Какая электронная подпись используется в организации

Содержание

Эцп для юридического лица

Какая электронная подпись используется в организации

С развитием технологий Эцп для юридического лица становится важнейшим инструментом, позволяющим эффективно вести дела, осуществляя документооборот, представление всех видов отчетности и ведение деловой переписки в электронном виде.

ЭЦП осуществляет те же функции, как и обычная подпись в реальной жизни, т. е. подтверждает информацию, содержащуюся в документе. Наша публикация расскажет о том, где получить ЭЦП и как оформить получение представителю юридического лица.

Какая электронная подпись используется в организации

ЭЦП стала неотъемлемым атрибутом деловой жизни компании, а ее применение регламентирует закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ. ЭЦП удостоверяет документ в электронном формате, отождествляя его с росчерком пера, визирующего документ на бумаге.

Обладающий различными уровнями безопасности, этот аналог собственноручной подписи подразделяется на три категории (простую, квалифицированную и неквалифицированную) в зависимости от информативности и конфедициальности заверяемых документов.

Для осуществления внутрифирменного и межкорпоративного электронного документооборота компании (например, в распорядительных, организационных, кадровых документах) вполне достаточно простой электронной подписи.

Арбитражные суды принимают подписанные простой ЭЦП, документы в качестве доказательств в процессе рассмотрения дел.

При взаимодействии с контролирующими органами (представлении отчетных данных в ПФР, ФСС, ФНС), участии в электронных торгах и многих других операциях от юридических лиц потребуется заверение документации усиленной квалифицированной подписью.

Законом не ограничивается число сотрудников одной фирмы, которые вправе получить личную ЭЦП для применения ее в визировании разных видов документации. При этом уполномоченное лицо может подписывать документы лично и использовать виртуальный аналог автографа.

Где получить электронную подпись

Изготовление ЭЦП для ООО, предприятий других форм собственности и частных лиц – прерогатива специализированных фирм со статусом удостоверяющих центров (УЦ). Для того, чтобы получить электронную подпись, необходимо выбрать УЦ, апеллируя к перечню этих организаций на едином портале ЭЦП.

Удостоверяющие центры для получения ЭЦП, на которых компании стоит обратить внимание, должны быть аккредитованы, иметь в наличии:

  • высокотехнологичное оснащение для выдачи ЭЦП с разным функционалом;
  • штат специалистов с подтвержденным уровнем профессионализма;
  • буклеты-предложения с описанием предоставляемых услуг, их стоимостью и сроками исполнения.

Документы, необходимые для получения электронной подписи

Обязательный комплект форм для представления в УЦ включает:

  • Удостоверенные нотариально копии, свидетельств о госрегистрации компании и постановке на учет в ИФНС;
  • Оригинал или нотариальную копию выписки из ЕГРЮЛ. Срок действия документа не более 1 мес.;
  • Заявление об оформлении сертификата ЭЦП на имя руководителя УЦ;
  • Распоряжение о назначении руководителя, заверенное печатью фирмы и подписью полномочного представителя, если ЭЦП создается для директора компании;
  • Удостоверенная печатью организации и подписью директора доверенность компании с указанием полномочий сотрудника, если ЭЦП создается для любого другого представителя компании;
  • СНИЛС и паспорт сотрудника (+ их копии), для которого производится выпуск ЭЦП.

Если подача документов в УЦ осуществляется будущим владельцем ЭЦП не лично, а представителем, то на него придется оформить доверенность с указанием действующих полномочий.

ЗАО или ОАО вправе оформить ЭЦП для управляющего, если на него возложены функции единоличного исполнительного органа. В этом случае необходимо дополнить пакет документов следующими копиями, заверенными нотариусом:

  • Решения собрания акционеров о передаче управляющему функций единоличного исполнительного субъекта;
  • Устава компании, в частности, листов со сведениями о передаче обязанностей единоличного исполнительного органа управляющему.

Доверенность для получения ЭЦП юридическим лицом

Электронная цифровая подпись для юридических лиц – аналог подписи полномочного лица, поэтому для ее получения необходимо представление личных данных сотрудника.

Однако, поскольку он оформляет ЭЦП для рабочих целей компании, то действовать должен от ее имени на основании доверенности. Компания, в свою очередь, становится заявителем на создание подписи для определенного сотрудника.

Доверенность на получение подписи оформляется в свободной форме, но имеет обязательные реквизиты:

  • наименование, юридический адрес и ИНН/КПП фирмы — получателя ЭЦП;
  • ФИО, паспортные данные и образец подписи лица, подающего заявление на оформление ЭЦП и ее выдачу;
  • перечень полномочий представителя компании;
  • дата выдачи и срок действия доверенности.

Доверенность, выданная фирмой, разрешает сотруднику не только передать в УЦ пакет документов, а затем получить сертификат ключа ЭЦП, но взять средства криптографической защиты сведений, расписавшись в учетных документах. Подобная доверенность выдается без права передоверия.

Получение электронной подписи для юридических лиц

В процедуру оформления ЭЦП входят следующие этапы:

  1. Выбор УЦ.
  2. Составление заявки на выдачу ЭЦП. В зависимости от особенностей выбранного УЦ заявителю ее можно передать, сделав звонок по телефону, отправить по интернету, либо посетить организацию лично;
  3. Предоставление пакета необходимых документов непосредственно в УЦ;
  4. Оплата услуги;
  5. Получение квалифицированной электронной подписи, состоящей из:
    • сертификата ключа (в электронном и бумажном вариантах), подтверждающего его принадлежность определенному лицу;
    • специальной программы для установки на ПК, дающую возможность использования подписи;
    • электронного ключа на USB-носителе.

Мы продемонстрировали примерную последовательность действий, но следует отметить, что их порядок может меняться исходя из политики центра, а потому получить наиболее полную информацию об этом можно лишь обратившись в конкретную организацию. Время изготовления электронного автографа обычно составляет 3-5 дней, но может зависеть от уровня загруженности специалистов фирмы. 

Источник: https://spmag.ru/articles/ecp-dlya-yuridicheskogo-lica

Как работает электронная цифровая подпись (ЭЦП) для юридических лиц?

Электронно-цифровая подпись является продуктом современных инноваций, при её помощи удостоверяют любой электронный документ — действительно ли он создан владельцем ЭЦП и не подвергался ли после этого каким-то изменениям.

Законы РФ утверждают, что документ, подписанный ЭЦП, является эквивалентом бумажного аналога с мокрой печатью и подписью, но обладает гораздо большей защищённостью от фальсификации.

Что собой представляет?

ЭЦП — это аналогичный вариант обыкновенного документа, составленного на бумаге, но только сделанного в компьютерном виде с использованием особых алгоритмов. Её основное назначение — юридическое подтверждение реальной подписи.

Функциональные достоинства:

  • удостоверяет подпись реального человека;
  • исключает возможность отказа лица, подписавшего документ от своих обязательств, прописанных в тексте;
  • гарантирует законность и целостность всего документа.

Основа ЭЦП — достижения современного шифрования в компьютерном варианте, при её помощи удостоверяется логическая связь содержания документа с подписью и ключами.

Незначительное изменение составляющих элементов нарушает эту связь, а их сохранность заявляет о подлинности.

Применение ЭЦП подразумевает её формирование и проверку. К функциональным способностям подписи относятся: подтверждение подлинности бумаг, основанные на шифровальных видоизменениях, при использовании сертификата.

Применять такую подпись можно только для электронных документов.

Для чего нужна?

Многие, некомпетентные в юридических нюансах начинающие бизнесмены, задаются вопросом — сколько будет стоить и зачем необходима ЭЦП, когда есть принтеры и любой документ из компьютерного файла можно распечатать, подписать и заверить мокрой печатью?

Есть целый перечень областей современного бизнеса, где реальная подпись имеет гораздо меньший вес, в отличие от ЭЦП. Рассмотрим основные из них.

Электронный оборот документации

При современной компьютеризации любого процесса уже не имеет смысла хранение бумажной деловой документации, как это практиковалось в прошлом веке — сегодня все госучреждения признают юридическую силу и удобство электронных документов:

  • они занимают мало места,
  • надёжно сохраняются,
  • легче производится обмен информацией.

При межкорпоративном обороте документации ЭЦП практически нет аналога — она полностью устраняет возможные поездки, для подписания документов дочерних предприятий.

Компьютерный доступ к документам совместных предприятий открывается ЭЦП, она является одновременным гарантом подлинности всей документации, обеспечивает удобное общение руководителей.

ЭЦП обеспечивает юридической силой электронные документы, нет необходимости обращения к услугам почты или отправляться в поездку — достаточно открыть файл с отчётом, поставить подпись, переслать надлежащему учреждению по электронной почте. Все эти действия займут считанные минуты.

Государственные услуги

Основное преимущество — нет необходимости выстаивать многолюдные очереди. ЭЦП физического лица можно записать на универсальную электронную карту (УЭК), где уже находятся полис, страховое свидетельство, проездные и электронные кошельки.

Читайте также  Какие организации относятся к СМП

Торги в режиме онлайн

В этом случае ЭЦП выступает гарантом, что в торгах участвует реальный человек, несущий финансовую ответственность при нарушении любого из пунктов сделки.

Арбитражный суд

Электронные документы, заверенные ЭЦП, считаются полноценными доказательствами при различных тяжбах между учреждениями и частными компаниями.

Передача документов

Практически любое физическое лицо имеет право заверить договор с применением ЭЦП, а для юридических лиц такой вариант особенно полезен, потому что они имеют возможность:

  • Осуществлять на предприятии электронную отчётность, проводя обмен документами между кабинетами, отделами, отправку их в другие города.
  • Составлять договоры с партнёрами из других регионов, подписывать соглашения, имеющие юридическую силу — нарушение условий выполнения их карается существующими законами РФ.
  • Предоставлять различные электронные доказательства при судебных тяжбах.
  • Отправлять отчётные документы в государственные службы, не покидая кабинет.
  • Получать определённые государственные услуги, подтвердив право на них в электронном виде.

Руководители компаний при помощи ЭЦП навсегда избавляются от проблем, связанных с обработкой и хранением папок с документами.

Как действует?

Квалифицированный тип ЭЦП считается самым востребованным, принцип работы с ними довольно прост — открытый ключ регистрируют в Удостоверяющем центре (УЦ), там хранится его резервная копия.

Для обеспечения проверки ЭЦП, партнёрам рассылают его копию. Доступ к секретному ключу есть только у предприятия-владельца.

После получения ключей, владелец ЭЦП устанавливает специальную программу, с помощью которой генерируется подпись, которая представляет собой блок со следующими составляющими:

  • дата подписания документа;
  • данные о лице, поставившем свою личную подпись;
  • идентификатор открытого ключа.

После получения документации, партнёры делают дешифровку при помощи полученного открытого ключа, проверяют их подлинность.

Сертификат ЭЦП идентифицирующий личность субъекта, действителен на протяжении одного года и хранит следующую информацию:

  • номер;
  • дату срока действия;
  • наличие его в базе УЦ;
  • сведения о пользователе и УЦ, где был выпущен;
  • перечень отраслей пользования подписью;
  • гарантии законности.

Подделать ЭЦП практически невозможно, поэтому страховать её от фальсификации нереально. Все операции с ключами производятся только внутри созданной программы, чей оригинальный интерфейс помогает осуществлению электронного оборота документации.

Виды

Разновидности ЭЦП определяются сферой её использования, на территории РФ действуют следующие виды подписи:

  • Простая — создаётся без шифровальных методов, используется для отправки различных сообщений учреждениям, органам власти. Этот вид ЭЦП можно получить бесплатно на сайте госуслуг. Купить придется только носитель (флешку), на которой записывается ключ.
  • Неквалифицированная усиленная — создана при помощи криптографических изменений, идентифицирует ЭЦП, допускает изменение документа после его подписания. Используется для создания внутренней документации компании.
  • Квалифицированная усиленная — наиболее защищённая, потому что данные подтверждаются в ФСБ, а сертификат можно получить только в аккредитованном УЦ. Такая разновидность ЭЦП применяется для составления любых документов, кроме оговорённых в специальных законах РФ, требующих дубликат, составленный на бумаге.

С третьим видом ЭЦП можно делать оборот документации, составленной в электронном виде с органами власти, с партнёрскими компаниями, внебюджетными фондами и организациями.

Любая работа с использованием ЭЦП проводится на основе следующих документов:

  • ГКРФ статьи 160, 434, 847 — регламент осуществления сделок с использованием ЭЦП.
  • Порядок осуществления юридических операций с ЭЦП — закон №63-Ф3.
  • Понятие термина электронной документации, выполнение работ с ней — закон №149-Ф3.
  • Ведение бухгалтерской отчётности на компьютере регламентируется законом №402-Ф3.
  • Порядок использования электронных счетов описан в статье 169 Налогового кодекса РФ.
  • Обмен документацией проводится на основании приказа МФРФ №50н.

Только основываясь на перечисленных законах и приказах в компании или частной фирме, может производиться ведение отчётной документации в электронном виде и осуществляться последующий обмен информацией.

Какие возможности предоставляет наличие электронной цифровой подписи, смотрите на видео:

Как оформить?

Выдачу, контроль, техническую поддержку ЭЦП осуществляют специализированные учётные центры, адреса которых можно легко найти в интернете.

Остаётся только собрать необходимые для юридического лица документы:

  • копия документа, который подтверждает личность заявителя;
  • копия свидетельства о постановке на учёт в налоговой службе;
  • подтверждение наличия компании или фирмы в Государственном реестре юридических лиц;
  • заявление на получение ЭЦП (заполняется на месте);
  • паспорт и его копии лица, оформляющего заявку, для руководителей — копии документов о вступлении в должность (заверяются нотариусом);
  • для доверенного лица, кому разрешено подписывать документацию — наличие справки о подтверждении такие действий, заверенной подписью руководителя с печатью;
  • страховой номер л/с будущего владельца ЭЦП.

В первых двух пунктах весь пакет документов заверяется нотариусом или на месте, для чего необходимо предоставить оригиналы.

На основании этих документов через несколько дней выдаётся сертификат, разрешающий работу с ЭЦП и подписание документации компании.

Представителей фирмы может быть несколько — каждый из них может иметь личную ЭЦП или доверенность на использование подписи компании.

Порядок получения

Для юридических лиц процесс получения ЭЦП немного отличается от стандартного алгоритма:

  • собрать полный пакет документации;
  • определить ответственное лицо, как правило, им является директор предприятия или фирмы;
  • заполнить заявление на оформление сертификата;
  • предоставленный счёт оплатить в кассе или ближайшем отделении банка;
  • установить JAVA приложения;
  • в УЦ пройти электронную обработку заявки;
  • активировать сертификат, ключи с помощью установленной программы.

Получение ЭЦП не отнимает много времени — многие УЦ предоставляют владельцам подробное руководство по использованию подписи, ключ eToken или его аналоги в течение нескольких часов после успешного оформления заявки.

Для продления или перевыпуска ЭЦП обращаются в УЦ, где её приобретали, стоимость продления зависит от тарифа на получение подписи (для торгов она составляет 2 тысячи рублей).

Как правило, срок действия сертификата ключа устанавливается на год, по окончании — надо перевыпустить ЭЦП, такое правило действует во всех УЦ:

  • установлено для безопасности владельца подписи и всех участников оборота документации;
  • удостоверяет факт наличия ключа у владельца;
  • соответствует международному порядку урегулирования подобных отношений.

Во время получения ЭЦП в УЦ каждый владелец предупреждается, что заявку на переоформление надо подавать заранее — не позднее 20 дней до окончания лицензии.

Многие УЦ предлагаю два способа продления ЭЦП:

  • в режиме онлайн;
  • личное посещение и заполнение документов на месте.

Владельцы сертификатов сами решаю, какой из вариантов им удобнее для перевыпуска.

Стоимость

Расценки на услуги для пользователей ЭЦП зависят от следующих факторов:

  • региона заказчика;
  • типа ЭЦП;
  • отрасли, где будет применяться электронная подпись;
  • ценовой политики, актуальной для времени получения.

Цена получения ЭЦП колеблется в пределе 4-20 тысяч рублей, напрямую зависит от тарифного плана, выбираемого перед оформлением заявки.

При оформлении заявок надо сотрудничать только с сертифицированными УЦ — они оказывают достаточно качественные услуги, предоставляют необходимую техническую поддержку, снабжают заказчиков эффективными программами, осуществляющими проверку достоверности ЭЦП.

Использование ЭЦП при оформлении различной документации — не модный аксессуар, а неоценимая экономия времени и средств, удобство работы, которое приводит предпринимателей и руководителей компаний, фирм и производственных мощностей к довольно успешному продвижению в сфере рынка РФ товаров и услуг.

Только применение современных новшеств и нанотехнологий в современном бизнесе обеспечивает прогрессивный рост предприятия и успешное продвижение вперёд.

, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Источник: http://svoy-biznes.com/nachalo-deyatelnosti/terminyi-i-opredeleniya/elektronnaya-tsifrovaya-podpis.html

Электронная подпись для юридического лица: порядок оформления и сфера применения

В современном электронном документообороте необходимо быстро и однозначно подтверждать авторство документов и исключать возможности их подделки.

Электронно-цифровая подпись (ЭЦП) — это инструмент подтверждения юридической значимости действий как частных лиц, так и организаций в сети Интернет.

Определение и структура ЭЦП

Федеральный закон РФ «Об электронной подписи» №63-ФЗ определяет ЭП как информацию в электронно-цифровой форме, позволяющую идентифицировать физическое или юридическое лицо. Это реквизит электронных документов, полноценный аналог собственноручной подписи, который позволяет:

  • заверить авторство владельца подписи;
  • подтвердить факт подписи данного документа (неотказуемость);
  • проверить целостность документа (отсутствие искажения информации).

Закон предусматривает три вида ЭП:

  • простая — логин и пароль, которые идентифицируют отправителя;
  • усиленная неквалифицированная — подтверждает личность отправителя и целостность документа;
  • усиленная квалифицированная — заверяется сертификатом удостоверяющего центра (УЦ).

Усиленная электронная подпись состоит из криптопрограммы и двух ключей: открытого и закрытого.

Криптопрограмма — это ПО, необходимое для работы с ключами. Создание ЭП возможно только на том компьютере, на котором представитель удостоверяющего центра установил криптографическое ПО.

Закрытый ключ — уникальная последовательность символов, известная только владельцу; он предназначен для создания ЭП на документах.

Открытый ключ однозначно соответствует закрытому; он необходим для подтверждения подлинности ЭП.

В качестве носителя ЭЦП используются USB-флешки, смарт-карты, а в ближайшей перспективе — и SIM-карты. Распространены специальные защитные устройства-токены: ruToken (в виде брелка USB), eToken (в виде флешки, смарт-карты).

Выбор вида электронной подписи

Выбор вида ЭП зависит от сферы ее использования.

Простая подпись нужна при отправке сообщений, уведомлений различным учреждениям. Она выдается бесплатно на портале госуслуг, физическим лицам, в течение 1 дня.

Неквалифицированная подпись используется во внутреннем документообороте компании.

Квалифицированная подпись используется в документообороте с органами госвласти, с другими компаниями, фондами, организациями. Эти усиленные подписи выдаются в аккредитованных УЦ.

Выбор удостоверяющего центра (УЦ)

Актуальный список УЦ находится на сайте Минкомсвязи в разделе «Аккредитация удостоверяющих центров» (https://minsvyaz.ru/ru/activity/govservices/2/).

В начале 2017 года их насчитывается более 430.

Списки аккредитованных УЦ, а также центры, аккредитация которых приостановлена или досрочно прекращена, доступны для скачивания в формате таблицы Excel.

Ближайший в городе аккредитованный центр легко найти по карте РФ, представленной на сайте Минкомсвязи.

Можно отправить заявки в несколько УЦ, чтобы сравнить их цены и сроки изготовления.

Читайте также  Какой организацией выдается аттестат профессиональных бухгалтеров

Заявка и оплата счета

Заявку на выпуск ЭП можно заполнить и отправить на сайте выбранного удостоверяющего центра, указав свои контактные данные.

Далее представитель УЦ связывается с заявителем для консультации и уточнения деталей.

На электронную почту центра необходимо выслать свои реквизиты, на которые будет выставлен счет.

УЦ выставляет заявителю счет, присылает список необходимых документов и два договора: на предоставление услуг УЦ и на покупку прав по использованию криптопровайдера.

Заявитель оплачивает счет, отсылает в УЦ заполненные договора и отсканированные копии своих документов.

За готовой подписью нужно приходить с оригиналами документов, для их сверки со сканами.

Пакет документов для юридических лиц при получении ЭЦП

Перечень документов определен действующим законом, поэтому аккредитованные УЦ не могут упростить процедуру регистрации, урезая этот список.

Документы для получения ЭП юрлиц:

  • заявление на регистрацию ЭП (заполняется на месте);
  • учредительные документы;
  • выписка из ЕГРЮЛ;
  • свидетельство ИНН;
  • паспорт и СНИЛС лица, получающего ЭП.

Если электронную подпись получает директор компании, то необходим нотариально заверенный документ, подтверждающий его должность. Если ЭП получает представитель компании на имя директора, то нужен соответствующий документ о назначении с подписью руководителя.

Если ЭП получает представитель компании на свое имя, то нужны:

  • доверенность на предоставление ЭЦП с подписью руководителя и печатью фирмы;
  • документ, подтверждающий должность представителя.

Если документы передаются в УЦ через курьера, то курьер должен иметь нотариальную доверенность от руководителя компании или иного лица, имеющего право на подпись.

Важно обратить внимание, что для использования ЭП юридического лица на портале госуслуг и ряде других ведомств только директор компании должен быть владельцем подписи. В противном случае возможен отказ в регистрации на портале.

Список документов для получения ЭЦП физическими лицами гораздо меньше: нужны только заявление на регистрацию, паспорт и СНИЛС. Для индивидуальных предпринимателей потребуется еще выписка из госреестра ИП.

Получение электронной подписи

Для получения ЭЦП заявителю необходимо прийти в пункт выдачи аккредитованного центра. При себе иметь:

  • документы из списка,
  • заявление,
  • чек оплаты,
  • подписанный договор.

Если электронный носитель-идентификатор ruToken или eToken приобретается в УЦ, то заявитель получает доверенность на предоставление материальных ценностей.

Сертификат ЭП однозначно идентифицирует личность субъекта и содержит сведения о нем, об удостоверяющем центре, перечень сфер использования ЭП, дату срока действия и номер. Этот сертификат действует на протяжении 1 года, после чего его необходимо продлить.

Правовые аспекты и нюансы электронного документооборота

Ведение электронного документооборота юридических лиц с использованием ЭЦП основано на следующей нормативно-правовой базе:

  • закон №63-Ф3 определяет порядок осуществления юридических операций с использованием ЭЦП;
  • стт. 160, 434, 847 ГКРФ определяют регламент осуществления сделок с ЭЦП;
  • закон №149-Ф3 определяет термин электронной документации;
  • закон №402-Ф3 регламентирует ведение бухгалтерской отчетности;
  • ст. 169 Налогового кодекса РФ определяет порядок использования электронных счетов.

Для проверки электронной подписи партнеры получают копию открытого ключа. Организации, между которыми существует электронный документооборот, должны договориться о порядке действий для подтверждения подлинности ЭП, а также в случаях, когда подлинность не определяется.

Сроки и стоимость

Стоимость электронной подписи зависит от ее вида, от обозначенных сфер применения, а также от региона выдачи и конкретного УЦ.

Например, ЭП для электронных торгов обходится в 4-7 тысяч руб.

Кроме того, для функционирования разных ЭП требуется разное количество приобретаемых носителей-токенов и лицензий.

Срок изготовления ЭП в среднем 2-3 дня.

Участие в торгах

Существующие электронные торговые площадки делятся на 3 категории: госзаказ, коммерческие торги и реализация имущества. Владельцы ЭП, юридические и физические лица, получают возможность участвовать в электронных торгах, не покидая офиса.

Это дает им значительные преимущества: увеличение рынка сбыта, доступ к госзаказу, экономию времени и средств, юридическую защищенность, удобную статистику динамики продаж.

Дополнительную возможность развития бизнеса дает участие в международных электронных торгах.

Сдача отчетности

Все организации обязаны с установленной периодичностью информировать госорганы о своей деятельности. Нередко составление отчетов представляет собой трудоемкий процесс, который при этом ограничен временными рамками.

Переход на электронную отчетность значительно упрощает и ускоряет эту процедуру, гарантирует отправителю отчета конфиденциальность, безошибочность и комфорт.

Отчеты в налоговую службу, пенсионный фонд, фонд соцстрахования и в Росстат становится популярным сдавать в электронном виде.

Электронный документооборот

Применение ЭП позволило перейти на безбумажный документооборот.

Отказ от бумажных носителей и переход на электронные формы документов повышает эффективность деятельности организаций.

Значительно возрастает оперативность обработки документов, производительность сотрудников, защищенность информации, слаженность работы подразделений.

Продление и перевыпуск ЭП

Электронная подпись выпускается на 1 год, а затем продляется или перевыпускается. Заявка на переоформление подается в УЦ не позднее 20 дней до окончания срока.

Досрочный перевыпуск ЭП потребуется при изменении реквизитов ЮЛ или владельца, при утере или выходе из строя носителя ЭП, на котором записана подпись, а также при компроментации подписи.

Алгоритм действий, сроки и стоимость ЭП при перевыпуске такие же, как и при первичном выпуске.

Проверка и пин-код

Если ЭП находится в одном файле с электронным документом, то такая подпись называется присоединенной.

Если ЭП содержится в отдельном файле, то это отсоединенная подпись.

Проверить подлинность ЭП обоих видов можно в соответствующем разделе портала госуслуг по адресу https://www.gosuslugi.ru/pgu/eds.

Сервис проверки сертификата ЭП есть также на Едином портале электронной подписи https://www.iecp.ru/ep/ep-verification.

Носители ЭП (токены) защищены от несанкционированного использования PIN-кодами. На них установлены стандартные пин-коды, которые владелец ЭП может изменить. На устройствах Рутокен для изменения кода можно выбрать статус пользователя и/или администратора.

Электронная подпись юридического лица сегодня — необходимый инструмент для ведения бизнес-процессов во многих сферах.

Она позволяет удаленно обмениваться документацией с органами власти и партнерами и тем самым расширяет географию бизнеса, экономит время и ресурсы, повышает конфиденциальность инфообмена.

Источник: https://bizool.ru/pravo/elektronnaya-podpis/

Виды электронной подписи | Отличия видов ЭЦП

В России в электронном документообороте можно использовать три вида подписи: простую, усиленную неквалифицированную и усиленную квалифицированную. Посмотрим, чем они отличаются друг от друга, при каких условиях равнозначны собственноручной и придают подписанным файлам юридическую силу.

Простая электронная подпись, или ПЭП

Простая подпись — это знакомые всем коды доступа из СМС, коды на скретч-картах, пары “логин-пароль” в личных кабинетах на сайтах и в электронной почте.

Простая подпись создается средствами информационной системы, в которой ее используют, и подтверждает, что электронную подпись создал конкретный человек.

 

Где используется?

Простая электронная подпись чаще всего применяется при банковских операциях, а также для аутентификации в информационных системах, для получения госуслуг, для заверения документов внутри корпоративного электронного документооборота (далее — ЭДО).

Простую электронную подпись нельзя использовать при подписании электронных документов или в информационной системе, которые содержат гостайну.

Юридическая сила

Простая подпись приравнивается к собственноручной, если это регламентирует отдельный нормативно-правовой акт или между участниками ЭДО заключено соглашение, где прописаны:

  • правила, по которым подписанта определяют по его простой электронной подписи.
  • обязанность пользователя соблюдать конфиденциальность закрытой части ключа ПЭП (например, пароля в паре “логин-пароль” или СМС-кода, присланного на телефон).

Во многих информационных системах пользователь должен сначала подтвердить свою личность во время визита к оператору систему, чтобы его ПЭП в будущем имела юридическую силу. Например, для получения подтвержденной учетной записи на портале Госуслуг, нужно лично прийти в один из центров регистрации с документом, удостоверяющим личность.

Неквалифицированная электронная подпись, или НЭП

Усиленная неквалифицированная электронная подпись (далее — НЭП) создается с помощью программ криптошифрования с использованием закрытого ключа электронной подписи. НЭП идентифицирует личность владельца, а также позволяет проверить, вносили ли в файл изменения после его отправки.  

Человек получает в удостоверяющем центре два ключа электронной подписи: закрытый и открытый. Закрытый ключ хранится на специальном ключевом носителе с пин-кодом или в компьютере пользователя.  

С помощью закрытого ключа владелец генерирует электронные подписи, которыми подписывает документы. Открытый ключ электронной подписи связан с закрытым ключом ЭП и предназначен для проверки подлинности ЭП. Открытый ключ доступен всем, с кем его обладатель ведет ЭДО.

Соответствие открытого ключа владельцу закрытого ключа прописывается в сертификате электронной подписи, который также выдается удостоверяющим центром.

Требования к структуре неквалифицированного сертификата не установлены в федеральном законе № 63-ФЗ “Об электронной подписи”.

При использовании НЭП сертификат можно не создавать.

Квалифицированная электронная подпись, или КЭП

Усиленная квалифицированная электронная подпись — самый регламентированный государством вид подписи. Так же, как и НЭП, она  создается с помощью криптографических алгоритмов и базируется на инфраструктуре открытых ключей, но отличается от НЭП в следующем:

  • Обязательно имеет квалифицированный сертификат в бумажном или электронном виде, структура которого определена приказом ФСБ России № 795 от 27.12.2011.
  • Программное обеспечение для работы с КЭП сертифицировано ФСБ России.
  • Выдавать КЭП может только удостоверяющий центр, который аккредитован Минкомсвязи России.

Зачем нужна электронная подпись и как ее получить

Электронная подпись

Электронная подпись в соответствии с  Федеральным законом от 06.04.

2011 «Об электронной подписи» — это информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

На практике это выглядит следующим образом: файл документа, рядом с которым прикреплен другой файл с таким же названием, но в незнакомом нам формате.

В каких случаях используется электронная подпись?

— При наличии в организации электронного документооборота.

— При сдаче отчетности (налоговая, страховая, пенсионный фонд) в электронном виде.

— При принятии участия в электронных торгах.

— При подаче документов в Арбитражный суд через сайт Мой арбитр.

— При получении госуслуг физическими лицами с помощью интернета (подача декларации).

Во всех случаях, использование электронной подписи сокращает время на получение информации, уменьшает трудозатраты и, в конечном счете, экономит деньги.

Какие бывают виды электронной подписи?

В соответствии с  Федеральным законом от 06.04.2011 «Об электронной подписи» электронная подпись бывает двух видов: простая электронная подпись и  усиленная электронная подпись.

Усиленная делится на квалифицированную и неквалифицированную.

Простая используется только физическими лицами.

При использовании квалифицированной подписи необходимо обращаться к удостоверяющему центру, поэтому большинство организаций используют усиленную неквалифицированную подпись.

Читайте также  Какой устав определяет предназначение порядок организации

Согласно Федеральному закону от 06.04.

2011 «Об электронной подписи» электронный документ, подписанный простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно. При этом между участниками электронного взаимодействия обязательно должно быть заключено соответствующее соглашение.

Усиленная квалифицированная подпись является аналогом собственноручной подписи и печати на бумажном документе.

Налоговая, пенсионная, страховая службы признают юридическую силу только тех документов, которые подписаны квалифицированной электронной подписью.

При обмене документами между организациями с применением электронной подписи используются следующие виды документов:

  • письма;
  • договоры;
  • счета;
  • товарные накладные;
  • товарно-транспортные накладные;
  • акты выполненных работ и оказания услуг;
  • акты сверки взаиморасчетов;
  • счета-фактуры.

Как получить электронную подпись?

В соответствии с действующим законодательством электронную подпись можно получить только в аккредитованных удостоверяющих центрах. В них создаются средства электронной подписи и сертификаты ключей проверки.

В России около 300 удостоверяющих центров. Для получения электронной подписи и квалифицированного сертификата необходимо обратиться в один из них.

Процедура получения электронной подписи состоит из четырех шагов.

  1. Выбор центра регистрации и заполнение заявки (есть на сайте). В течение определенного времени (1 рабочий день) оператор центра связывается с заявителем для уточнения деталей и дальнейших действий.
  2. По электронной почте заявитель получает счет на оплату и анкету. В анкете необходимо указать достоверные данные для изготовления электронной подписи и сертификата, и передать ее в центр выдачи. Чтобы ускорить весь процесс, нужно заранее подготовить сканированные копии документов и своевременно оплатить счет.
  3. Передача сканированных документов и копии счета оплаты, заверенной банком, в центр для проверки.
  4. Изготовление электронной подписи занимает до 3 дней. Для получения электронной подписи и квалифицированного сертификата необходимо подойти в центр выдачи, и иметь при себе оригиналы документов и счет оплаты.

Документы, необходимые для получения электронной подписи юридическому и физическому лицу>>

«,»author»:»ÐÐ²Ñ‚ор: Инна»,»date_published»:»2015-01-22T00:00:00.000Z»,»lead_image_url»:»http://2.bp.blogspot.com/-99V5L4l7f7M/VMFE1MTX15I/AAAAAAAAAZk/rkh-yp5lEAc/w1200-h630-p-k-no-nu/%D0%BA%D0%B0%D1%80%D1%82%D0%B8%D0%BD%D0%BA%D0%B0_%D1%8D%D1%86%D0%BF.jpg»,»dek»:null,»next_page_url»:null,»url»:»http://www.docdelo.ru/2015/01/electronnaya-podpis.html»,»domain»:»www.docdelo.ru»,»excerpt»:»Ð—ачем нужна электронная подпись? Какие виды электронной подписи существуют? Что необходимо для получения электронной подписи? Узнайте это и многое другое на docdelo.ru!»,»word_count»:463,»direction»:»ltr»,»total_pages»:1,»rendered_pages»:1}

Источник: http://www.docdelo.ru/2015/01/electronnaya-podpis.html

Электронная подпись — использование на практике

В начале апреля 2011 года вступил в силу Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи», который пришел на смену № 1-ФЗ от 10 января 2002 года «Об электронной цифровой подписи».

В соответствии с новым законом общепринятый термин «электронная цифровая подпись» заменяется на «электронную подпись». Уже сейчас аббревиатура ЭЦП постепенно вытесняется новой ЭП.

Тем не менее, потребуется достаточно много времени для полной замены понятия ЭЦП.

Рассмотрим, что же такое электронная подпись и как ее можно использовать.

Для начала рассмотрим определение.

Электронная подпись — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию (ст. 2 Федерального закона № 63-ФЗ от 08.04.2011). Главное назначение электронной подписи — подтверждать авторство документов и гарантировать их неизменность после подписания.

Электронные подписи в области использования делятся на виды. Это простая электронная подпись и усиленная. Последнюю, в свою очередь, разделяют на усиленную неквалифицированную и усиленную квалифицированную.

В соответствии с Федеральным законом, простой электронной подписью является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.

Неквалифицированная электронная подпись — это электронная подпись, которая:

  • получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;
  • позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;
  • позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;
  • создается с использованием средств электронной подписи.

Квалифицированной электронной подписью признается электронная подпись, которая соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи и следующим дополнительным признакам:

  • ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;
  • для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с настоящим Федеральным законом.

Далее постараемся разобрать конкретные примеры, когда электронная подпись может быть использована в электронном документообороте предприятия, какие преимущества можно получить, а также какие проблемы могут возникать и каковы возможные пути их решения.

Примеры использования электронной подписи / электронной цифровой подписи

Существующие системы электронного документооборота отличаются по своим возможностям и функциональным решениям.

Поэтому для того, чтобы сделать рассматриваемые примеры наиболее конкретными, мы опираемся на опыт решения ситуаций, которые встречались на предприятиях в процессе внедрения корпоративной системы электронного документооборота DIRECTUM.

Цифровая подпись в служебных записках

Это, пожалуй, самый распространенный элемент внутреннего документооборота предприятия. При бумажном документообороте автор служебной записки вынужден самостоятельно пройти всех заинтересованных лиц и собрать нужные подписи, возможно, вплоть до конкретного исполнителя.

Служебные записки — одни из первых кандидатов на то, чтобы «исчезнуть» с бумаги. При использовании СЭД, инициатор может создать документ, подписать его цифровой подписью и отправить руководителю.

В свою очередь, руководитель может отправить документ дальше на исполнение, либо выпустить и подписать отдельный документ, связанный со служебной запиской.

Таким образом, инициатор в любой момент времени может отследить текущее состояние по своему документу.

На первый взгляд может показаться, что цифровая подпись — лишний атрибут документа, и все можно отрегулировать правами доступа.

Но в системе электронного документооборота всегда присутствует администратор, который имеет полные права на все документы (конечно, система отследит, что документ был изменен, но что именно изменили отследить практически невозможно). И если высшее руководство уверено в том, что текст написан инициатором, и утверждено именно это содержание документа, то от использования цифровой подписи можно и отказаться. Но в случае наличия данных рисков, цифровая подпись будет незаменима.

Согласование цифровой подписью договора

Как правило, этот процесс в бумажном виде представляет собой подписание листа согласования, приложенного к документу.

При сложной цепочке согласований и большом количестве инстанций процесс подписания договорных документов будет сложным, длительным, а количество накладок и ошибок будет велико.

Благодаря использованию возможностей workflow и типовых маршрутов, согласование договора в СЭД происходит в строго определенной последовательности (задается для каждой категории договорных документов) с контролем сроков этапов согласования. В процессе согласования используется ЭЦП, позволяющая визировать и утверждать договорные документы. Использование ЭЦП гарантирует как неизменность подписанного документа, так и авторство подписи на электронном документе.

Использование ЭЦП в территориально-удаленных подразделениях

Некоторые предприятия, имеющие удаленные подразделения и филиалы, уже используют электронную почту для передачи документов (приказов, распоряжений и т. п.). Как правило, это выглядит следующим образом:

  • документ создается в электронном виде;
  • печатается;
  • подписывается руководителем;
  • сканируется;
  • отправляется по электронной почте;
  • в удаленном подразделении вновь печатается.

При использовании системы электронного документооборота, имеющей средства распределенной работы и цифровой подписи, процесс можно существенно упростить, сократив количество переводов документов из одного формата в другой:

  • документ создается в электронном виде;
  • подписывается цифровой подписью;
  • отправляется средствами системы исполнителям;
  • исполнитель получает подписанный цифровой подписью документ.

Возможные проблемы ЭЦП и пути их решения

Рассмотрим ситуации, которые могут возникнуть на практике.

Цепочка «Руководитель — Секретарь — Компьютер»

Есть ситуации, нередкие для большинства предприятий, когда руководитель не использует в своей работе компьютер постоянно.

Зачастую у руководителя просто нет времени на поиск документов, оформление заданий и анализ невыполненных поручений, даже если это оптимизировано в электронном виде. Для выполнения всех этих функций у него есть секретарь.

Хотя в нужный момент руководитель при желании может обратиться к системе электронного документооборота и найти необходимый документ или задание.

Кроме того, есть такие документы, где нужна подпись на бумажном экземпляре.

Этот процесс может занимать у руководителя некоторое время, а если добавить еще и функцию дублирования подписи на электронном документе — ЭЦП, то о рациональности использования времени руководителя можно и не говорить. Тем не менее, стоит заметить, что возможности СЭД намного превосходят эти затраты на дублирующие действия.

Не вижу подписи — значит ее нет

Конечно, психологический фактор сбросить со счетов нельзя.

Человеку, привыкшему видеть на документе подпись руководителя, непросто будет привыкнуть только к информации об ЭЦП в СЭД.

И вполне возможно, что первое время сотрудники будут требовать копии бумажных документов. Для устранения этой ситуации требуется только время и воля руководства.

Удостоверяющий центр ЭЦП

Если даже ЭЦП используется только внутри предприятия, должен быть создан удостоверяющий центр (или можно воспользоваться услугами внешних центров), т. е. орган, выдающий ключи (сертификаты) ЭЦП и обеспечивающий их достоверность.

Данную задачу можно решить просто. Для этого необходимо обучить администраторов работе со средствами ЭЦП, наделить их соответствующими полномочиями, определить порядок выдачи и отзыва ключей ЭЦП в соответствующих инструкциях.

Вопрос доверия

Очень многое в СЭД основывается на доверии лицам, выполняющим определенные операции. Но это совершенно нормально, поскольку оно необходимо и при бумажном документообороте. Правда, в этом случае бумажный документооборот регулируется определенными общепринятыми правилами.

Например, юридическую силу имеет только документ, скрепленный подписью и печатью. Подписывать документы могут только определенные лица, печати изготавливают специализированные фирмы, которые отвечают за их уникальность.

Но подделать подпись и печать на бумаге гораздо проще, чем электронно-цифровую подпись.

Для того, чтобы урегулировать их хотя бы внутри предприятия, необходимо принять «Положение об электронном документообороте предприятия» и разработать комплект инструкций для пользователей, администраторов и сотрудников удостоверяющего центра.

Целью данного Положения будет являться регламентация по применению в организации документов в электронной форме с использованием корпоративной системы электронного документооборота.

Другими словами — это принимаемые внутри предприятия правила работы с электронными документами.

В Положении, например, некоторые внутренние документы, с электронно-цифровой подписью, могут быть приравнены к бумажным документам, подписанным руководителем и т. д.

Сейчас для ряда видов документов, например, для счетов-фактур такое Положение с конкретными правилами ведения документооборота уже существует.

А что касается межкорпоративного и межведомственного документооборота, то в большинстве случаев этот обмен регламентирован, в том числе оператором систем обмена электронными документами.

Определенным шагом на пути повышения доверия к документам, подписанным электронно-цифровой подписью, может также стать использование сертифицированных средств.

Так стоит ли использовать электронно-цифровую подпись?

Так что же получает предприятие, используя систему электронного документооборота с применением электронно-цифровой подписи?

  • Возможность сократить бумажный документооборот за счет перевода части внутренних документов в электронный вид.
  • Ускорить прохождение документов за счет перевода движения документа в электронный формат.
  • Возможность не только быстро находить исходящие и внутренние документы и просматривать их содержимое, но и определять их юридический статус по электронно-цифровой подписи.
  • Новые возможности межкорпоративного обмена юридически значимыми электронными документами.

Несомненно, по мере развития межкорпоративного документооборота будут разрабатываться новые стандарты и новые регламенты.

Например, на данный момент уже существует обмен юридически значимыми электронными документами для части видов документов: первичные учётные документы, счета-фактуры, договора и прочие документы по сделкам. Так что масштабный переход к электронному документообороту уже очень близок.

И есть смысл начать привыкать к этому новому средству — электронно-цифровой подписи — внутри предприятия, чтобы уверенно начать его использовать в работе с партнерами.

Источник: https://www.directum.ru/blog-post/869

Понравилась статья? Поделить с друзьями: