, а не страницы, поскольку двусторонняя копия при предъявлении в налоговую не допускается.

Ненадлежащее заверение копий предоставленных в налоговую документов может повлечь за собой наложение штрафа

Если прошивается несколько документов, то также в папку вкладывается опись с указанием количества экземпляров, названий документов и страниц в папке, на которых они расположены.

Также имеет значение расположение на заверительном листе указанных надписей. Так, печать должна задевать подпись, расшифровку подписи и часть фразы о подлинности копии.

Предоставление копий документов в ИФНС по требованию в электронном виде?

Современное законодательство позволяет предоставлять по требованию налоговой документы в электронном варианте. Однако необходимо отметить, что оформить их следует как и подаваемые — заверительная надпись на отправленных на электронную почту документах проставляется без исключения.

При этом копия документа подготавливается, распечатывается, визируется, сканируется с заверительными надписями, и только после этого ее можно сдавать инспектору, который готовит соответствующую проверку.

При требовании налоговой инспекции предоставить копии документов необходимо уделить должное внимание их заверению и подготовить пакет должным образом.

При многократной подаче документации в налоговую налогоплательщик может сделать заверительный штамп, который сэкономит время и обезопасит от ненадлежащего заверения в виде отсутствия на заверительной надписи какой-либо необходимой информации.

Загрузка…

Источник: https://e-megion.ru/voennoe-pravo/dokumentyi/kak-zaverit-dokumentyi-dlya-nalogovoy-po-trebovaniyu

Сшивка документов для налоговой – алгоритм сшивания, требования налоговой, основные ошибки, сопроводительное письмо + видео

Финансовые документы – бумаги с важной информацией, зарегистрированные должным образом. Они представляют ценность для учреждений или предприятий.

Для правильного оформления и хранения их подшивают определенным образом. Минфин выпустил рекомендации по сшиванию бумаг нитками в архив и для налоговых органов.

К процедуре предъявляют определенные требования.

Во время налогового контроля налогоплательщик обязан представить все требуемые документы. Существует несколько способов:

  • лично, представителем;
  • заказным письмом;
  • в электронном виде через личный кабинет в ФНС или при помощи телекоммуникационных каналов связи.

Способ представления организация выбирает сама. Бумажные экземпляры сдают в виде заверенных копий. Налоговый орган всегда может потребовать оригиналы для ознакомления. Это возникает при обнаружении несоответствия сведений.

Заверенные копии сшивают определенным образом.

Сроки предоставления документов

Истребованные налоговыми органами документы во время камерных и выездных проверок предоставляют в десятидневный срок (20 дней для консолидированной группы). Если такой возможности нет, то просят отсрочку.

Делают это на следующий день после получения требования. Обязательно указывают причины и новые сроки. По закону налоговики не имеют право отказать в продлении срока при ходатайстве налогоплательщика.

ИФНС сама определяет период продления, учитывая причины, объемы и др.

При встречной проверке срок сокращают до 5 дней. Но его так же можно продлить при предъявлении ходатайства.

Точных инструкций по сшиванию документов не существует, но в каждом учреждении предусмотрены специальные нормы. Это помогает избежать потери важных документов и быстро найти нужную информацию среди множества бумаг.

Подавать сшитые документы следует в следующие организации:

  • при отчетности в налоговые органы;
  • при передаче дел в суде;
  • при сдаче документов в архив;
  • при подаче на участие в тендерах;
  • при передаче в банк заверенных копий бумаг.

Для сшивания потребуются инструменты:

  • степлер и скобы;
  • иголка, шило и нитки;
  • специальные механические устройства.

Сшивают документы, общий объем которых более одной страницы.

Как видно, существует несколько вариантов сшивания. Однако в некоторые учреждения требуют использование только ниткой. Это является мерой безопасности: заменить сшитые листы, закрепленные печатью, невозможно.

Требования к сшиванию

На сегодняшний день нет одной инструкции по сшиванию документов. Однако в нормативных документах существует описание оформления для различных учреждений:

  • Приказ Росархива №76. Методические рекомендации по делопроизводству в исполнительной власти, федеральных органах.
  • ГОСТ Р51141-98. Методические рекомендации по разработке инструкций делопроизводства.
  • Требования №110 26.02.2004. Нормы при регистрации предприятия.
  • Методические разъяснения по заполнению документов при регистрации юрлица (третий абзац первой статьи).
  • Типовая инструкция делопроизводства. Правила и нормы оформления бумаг.
  • Инструкция ЦБ. Основные нормы оформления делопроизводства в ЦБ.
  • Методические разъяснения по заполнению отдельных форм.
Читайте также  Является ли доверенность официальным документом?

Разница между сшиванием оригиналов и копий в том, что концы ниток в стопки с копиями не заклеивают бумагой и не ставят печать. исключением будет для налоговых проверок.

Перед сшиванием документов готовят общую опись, которая будет состоять содержать:

  1. наименование документа;
  2. дату составления описи;
  3. небольшую аннотацию;
  4. опись в форме таблицы с порядковыми номерами, названиями, датами и примечанием;
  5. количество листов прописью и цифрами;
  6. подпись делопроизводителя.

Составление документа будет поэтапное:

  • Подготовка. Все листы складывают в определенном порядке ровной стопкой. Создают обложку и номеруют все листы.
  • Сшивание. Выбрать метод сшивания и прошить листы дважды. Нитки завязывают на крепкий узел.
  • Заверение. После создания единого документа его заверяют подписью руководитель и делопроизводитель.

Нумерация страниц не допускает исправлений. При пропуске страниц можно использовать нумерацию из цифр и букв при разрешении принимающей документы организации.

Особенность сшивания для налоговых органов

Налоговая служба является серьезным органом, требующим регулярных отчетов. Она имеет право самостоятельно проверить всю предоставленную документацию на правильность оформления и оригинальность.

Налоговый инспектор будет требовать только заверенные документы. Все копии обязаны быть точными дубликатами оригинала и содержать заверяющие реквизиты, имеющие силу в юридическом аспекте.

Копии прошивают аналогично оригиналам.

Некорректно сшитые документы любые службы откажутся принимать.

Число страниц в одном сшитом документе не должно превышать 150 листов. Нумерации начинается с первого листа и идет непрерывно по всему документу. Прошивают в 2 или 4 слоя.

Связанные нитки прикрепляют листком на заднюю часть документа, который закрывает узел и место прошивки. Наклейка должна быть небольшой – до 5х5 см.

На ней обязательно ставят заверительную подпись, объем страниц, ФИО руководителя и печать организации.

В налоговые органы вместе с шитыми бумагами подают сопроводительное письмо с подробным указанием содержания и количеством бумаг.

Важность процесса сшивания в том, что оно определяет корректность оформления документов.

Делопроизводитель должен знать все процессы, которые будут происходить с шитыми бумаги. Специалист должен пройти курс дисциплины «Документоведение».

Она ознакомит с важными нюансами и позволит без опасений заниматься делопроизводительными процедурами.

Большинство предпринимателей сталкиваются с особенностями ведения документов впервые. Однако разобраться и научится самостоятельно вполне возможно.

Рассмотрим порядок сшивания нескольких листов. Понадобятся:

  • игла;
  • шило;
  • клей канцелярский;
  • шпагат, капроновая нить;
  • чистый лист бумаги.

Наиболее распространенным является сшивание на три отверстия. Технология не является нововведением. Еще с древних времен книги и бумаги сшивали при помощи нити и иголки. Сегодня прошивка не изменилась.

Начинают с проделывания трех отверстий. Для этого используют шило или дырокол. Отверстия должны быть отнесены от левого края на 2 см. Для прошивания берут большую и толстую иглу – «цыганскую». Обычные иглы быстро сломаются.

В иглу вдевают нитку 40 см. Если соблюдать последовательность, то ее хватит на два прошива. Это исключит протирание ниток во время длительного хранения или частых перемещений. Иглу вводят с задней стороны.

  • Прошивают снизу в отверстие посередине. Обязательно оставляют края (более 10 см) для дальнейшего связывания после прошивки.
  • Выводят иглу на лицевую часть, продев в среднее отверстие, и втыкают в верхнее отверстие, выводя нить на обратную сторону.
  • Проводим нить к дальнему отверстию по обратной стороне документа мимо среднего отверстия, вкалываем иглу, высовывая нитку на лицевую сторону.
  • Возвращают иглу с ниткой в среднее отверстие, с которого начинали прошивать.
  • Повторяют все операции еще раз.
  • С тыльной стороны связывают двойным узлом два конца нити.
  • Наклеивают на узелок небольшой листочек и заверяют документ подписями и печатями.

Наклейка и кончики ниток оставляют для того, чтобы было видно завязанный узелок.

Ошибки при сшивании

Наиболее распространены три ошибки:

  1. Заклеивают узелок обычной бумагой. Для этого должна быть специальная заверительная бумага – папиросная. Она позволяет видеть наличие и целостность узелка.
  2. Документы оформляют не по правилам. Готовить документы к подаче налоговым органом следует опытному человеку, неправильное оформление будет причиной возврата бумаг.
  3. Применение любого клея: карандаш, ПВА и др. Обязательное условия подшивки для налоговых органов – использовать для приклеивания заверительной бумаги канцелярский клей.

Многостраничные документы должны отвечать следующим требованиям:

  • хорошо читается содержание, визы, даты;
  • со всех листов легко делаются копии;
  • прошивка не разлетается при чтении;
  • страницы имеют последовательную нумерацию с первого листа, указано их общее количество;
  • на обороте последнего листа или отдельном листе стоит заверительная подпись и поставлена печать.

Виды сшивания

Документы можно сшивать различным образом. Отличие будет заключаться в количестве отверстий:

  • Сшивание на 3 дырки используют для бумаг в налоговую службу и архив. Расстояние между дырочками должно быть 3 см. Сперва пробивают среднее отверстие, а уже от него отмеряют расстояние и пробивают еще два крайних. Переворачивают стопку и продевают нитку в среднее отверстие, оставив кончик на первой странице. Нитка должна идти далее в следующей последовательности: верхнее отверстие – нижнее – среднее. Далее кончики связывают и заклеивают.
  • Сшивание на 4 дырки применяют для регистрационных документов предприятия. Расстояние между отверстиями 1,5 см. После пробивания отверстий бумаги переворачивают тыльной стороной. Нитка должна проделать следующий путь: нижнее отверстие – крайнее нижнее отверстие – второе нижнее отверстие – второе верхнее – крайнее верхнее – второе верхнее. Завязывают узелок и заклеивают бумагой.
  • Сшивание на 5 дырок для бухгалтерской документации со сроком хранения более 10 лет. Прошивают бумаги подобно предыдущему методу – змейкой.

При прошивке строго соблюдают симметричность и вертикальность. Стежки должны быть ровными, а для этого все отверстия отмечают ровно под линейку. Завершающим этапом будет связывание нити одним крепким двойным узлом. Свободные края заклеивают.

На прошитых листах должны быть видны все визы, даты, а инспектор смог легко читать весь текст.

Где сшить документы

Сшивание является достаточно сложной и важной задачей.

Если в штате нет документоведа, который знает все правила оформления и имеет опыт в сшивании, то можно обратиться в стороннюю организацию.

Таких специалистов можно найти в типографии или архиве. Конечно, за их услуги придется заплатить, но работа будет выполнена качественно и быстро.

Сшивать листы лучше свободно, чтобы они легко открывались и можно снять с них копии.

Заверение документов для налоговой

Для налоговых органов заверять каждый лист не требуется. Достаточно поставить подписи на обратной стороне все прошивки.

Налоговая служба в любой момент имеет право запросить документы на проверку. Согласно ст. 93 НК предоставляют заверенные копии. Но там нет четкого указания в заверении и оформлении прошивки.

Ранее чиновники требовали визировать каждый лист подшивки, а подписи ставили только на многостраничных документах.

Однако с конца 2015 года Минфин разрешил использовать одну подпись для заверки подшивки в налоговую службу.

За границы наклейки должны выступать только концы ниток. На ней делают надпись «Все верно, пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью».

Запись дополняют количеством листов в цифровой и прописной форме, должностью визировавшего копию сотрудника, подпись и расшифровку к ней, дату заверения. Если используется печать, то она должна захватить края наклейки, дату и подпись.

Сегодня продаются готовые наклейки с требуемым текстом. Работнику только останется проставить от руки число листов, подпись и дату.

Если в компании используется печать, то копии можно заверить ей. Некоторые организации используют факсимильную подпись для ускорения процесса. Однако ГОСТ допускает только личную подпись, инспектор вправе оштрафовать за каждую по 200 рублей.

Налоговые органы не имеют право требовать нотариальную заверку каких-либо бумаг.

Последовательность проставления реквизитов заверения не зафиксировано в законодательных актах, но существует ряд дополнительных моментов:

  • Право на заверку копии имеет только руководитель организации или уполномоченное должностное лицо, работающее в организации. Даже доверенность на право удостоверения верности копии на имя стороннего лица не позволяет формально ему заверять подписью копии документов от имени компании.

Для того чтобы работник получил полномочия на заверение, их прописывают:

  1. во внутренней документации (приказ, инструкция и др.);
  2. в доверенности;
  3. в трудовом договоре, так как заверка не только право, но и обязанность.
  • Делают отметку о местонахождения подлинника. Копию документов организации можно заверять, только если в ней хранится оригинал. Например, неправомерно заверять учредительные документы другой организации в сторонней компании.
  • Верность копии свидетельствуют подписью уполномоченного лица и печатью, если она имеется.

Сопроводительное письмо

Сшитые бумаги направляют с сопроводительным письмом. В нем указывают, на какое требование организация направляет документы, число подшивок и количество листов в каждой. Если не сделать этого, то высоки шансы отказа инспектора в приеме документов.

Чиновники не требуют составление описи в сопроводительном письме, но она повысит безопасность и исключит споры в будущем по поводу правильного предоставления документов. В одну подшивку лучше собрать однотипные документы: счет-фактуры, накладные и др. Компании легче проверить набор высылаемых бумаг, а инспектору удобнее проверять.

Без указания причины предоставления документов налоговикам трудно отследить исполнение организацией требований. Повышается риск получения штрафов за непредставление документов.

Сшивать документы для предоставления в налоговые органы требуется по определенным правилам, аккуратно и ровно.

Обязательно должна быть наклейка с печатью, подписями, датой и количеством листов. К подшивке прилагают сопроводительное письмо с описью.

Важно помнить, что неправильное и несвоевременное предоставление документов полагается штраф согласно ст. 126 НК.

Источник: https://www.finanbi.ru/kak-sshivat-dokumety-dlya-nalogovoy-po-trebovaniu-82

Как заверить документы для налоговой

6 февраля 2016

У многих предпринимателей, секретарей и бухгалтеров, особенно начинающих, возникает вопрос: «Как сшивать документы?» Казалось бы, что в этом сложного? Однако не так все просто.

Документы предоставляются в контролирующие органы или сдаются в архив, а значит, должны быть оформлены с соблюдением всех норм и правил.

Давайте подробно разберемся в нюансах этой темы.

Методические рекомендации делопроизводства

Делопроизводство — сложный процесс в плане оформления документации. Это касается и прошивки деловых бумаг. Нельзя просто сложить пачку листов и сшить. Очень часто документы возвращаются именно из-за того, что подшивки неверно оформлены.

Читайте также  Камеральная проверка по НДС какие документы предоставлять

Чтобы понять, как правильно сшивать документы в делопроизводстве, стоит ознакомиться с Методическими рекомендациями. Они утверждены Росархивом (23.12.09).

Для чего сшивают документы?

Прежде чем разобраться, как правильно сшивать документы, давайте обсудим, для чего, собственно, это нужно. Далеко не каждый человек знает, зачем это делается.

А ведь существует масса организаций, в которых документы принимают только в корректном, должным образом оформленном виде.

Например, при сдаче в архив, для участия в тендерных торгах, при подаче бумаг в налоговую и т. д.

Хотим заметить, что нет однозначной инструкции по этому поводу. Однако есть нормативные акты, регулирующие порядок оформления документации. Считается, что прошивать необходимо абсолютно все бумаги, если их объемы больше одного листа.

Это касается и копий, например документов устава юридических лиц (на копиях не ставится печать предприятия). Кроме того, прошиваемые листы нумеруются арабскими цифрами. Ставятся они в верхнем правом уголочке.

Для прошивки документов вам понадобятся специальные нитки-шпагат, шило, игла. На задней стороне последнего листа обязательно приклеивается заверительная записка, содержащая информацию о количестве страниц.

На ней ставится подпись руководителя и обязательно печать предприятия.

Оформление обложки

Оформляя документы надлежащим образом, стоит позаботиться и об обложке. Чаще всего она картонная. Кроме того, она может предназначаться для длительного использования, быть стандартной (формат А4) и нестандартной.

Из плотного картона изготавливают обложки в тех случаях, когда изначально предполагается длительное хранение бумаг (более двадцати пяти лет). А для подачи в государственный архив подойдет и более простой вариант.

Опись документов

Перед тем как сшивать документы, нужно все верно оформить внутри самого дела, чтобы в дальнейшем не пришлось его расшивать. Оно ведь может содержать не один пакет бумаг, а несколько.

В этом случае каждый комплект должен прошиваться отдельно и содержать четкую информацию о названии папки, дате описи, перечне всех листов, Ф.И.О. ответственного лица. Сама опись не нумеруется.

Как правильно нумеруются листы

Для того чтобы правильно пронумеровать листы, следует знать некоторые правила:

  1. Номера присваиваются листам, но не страничкам. Помните об этом.
  2. Опись не нумеруется.
  3. Если среди бумаг есть письма, то нумеруются вначале конверты, а уж потом поочередно каждый лист.
  4. Номера листов ставятся в уголочке сверху (правый верхний уголок) простым карандашом. Пользуются арабскими цифрами.
  5. Если дело содержит не один том, то каждый из них нумеруется отдельно.
  6. Если внутри есть документы с собственной нумерацией, то они все равно должны пройти общую нумерацию.
  7. Листы больших форматов (А2, А3) разворачиваются, и в верхнем уголочке ставится порядковый номер. Подшиваются они только за один край.
  8. Если лист содержит полностью приклеенные фрагменты, то он имеет только один номер, а внизу следует рукой написать весь перечень наклеенных чеков, выписок.
  9. Если же фото, чеки прикреплены к листу только одной стороной, то в этом случае каждый из них будет иметь свой собственный номер.
  10. Диаграммы, чертежи и фото тоже нумеруются.
  11. Склеенные из нескольких листов схемы и карты имеют один номер, но в общей описи указывается, из скольких листов они состоят.

Допускаются ли ошибки в нумерации?

Перед тем как сшивать документы нитками, лучше удостовериться, все ли корректно оформлено. Особенно проверяйте, все ли страницы содержат верные номера.

При небольших погрешностях (например, пропущены листочки) допускается буквенная нумерация, но только при согласии работников архива.

Это означает, что все листы остаются без исправлений, а на пропущенных ставится цифра (предыдущего листа) и буква.

Если же допущены грубейшие ошибки, то придется переделывать работу полностью.

Для этого и нужен простой карандаш, чтобы можно было стереть некорректную информацию. Но даже если вы пользовались ручкой, не беда.

Зачеркиваются аккуратно старые номера, а рядом вписываются новые. В этом случае меняется и заверительная записка. Она, конечно, не изымается из дела.

Просто вкладывается новая.

Как правильно сшивать документы ниткой?

Если вы подготовили все документы и уверены в правильности всех вложений, можно переходить к следующему этапу.

Прошивают листы только специальными нитками (их еще называют банковским шпагатом) и иголкой.

А как правильно сшивать документы в делопроизводстве? Давайте подробно, шаг за шагом, рассмотрим, как это делается.

Оформить дело нужно таким образом, чтобы в дальнейшем его можно было прочитать.

Поэтому с левой стороны, на расстоянии полутора сантиметров от края, прокалываются шилом три дырочки, одна под другой.

Среднее отверстие должно располагаться ровно посередине, а два остальных — находиться в трех сантиметрах от него.

Если дело небольшое, то удобнее использовать дырокол. А для увесистых томов лучше взять шило. Очень часто портятся первая и последняя страницы.

Поэтому лучше взять и подклеить полосы картона в местах проколов, где будет проходить шпагат. Нить лучше готовить заранее, перед тем как сшивать документы. Очень длинной ее не делайте, т. к.

она может запутаться. Сантиметров семьдесят вам должно хватить.

Для того чтобы упростить объяснения, пронумеруем отверстия. Пусть самое верхнее будет под номером 1, центральное – 2, а нижнее – 3.

Итак, шить начинаем с обратной стороны дела, протянув иглу через отверстие 2 (сзади папки остается один конец шпагата) на лицевую сторону, далее пропускаем иглу через отверстие 1, снова нить тянем на обратную сторону.

Когда свободный конец шпагата и игла очутились сзади папки, то через отверстие три нужно снова двигаться на лицевую сторону, а затем вновь на оборотную через 2 отверстие. Вот как сшивать документы в архив.

Дело, как говорится, сделано. Бумаги прошиты. Теперь нужно завязать шпагат на узел (сзади).

Узел должен быть достаточно тугим и плотно прилегать к последней странице, потому что его придется зафиксировать заверительной запиской, посаженной на клей.

Кончики шпагата должны свободно свисать из-под наклеенной бумаги.

Заверим документы подписью

Как правильно сшивать документы, вроде бы разобрались. Теперь осталось заверить подшивку подписью. Она, кстати, так и называется — заверительная.

Делается она на отдельном листике и приклеивается на задней стороне последней страницы.

Записка обязательно должна содержать информацию о том, каково количество прошитых бумаг, с указанием особенностей (возможно, это наличие справок, фото, рисунков, чертежей).

Заверительная надпись подписывается непосредственно директором или его заместителем, который указывает свою должность.

Сама записка тщательно приклеивается на шпагат, которым мы шнуровали дело. Сверху на нее ставится печать предприятия. Но есть один нюанс.

Оттиск печати должен частично быть на записке, а частично — на самом листе дела. Это очень важный момент.

И о нем следует помнить.

Мы поэтапно рассмотрели, как сшивать документы. Фотографии, представленные в статье, более наглядно продемонстрируют процесс.

Есть ли отличия в оформлении документов для налоговой?

Мы неспроста хотим особое внимание уделить именно оформлению документов для налоговой. Знание нюансов и особенностей позволит избежать некоторых проблем, а именно придирок со стороны контролирующих лиц. Небрежность в этом вопросе может породить лишние претензии.

Таких случаев немало, когда возвращают дела, мотивируя ненадлежащим оформлением. Неспроста Минфином РФ было дано специальное разъяснение (письмо от 29.10.15г.

№ 03-02) относительно правильности предоставления прошитых документов, а также их копий в бумажном виде.

Хочется напомнить, что при проведении проверок налоговая имеет право истребовать в бумажном варианте копии документов, которые должны быть заверены. Минфин разъясняет, что копия — это экземпляр, полностью воспроизводящий оригинал.

Заверенным считается только тот вариант, на котором присутствуют все реквизиты, дающие бумаге юридическую силу. При этом ведомством даются рекомендации, как правильно сшивать документы и их копии. Даже ксерокопии подаются подшитыми.

И не принимаются в ином виде.

Как сшивать документы для налоговой?

Предполагается, что подшивка не должна быть слишком большой, не более ста пятидесяти листов.

Обязательно присутствие нумерации листов только арабскими цифрами (сплошной), начиная с первого. Все листы прошиваются в два или четыре прокола специальной ниткой.

Концы этой нити должны быть протянуты на заднюю сторону последней странички и там связаны крепким узлом.

Рекомендации даются не только относительно того, как сшивать документы, но и как оформить бумажную наклейку на оборотной стороне. Она должна закрывать место прошивки и сам узел. Размеры наклейки не превышают сорока — пятидесяти миллиметров.

На ней размещается заверительная подпись с указанием числа пронумерованных страниц. Подписывается это все руководителем организации или иным представителем, имеющим такие полномочия. Далее ставится печать предприятия — таким образом, чтобы она захватывала и наклейку, и подпись с Ф.

И.О. человека, заверившего документы.

Ведомство однозначно подчеркивает, что при оформлении подшивок следует обеспечить сохранность и целостность самих оригиналов и их копий.

Сшитые документы предоставляются в налоговую с сопроводительным письмом.

В нем указывается основание подачи подшивок, их количество, число листов в каждой из них.

Мы проанализировали рекомендации Минфина относительно того, как сшивать документы при их подаче в контролирующие органы. Как видим, принципы все те же, но есть небольшие нюансы.

Вместо послесловия

В нашей статье мы поговорили о том, как правильно сшивать документы в архив, для налоговой или просто в делопроизводстве. Много споров есть на этот счет, поскольку нет единого стандарта.

Но если создать подшивку газет и документов просто для хранения в офисе в течение определенного времени не составит особого труда, то уж к сшиванию и оформлению бумаг для подачи их контролирующим органам нужно отнестись со всей ответственностью, дабы избежать проблем. Вообще считается, что подшивка является наиболее надежным способом хранения деловых бумаг, поскольку их сложнее изменить или подделать. Надеемся, наша информация будет для вас полезной.

Источник: .ru

Похожие материалы

Как прошить документы нитками в три дырки и пронумеровать правильно: инструкция, образец, фото

Предприниматели и сотрудники офисов в работе сталкиваются с необходимостью правильного оформления многостраничных документов. Контролирующие органы и вышестоящие организации, как известно, придирчиво относятся к оформ…

Как стелить ламинат правильно в зависимости от поверхности

Человеку свойственно стремиться к тому, чтобы сделать свой дом уютным и комфортным для проживания.

С давних времен он пытался облагородить свое жилище. Сегодня темой нашего разговора станет ламинат – довольно &l…

Читайте также  Какие документы нужны для создания интернет магазина

Как начать худеть? Как начать худеть правильно в домашних условиях и не сорваться?

Как известно, самое сложное в любой деятельности — это начало. Недаром русский народ изобрел поговорку: «Хорошее начало полдела откачало». В современном мире, где повышенное внимание уделяют внешнему виду и красоте те…

Капли в нос для беременных: какие можно? Сосудосуживающие капли в нос для беременных

Слизистой оболочке нашего носа первой приходится сталкиваться с пылью и сухостью воздуха, с его низкой температурой и различными вирусами. Поэтому насморк — достаточно распространённое заболевание. Этому недугу подвер…

А какие вы знаете отели в Греции для отдыха с детьми?

ВведениеПредположим, что вы запланировали поехать за границу отдохнуть всей семьей, вместе с детьми. Одним из наилучших вариантов для этого является Греция. Почему именно эта страна, а не тради…

Какой уход за новорожденными в первые дни считается максимально правильным?

Рождение ребенка – это счастье. Но с появлением крошечного человечка у молодых родителей возникает огромное количество вопросов. Самые частые из них связаны с тем, что представляет собой уход за новорожденными в…

Как снимать гель-лак в домашних условиях правильно. Чем можно снять гель-лак и какова последовательность действий

Обладательницы долговременного маникюра с шеллаком нередко задаются вопросом о том, как снимать гель-лак в домашних условиях, поскольку в салоне такая процедура стоит довольно дорого. Процесс занимает всего 30-40 мину…

Как выбирают цвет волос правильно, в зависимости от типа внешности

Все женщины по своей натуре авантюристки. Стремление кардинально изменять внешность св…

Как научить детей правильно выделять корень слова и парные согласные в нем?

Изучение темы «Корень слова» приходится по программе на 2 класс. Дети учатся выделять его в слове, подбирать однокоренные примеры.Чтобы ученик хорошо усвоил данный материал и смог в дальнейшем запом…

Как прошивать документы в 3 или 4 дырки

В процессе деятельности любой организации появляется большое количество деловых бумаг, которые нуждаются в систематизации и подшивке. А вот как правильно прошить документы, знают далеко не все. Существуют определенные…

Источник: https://warmedia.ru/%D0%BA%D0%B0%D0%BA-%D0%B7%D0%B0%D0%B2%D0%B5%D1%80%D0%B8%D1%82%D1%8C-%D0%B4%D0%BE%D0%BA%D1%83%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D1%82%D1%8B-%D0%B4%D0%BB%D1%8F-%D0%BD%D0%B0%D0%BB%D0%BE%D0%B3%D0%BE%D0%B2%D0%BE/

Предоставление документов в ИФНС — что отвечать и как заверить

В продолжение темы о представлении документов по запросу налоговой инспекции, которую мы начали освещать в предыдущей статье, обсудим, как заверить нужные документы, по каким правилам происходит предоставление документов в ИФНС, а также как отвечать на запросы. Вы узнаете, как действовать, если запросили документы по контрагенту, и что будет, если требования налоговой проигнорировать.

статьи:

1. Ответ на требование о представлении документов

2. Повторное предоставление документов в ИФНС

3. Коды документов в требованиях ИФНС

4. Как заверить документы для налоговой по требованию

5. Налоговая запрашивает документы по контрагенту

6. Непредоставление документов по требованию налоговой

Теперь более подробно разберем каждый из вопросов.

1. Ответ на требование о представлении документов

В тех случаях, когда налогоплательщик считает, что документы у него запрашиваются неправомерно, он может в ответ на требования отправить свои пояснения, аргументируя собственную позицию.

Пример

ИФНС в рамках камеральной проверки уточненной Декларации с суммой, подлежащей уплате в бюджет, запросила документы, подтверждающие данные, отраженные в строке 010 раздела 3 уточненной Декларации. Правомерно ли требование ИФНС?

При камеральной проверке Декларации по НДС (в том числе уточненной) проверяющие имеют право запрашивать не любые документы.

В данном случае требование ИФНС не соответствует законодательству.

Налогоплательщик в ответ на требование о представлении документов в таком случае сообщает, что документы представляться не будут.

Если требования ИФНС правомерны, налогоплательщик в установленные законодательствам сроки отправляет ответ на требования с приложением истребованных документов.

Если требование поступило по ТКС, ответ на требование о представлении документов должен быть также отравлен в электронной форме.

Для ряда документов утверждены электронные форматы (например, счета-фактуры).

Документы, для которых не утвержден электронный формат (например, договора), предварительно сканируются и также отправляются по ТКС.

2. Повторное предоставление документов в ИФНС

С 3 сентября 2018 года вступили в действия изменения, касающиеся ситуации, когда ИФНС запрашивает документы, которые уже раньше запрашивались (возможно, в рамках проверки по другим налогам).

Предоставление документов в ИФНС в таком случае теперь сопровождается подачей уведомление о том, что запрошенные документы или их часть ранее уже представлялись. Форма уведомления на момент написания статьи не утверждена.

Уведомление можно заполнить по форме уведомления о переносе сроков предоставления документов, либо по самостоятельно разработанной форме.

Срок подачи такого уведомления – до истечения срока, установленного для представления документов.

Документы, предоставленные в ИФНС, могут иметь неточности, ошибки. Единой позиции по поводу того, считать ли такие документы представленными, нет. Есть судебная практика в поддержку обеих точек зрения.

3. Коды документов в требованиях ИФНС

Зачастую в требования ИФНС указывается код документа или код группы документов.

Напомним, что требование о представлении документов инспектор ИФНС формирует в автоматическом режиме в программе налогового органа. Данные кода документа (кода группы документов) заполняются из ведомственного справочника ФНС.

Ранее коды 11 документов упоминались в Приказе ФНС от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@. Например:

  • 0924 — счет-фактура,
  • 1665 — товарно-транспортная накладная,
  • 2181 — акт приемки-передачи работ (услуг).

Но с 15 января 2018 года указанный приказ прекратил свое действие.

Как правило, коды документов в требованиях ИФНС сопровождаются расшифровкой их наименования, если расшифровки в требовании нет, можно запросить в ИФНС уточнение по наименованиям запрошенных документов.

4. Как заверить документы для налоговой по требованию

В отношении бумажных документов следует учесть следующее. Для многостраничного документа, заверять каждый лист его копии необязательно. Можно изготовить копию, прошить и заверить ее в целом на оборотной стороне последнего листа (либо на отдельном листе) получившейся подшивки.

Если ИФНС запросила большое количество документов, можно копии документов скомплектовать в сшивы. Правила их подготовки приведены в Письме Минфина России от 29 октября 2015 г. № 03-02-Р3/62336:

— в сшиве должно быть не более 150 листов, страницы должны быть пронумерованы арабскими цифрами,

— листы должны быть прошиты на 2 — 4 прокола. Концы нитей на оборотной стороне последнего листа связываются, на место крепления наклеивается бумажная лента  (прямоугольник размером 40 — 60 мм на 40 — 50 мм).

— на бумажной наклейке пишется «Верно.

Прошито, пронумеровано, скреплено печатью (при ее наличии в организации) столько-то листов (количество арабскими цифрами и прописью).

Указывается должность, подпись, расшифровка подписи руководителя или представителя организации, дата заверения.

— при наличии печати в организации она ставится так, чтобы частично захватывала бумажную наклейку, заклеивающую концы нити, личную подпись, фамилию, инициалы лица, заверившего документы (копии документов), дату их заверения.

При этом нужно учесть, что с июля 2018 года действует новый ГОСТ Р 7.0.97-2016, согласно которому заверительная надпись должна содержать и данные о месте хранения оригинала документа. Так как НК РФ такого требования не содержит, ИФНС должна принимать заверенные копии и без такой надписи.

Предоставление документов в ИФНС рекомендуется оформлять с сопроводительными письмами, в которых указываются данные требования о представлении документов, количество документов (сшивов), а также листов в каждом сшиве.

Документы, отправляемые в ИФНС по ТКС, заверяются электронной подписью директора или уполномоченного сотрудника.

Как заверить документы для налоговой по требованию, если электронные документы составлены не по утвержденному ФНС формату, поясняется в Письме ФНС России от 11.12.2017 № ЕД-4-15/25048.

Такие документы для предоставления  в ИФНС распечатываются в виде бумажных копий, заверяются налогоплательщиком в обычном порядке, затем на таких документах проставляется отметка об их подписании электронной подписью.

5. Налоговая запрашивает документы по контрагенту

В случаях, когда налоговая запрашивает документы по контрагенту, при так называемой встречной проверке, могут быть затребованы документы по любым периодам и налогам в отношении:

  • третьих лиц, по которых проводится проверка, в том числе по работникам,
  • конкретных сделок, привлекших внимание проверяющих.

Предоставление документов в ИФНС в этом случае происходит следующим образом. Налоговая запрашивает документы по контрагенту через ИФНС, в которой контрагент состоит на налоговом учете.

Именно туда направляется поручение об истребовании документов. ИФНС уже по месту учета контрагента проверяемого налогоплательщика направляет контрагенту требование по представлению документов.

К требованию прилагается копия поручения.

На практике, запрашивая, например, документы по конкретной сделке, ИФНС может в требовании никак эту сделку даже не обозначить (не идентифицировать).

В таком случае можно порекомендовать в ответ на требование запросить пояснения о сделке, ведь согласно п. 3 ст. 93.

1 в поручении об истребовании документов по конкретной сделке должны указываться сведения, позволяющие идентифицировать эту конкретную сделку.

Срок предоставления документов по контрагенту – 5 рабочих дней. В этот же срок необходимо сообщить об отсутствии истребуемых документов по контрагенту (в случае, если такая ситуация имеет место).

К сожалению, позиции контролирующих органов при проверках все более ужесточаются и распространяются на все большее число налогоплательщиков (по цепочке контрагентов).

ФНС считает, что компании не вправе оценивать перечень документов, указанных в требовании ИФНС (например, связаны ли они с контрагентом или конкретной сделкой).

По мнению ФНС, получив такое требование, налогоплательщик обязан представить все запрошенные документы (Решение ФНС по жалобе от 12 апреля 2018 года № СА-4-9/7037@ «О правомерности отказа в представлении Банком документов и информации в отношении контрагентов по требованиям налогового органа»).

При встречной проверке ИФНС может запрашивать документы по всей цепочке контрагентов (Решение ФНС по жалобе от 12 апреля 2018 года № СА-4-9/7037@, Постановление Арбитражного суда Уральского округа от 02.08.2018 № Ф09-4001/18 по делу № А60-47578/2017).

6. Непредоставление документов по требованию налоговой

Непредоставление документов по требованию налоговой всегда влечет за собой неприятные последствия для налогоплательщика. Это и штрафные санкции, и отрицательное влияние на репутацию налогоплательщика.

Непредоставление документов по требованию налоговой влечет штраф в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ (п.1 статьи 126 НК РФ).

Непредставление документов о налогоплательщике (предоставление документов с недостоверными данными) в рамках встречной проверки обернется штрафом в 10 000 рублей для организации или ИП и в 1 000 рублей для физического лица (п. 2 статьи 126 НК РФ).

Если есть смягчающие обстоятельства, штраф можно попытаться уменьшить.

Источник: https://azbuha.ru/nalogovaya-inspekciya/predostavlenie-dokumentov-v-ifns/

Понравилась статья? Поделить с друзьями: