Какая организация является разработчиком унифицированных форм

ИОУ: УСД. Проектирование унифицированных форм документов

Какая организация является разработчиком унифицированных форм

Цель занятия – изучение методики создания формуляра-образца для проектирования унифицированных форм документов и получение практических навыков разработки унифицированных форм документов.

В результате выполнения лабораторного задания студенты должны:

• знать требования нормативных и организационно-методических документов к построению формуляра-образца и унифицированных форм документов;

• уметь проектировать на основе результатов обследования документооборота и задач управления формуляры-образцы унифицированных форм документов;

• приобрести навыки разработки унифицированных форм документов на основе формуляра-образца.

Теоретическая часть

Для успешного выполнения всего комплекса работ при создании унифицированных систем документации (УСД) выполняются следующие стадии их разработки:

1 — стадия – организация разработки УСД, обследование документооборота по данной УСД, составление технического задания.

Работа начинается с того, что министерство назначает из состава своих подчиненных организаций головную организацию, ответственную за все стадии создания УСД.

Головная организация с помощью организаций-соисполнителей проводит обследование документооборота по данной УСД. Определяется перечень функций управления, для решения которых необходимо унифицировать формы документов.

На каждый комплект документации, реализующий определенную управленческую функцию, составляется матрица. Матрица представляет собой таблицу.

В заголовки столбцов записываются наименования документов, а в заголовки строк – все реквизиты всех документов. На пересечении строк и столбцов отмечается наличие данного реквизита в конкретном документе.

Анализ матрицы позволяет сделать вывод о дублировании показателей в документах, сформулировать предложения по составлению оптимальных форм документов.

Если при обследовании выявлены формы документов, не входящие в ОКУД, отраслевые классификаторы или табели документов предприятий, то на эти формы составляется карточка документа. В заголовочную часть карточки документа заносятся:

  • наименование документа,
  • название организации-автора документа,
  • название организации-адресата,
  • предполагаемые наименование и код класса формы по ОКУД (или по отраслевому классификатору, или по табелю предприятия),
  • предполагаемые наименование и код подкласса формы по ОКУД (или по отраслевому классификатору, или по табелю предприятия).

Основная часть карточки документа представляет собой таблицу, куда заносятся координаты всех реквизитов по конструкционной сетке (ГОСТ 6.10.5-87), причем указывается как начальная, так и конечная координаты.

По результатам обследования головная организация разрабатывает техническое задание на разработку УСД. Техническое задание должно быть согласовано с Росстандартом и утверждено министерством (ведомством).

2 — стадия – разработка проектов УСД, формуляров-образцов, форм документов. При создании унифицированных систем документации должны быть разработаны:

  • унифицированные формы документов (УФД), которые после утверждения включаются в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);
  • нормативные и методические материалы, регламентирующие порядок оформления, согласования, утверждения, внедрения и ведения УСД.

Собранный на 1-й стадии массив карточек документов, форм документов с инструкциями по их заполнению анализируется и обобщается. Проверяется соответствие реквизитов позициям ОКУД и других классификаторов.

На основе анализа проводится унификация терминологии, создается обновленный массив реквизитов, содержащий только унифицированные показатели. В новый массив реквизитов включаются также реквизиты унифицированных форм.

Причем реквизиты заносятся в следующей последовательности: общие для всех документов системы, общие для отдельных видов документов, оставшиеся реквизиты. Кроме того, составляется таблица форматов всех форм документов, применяемых в системе.

В результате анализа реквизитов и форматов документов намечаются возможные пути разработки формуляра-образца.

При построении формуляра-образца необходимо определить совокупность реквизитов, которые будут включены соответственно в следующие части унифицированных форм документов – заголовочную, содержательную, оформляющую.

Реквизиты, помещаемые в заголовочной части, должны давать полное представление о виде документа.

Реквизиты оформляющей части документа содержат даты составления, утверждения, согласования документа, а также визы, наименования должностей лиц, подписавших документ, личные подписи, их расшифровку. Они обеспечивают юридическую силу документа.

Затем реквизиты переносятся на поле конструкционной сетки, намеченное для формуляра-образца. Для сокращения количества возможных вариантов размещения реквизитов необходимо учитывать следующие требования:

  • размещать реквизиты по убывающей частоте их применения в отдельных документах системы;
  • размещать реквизиты на тех участках формата, на которых нанесены подобные или близкие по значению реквизиты в других, уже принятых формулярах-образцах;
  • размещать на одной и той же площади те реквизиты, которые одновременно не могут применяться в одном и том же документе;
  • размещать реквизит на формуляре-образце недалеко от места его расположения в традиционных документах и т. д.

На основе полученных формуляров-образцов разрабатываются формы унифицированных документов.

Сформулируем полный объем требований, которые необходимо учитывать при разработке унифицированных форм документов, позволяющих обрабатывать информацию как традиционными, так и автоматизированными методами:

1) каждый документ должен содержать минимальное, но достаточное количество информации для полного отражения события, которое он описывает;

2) расположение показателей в документах должно быть подчинено логической последовательности и обеспечивать удобство их заполнения и использования;

3) формы документов должны быть построены с использованием минимально возможных форматов бумаги, предусмотренных соответствующим стандартом, размеры строк и граф должны обеспечивать четкость и ясность всех записей;

4) формы документов и порядок их составления должны предусматривать максимальные возможности для применения средств автоматизации инженерного и управленческого труда, а также удобство использования их человеком;

5) реквизиты в документах должны быть, как правило, закодированы в соответствии с общероссийскими классификаторами ТЭСИ, при их отсутствии – кодами локальных классификаторов, зарегистрированных в установленном порядке.

Задание для самостоятельной работы

1. По ГОСТ 6.10.5–87 и теоретической части настоящего практического занятия изучить требования к построению формуляра-образца и унифицированных форм документов.

2. Разработать на конструкционной сетке формуляр-образец для проектирования документов по проведению научно-исследовательских и опытно- конструкторских работ (НИОКР), для чего:

2.1. Составить подробный перечень общих реквизитов для 3-х документов: «Смета затрат на проведение НИОКР», «Расшифровка статьи затрат «Прочие расходы»» и «Календарный план выполнения НИОКР».

Примечания к п.2.1.

1) Во всех документах подразумевается наличие Содержательной части как общего реквизита.

2) Реквизиты в перечень заносятся в следующей последовательности: реквизиты исполнителя, реквизиты заказчика, реквизиты заголовочной части и последний реквизит – Содержательная часть документа.

3) Изображение печати представляет собой круг диаметром около 40 мм. Место для печати должно учитывать этот размер.

4) Перечень должен быть пронумерован.

Таким образом, в результате этой работы должен получиться Перечень реквизитов в виде:

  1. Гриф утверждения исполнителя (слово «УТВЕРЖДАЮ»).
  2. Слово «ИСПОЛНИТЕЛЬ:»
  3. Название предприятия–исполнителя.
  4. Название должности руководителя предприятия–исполнителя.
  5. Место для подписи руководителя предприятия–исполнителя.
  6. Инициалы и фамилия руководителя предприятия–исполнителя.
  7. Место для даты подписи исполнителя.
  8. Место для печати исполнителя.
  9. ………

……………

20. Номер проекта – постоянная часть (слово «Проект №»).

21. Номер проекта – переменная часть.

22. Содержательная часть.

2.2. Разместить реквизиты на конструкционной сетке с учетом требований стандарта и теоретической части настоящего практического занятия. Зоны каждого реквизита обвести на конструкционной сетке карандашом.

Внутри зон постоянных реквизитов записывается сам реквизит, внутри зоны переменного реквизита либо пишется (если умещается) наименование переменного реквизита, например, «Название темы», либо – ее номер, например, «Зона 3».

Читайте также  Что такое компенсационные выплаты в бюджетных организациях

На левом (белом, без сетки) поле полученного формуляра-образца отметить зоны заголовочной, содержательной и оформляющей частей документа. Обратить внимание на то, что в документах имеющих только утверждающие подписи оформляющая часть оказывается выше заголовочной.

3. Спроектировать на основе формуляра-образца унифицированную форму документа: Календарный план выполнения НИОКР.

4. Составить инструкцию по заполнению разработанной унифицированной формы документа. Обычно в инструкциях разъясняются только те реквизиты, при заполнении которых могут возникать определенные сложности, либо есть опасность, что в реквизит впишут недостаточный объем информации.

При составлении инструкции к календарному плану следует иметь в виду, что этот документ не единичный, а входит в состав целого комплекса документов, где главным является договор.

Следовательно, содержание реквизитов «Название темы», «Наименование работ по основным этапам» должны полностью соответствовать соответствующим реквизитам договора, соглашения, допсоглашения и т.д. В графе «Сроки выполнения» указываются как начало работы, так ее окончание.

В графе «Формы и вид отчетности» должен быть приведен исчерпывающий перечень отчетных документов.

Контрольные вопросы

1. Что такое конструкционная сетка?

2. Что такое формуляр-образец и для чего он служит?

3. Из каких частей состоит формуляр-образец?

4. Какие требования предъявляются к проектируемому формуляру- образцу?

5. В чем заключается содержание инструкций по заполнению унифицированных форм документов?

Источники и литература

1. ГОСТ 6.10.5–87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца.

2. Лямин Б.Н., Марков И.П., Саков А.А. Унифицированные системы документации для АСУ /Под ред. Ткаченко В.В. – М., Издательство стандартов, 1979. – 176 с.

3. Костомаров М.Н. Унификация и стандартизация документов управления / Секретарское дело, 2001, №4. – С.28–32.

4. Саков А.А. Унификация управленческой документации и общесоюзные классификаторы. – М., Экономика, 1982. – 168 с.

  • МЕТАДАННЫЕ ДИСТАНЦИОННОГО КУРСА
  • Модуль 1.
  • Модуль 2
  • Модуль 3
  • Модуль 4
  • Дополнительные материалы

Пропустить Навигация

Источник: https://lms.kgeu.ru/mod/page/view.php?id=58303

Первичные учетные документы: форма имеет значение

1. Для чего нужны первичные учетные документы и что будет в случае их отсутствия.

2. Что учесть при разработке собственных форм первичных документов.

3. В каких случаях применение унифицированных форм обязательно.

Как известно, действующий в настоящее время закон о бухгалтерском учете (№ 402-ФЗ) не содержит требования об обязательном применении унифицированных форм первичных учетных документов.

То есть организациям и предпринимателям предоставлено право самостоятельно разрабатывать формы первичных документов с учетом своих потребностей и особенностей деятельности. Однако такое право кроет немало «подводных камней».

Например, все первичные документы, в том числе самостоятельно разработанные, должны отвечать определенным требованиям, а некоторые документы должны составляться только по унифицированным формам в силу других федеральных законов.

Знать о таких нюансах оформления первичных документов необходимо как при составлении своих документов, так и при принятии документов контрагентов, ведь первичные учетные документы – это фундамент, на котором строится не только бухгалтерский, но и налоговый учет. Как сделать этот фундамент надежным – разберемся в этой статье.

Для чего нужны первичные учетные документы

Для начала, давайте вспомним, для чего в принципе нужны первичные учетные документы, и почему так важно уделять внимание правильности их оформления.

Как сказано в Законе № 402-ФЗ, каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9).

При этом под фактом хозяйственной жизни понимается любое событие, операция, сделка, которые оказывают или могут оказать влияние на финансовое состояние экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств.

К фактам хозяйственной жизни относятся, например, приобретение основного средства и начисление амортизации по нему, начисление заработной платы работникам и ее выплата и т.д. Таким образом, практически все бухгалтерские записи должны быть основаны на соответствующих первичных учетных документах.

В налоговом учете первичные документы также играют важную роль: согласно положениям НК РФ, расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты налогоплательщика.

То есть наличие первичных учетных документов является одним из оснований для признания расходов а, соответственно, для исчисления налоговой базы по налогу на прибыль (или по УСН «доходы-расходы»).

Отсутствие первичных документов рассматривается НК РФ как грубое нарушение правил учета доходов и расходов, объектов налогообложения, за которое предусмотрен штраф (ст. 120 НК РФ):

  • от 10 до 30 тыс. руб. – если отсутствие первичных документов не привело к занижению налоговой базы;
  • от 40 тыс. руб. до 20% суммы неуплаченного налога – если отсутствие документов привело к занижению налоговой базы.

Кроме того, отсутствие первичных документов может служить основанием для привлечения должностных лиц к административной ответственности за грубое нарушение правил бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности в виде штрафа от 2 до 3 тыс. руб. (ст. 15.11 КоАП РФ). Грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности считается:

  • занижение сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10% вследствие искажения данных бухгалтерского учета;
  • искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10%.

Из всего вышесказанного следует два основных вывода:

1. первичные учетные документы должны иметься в наличии;

2. первичные учетные документы должны быть оформлены надлежащим образом.

Если с первым требованием все понятно, то на втором, касающемся правильности оформления первичных учетных документов, следует остановиться подробнее.

Дело в том, что в соответствии с действующим Законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ, формы применяемых первичных документов определяет сам руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Возможны следующие варианты установления форм первичных документов:

  • использование унифицированных форм первичных документов;
  • использование самостоятельно разработанных форм первичных документов (полностью самостоятельно разработанных, либо созданных путем внесения изменений в унифицированные формы);
  • возможно также сочетание этих двух вариантов в отношении разных документов. Например, использование самостоятельно разработанных форм бухгалтерской справки и акта на списание материалов и унифицированных форм всех остальных документов.

! Какой бы вариант применения форм первичных документов ни был выбран, его необходимо отразить либо в самой учетной политике для целей бухгалтерского и налогового учета, либо в отдельном приказе.

При этом самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов обычно приводятся в приложении, если же используются унифицированные формы – делается ссылка на соответствующий документ (Постановление Госкомстата).

Если применяемые формы первичных учетных документов не утверждены руководителем, то в случае проверки инспекторы могут посчитать, что документы составлены по неустановленной форме, то есть с нарушением норм законодательства, и, соответственно, не являются основанием для принятия расходов.

Самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов

При разработке собственных форм первичных учетных документов возможны два варианта:

  • полностью самостоятельно разработанная форма;
  • форма, разработанная на основе имеющейся унифицированной формы (например, путем удаления или добавления реквизитов).

В любом случае, получившаяся в итоге форма первичного учетного документа должна содержать следующие обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ:

  • наименование и дата составления документа;
  • наименование экономического субъекта, составившего документ;
  • содержание факта хозяйственной жизни;
  • величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  • подписи, фамилии (с инициалами), а также должности лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за ее оформление, либо лиц, ответственных за оформления свершившегося события. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, так же, как и формы документов, должен утверждаться руководителем.
Читайте также  Что проверяет Минюст у некоммерческих организаций

! Обратите внимание: Закон № 402-ФЗ не относит к обязательным реквизитам проставление оттиска печати на первичном документе. Поэтому включать этот реквизит в форму документа или нет – выбор самой организации.

Организациям, которые отказались от использования круглой печати (такое право предоставлено Федеральным законом от 06.04.2015 № 82-ФЗ) целесообразно исключить этот реквизит из всех применяемых форм первичных учетных документов.

Для некоторых документов приведенный перечень обязательных реквизитов может быть расширен

Источник: http://buh-aktiv.ru/pervichnye-uchetnye-dokumenty-forma-imeet-znachenie/

Самостоятельно разрабатываете «первичку»? Учтите требования закона

У каждой компании есть право самостоятельно разрабатывать формы первичных учетных документов. Разберем, как сделать это правильно.

У компаний есть право самостоятельно разрабатывать формы первичных учетных документов (п. 9 Закона № 402-ФЗ).

 С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению (Информация Минфина России № ПЗ-10/2012).

Обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов. Например, организации не имеют права самостоятельно разрабатывать приходные и расходные кассовые документы — их необходимо применять только по унифицированным формам.

Разобрались: отдельные первичные учетные документы можно разработать самостоятельно. Самое главное, в этом процессе – не навредить! Ведь «первичка» всегда была объектом пристального внимания контролирующих органов.

Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на курсах повышения квалификации в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».

Требования к первичным учетным документам

При самостоятельной разработке «первички» обратите внимание на следующие моменты:

  1. Формы самостоятельно разработанных первичных учетных документов, также как и унифицированные формы, должны быть утверждены руководителем организации.
  2. Самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов, также как и унифицированные формы, следует закрепить в учетной политике.
  3. При самостоятельной разработке первичного учетного документа за основу можно взять унифицированные формы.
  4. Каждый первичный документ должен содержать обязательные реквизиты, поименованные в п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ:
  • наименование документа; 
  • дата составления документа;
  • наименование экономического субъекта, составившего документ;
  • содержание факта хозяйственной жизни;
  • величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  • наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
  • подписи лиц, предусмотренных пунктом 6, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Ольга Букина, аудитор:

«Сейчас форму документов и порядок их заполнения организация определяет самостоятельно. Поэтому первичный документ можно назвать как угодно (накладная, требование-накладная, акт, ведомость и т. д.). Иногда бухгалтеры задают вопрос: «Как мне это назвать: ведомость или ведомость на списание?».

Как хотите, так и называйте. Наименование субъекта, составившего документ, может быть краткое или полное. Главное, чтобы было понятно, что это вы. Если документ оформляется по месту нахождения филиала, вы можете также через запятую указать наименование филиала или обособленного подразделения».

Печать на первичных документах: нужна или нет?

У вас может возникнуть вопрос: а должен ли быть в первичном документе такой реквизит, как печать? Ведь в перечне реквизитов он отсутствует. 

Да, отсутствует. И это значит, что такое поле, как «М.П.» (место печати) можно не предусматривать. Но устроит ли это ваших контрагентов? Возможно, нет. Поэтому в тех формах «первички», которые вы будете передавать контрагентам, лучше все-таки предусмотреть поле «М.П.». 

При этом будьте внимательны, перечень реквизитов по некоторым первичным учетным документам может быть расширен иными нормативными актами.

Не проще ли принять унифицированные формы?

При принятии решения о самостоятельной разработке первичного учетного документа определитесь: не усложнит ли это вашу работу, не будет ли данная форма вступать в противоречие с другими нормативными документами или с бухгалтерской программой, в которой вы ведете учет.

Ответы лектора на самые популярные вопросы по оформлению первичных учетных документов читайте в статье Первичные документы: что надо знать бухгалтеру.

Рекомендуем видеолекцию в Контур.Школе «Как оформить первичные документы при транспортных перевозках».

Источник: https://school.kontur.ru/publications/240

Общероссийский классификатор

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве.

Общероссийский классификатор управленческой документации разработан взамен Общесоюзного классификатора управленческой документации (1 89 012) на территории Российской Федерации.

ОКУД предназначен для решения следующих задач:

регистрация форм документов;

упорядочения информационных потоков в народном хозяйстве;

сокращения количества применяемых форм;

исключения из обращения неунифицированных форм документов;

обеспечения учета и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации;

контроля за составом форм документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления;

рациональной организации контроля за применением унифициро-

ванных форм документов.

Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утверждаемые  министерствами (ведомствами) Российской Федерации -разработчиками унифицированных систем документации (УСД).

В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в унифицированные системы документации.

Код унифицированной формы документа (код) состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ).

В ОКУД принята иерархическая классификация с тремя ступенями.

Каждая позиция классификатора состоит их двух блоков:

блока идентификации;

блока наименований объекта классификации.

Идентификация унифицированной формы проводится через классификацию.

Структура кодового обозначения унифицированной формы документа по ОКУД:

XX XX XXX X
Класс форм
Подкласс форм
Регистрационный номер
Контрольное число

Пример кодового обозначения унифицированной формы документа по ОКУД: 09010046 Расчетная ведомость по страховым взносам в Пенсионный фонд

09 01 004 6
Унифицированная система документации Пенсионного фонда
Документация по учету и распределению средств
Расчетная ведомость по страховым взносам в Пенсионный фонд
Контрольное число

В кодовом обозначении унифицированной формы документа отражены следующие признаки классификации: первый и второй знаки (класс форм) — принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей системе документации; третий и четвертый знаки (подкласс форм) — общность пользования;  пятый,  шестой и седьмой знаки — регистрационный номер унифицированной  формы документа внутри подкласса; восьмой знак — контрольное число.

Для Унифицированной системы первичной учетной документации в документации по учету сельскохозяйственной продукции и сырья пятый знак (вид формы) — общность учетных операций; шестой и седьмой знаки — регистрационный номер унифицированной формы документа внутри вида.

Блок наименований объекта классификации представляет собой запись наименования конкретной унифицированной формы документа.

С целью обеспечения преемственности обозначений унифицированных форм документов, сложившихся в органах государственной статистики, в унифицированных системах первичной учетной документации (03 класс) и отчетно-статистической документации (06 класс) приводится также «Индекс», а для отчетно-статистической документации и «Периодичность» представления унифицированных форм документов.

Согласно постановлению Правительства Российской Федерации от 8 июля 1997 г.

№ 835 «О первичных учетных документах» заинтересованным федеральным органам исполнительной власти предоставлено право по согласованию с Госкомстатом России на базе унифицированных форм первичной учетной документации разрабатывать и внедрять специализированные формы первичных учетных документов в организациях, находящихся в сфере их деятельности. В создаваемых на основе настоящего общероссийского классификатора отраслевых (ведомственных) классификаторах для указанных специализированных форм первичных учетных документов должны использоваться в подклассах класса 03 «Унифицированная система первичной учетной документации» серии кодов 700-999, а в видах форм — серии кодов 70-99.

Читайте также  Какие документы относятся к учредительным документам организации

Коды ОКУД подлежат простановке в унифицированных формах документов.

Классы с 60-го по 79-й включительно, не приведенные в ОКУД, выделены для унифицированных систем документации Вооруженных Сил Российской Федерации.

Регистрацию унифицированных форм документов этих систем осуществляет Генеральный штаб Вооруженных Сил Российской Федерации в установленном им порядке.

В создаваемых на основе настоящего общероссийского классификатора  отраслевых (ведомственных) классификаторах при необходимости введения в эти классификаторы дополнительных классов для их кодирования должна использоваться серия кодов 80-99.

Вновь разработанные унифицированные формы документов, входящие в УСД, подлежат регистрации во ВНИИКИ Госстандарта России путем включения их в ОКУД.

Система ведения ОКУД предусматривает взаимодействие ВНИИКИ Госстандарта России с организациями (подразделениями) министерств и ведомств России, ответственных за разработку и утверждение УСД.

Источник: https://classif.spb.ru/classificators/doc/view.php?id=97

Обязательны ли унифицированные формы?

Большинство кадровиков оформляют кадровые приказы по унифицированным формам, так как считают, что такой порядок не вызовет нареканий при проверках.

Но многие считают, что в кадровом деле унифицированные формы носят лишь рекомендательный характер и не обязательны к применению.

Разобраться в этом вопросе нам поможет начальник Департамента трудовых отношений и государственной гражданской службы Светлана ПЕТРОВА.

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, привычные для всех «формы Т», были утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

В самом постановлении Госкомстата было заявлено, что оно принято «в целях реализации требований Трудового кодекса», а также подчеркнуто, что формы согласованы с Минфином и Минтрудом России. Таким образом, создатели попытались отразить и учесть в унифицированных формах все изменения трудового законодательства на тот момент.

В настоящее время многие неправильно трактуют письмо Министерства юстиции [1] о том, что указанное постановление признано не нуждающимся в государственной регистрации и, следовательно, не обязательно для применения.

Делать такой вывод по этой причине было бы неправильно. Объясним почему.

Не нужно ассоциировать понятие о документе «не нуждающийся в государственной регистрации» с понятием «не обязательный для применения» или «не имеющий юридической силы».

Дело в том, что, согласно законодательству [2], часть нормативно-правовых актов требуют обязательной государственной регистрации, а часть в таковой не нуждаются, но при этом имеют такую же юридическую силу, как и зарегистрированные.

В соответствии с пунктом 2 постановления Госкомстата унифицированные формы первичной учетной документации распространяются на организации независимо от формы собственности. К сожалению, порядок их распространения и ответственность за его невыполнение законодательством не определены.

Определим преимущества

Бесспорным является тот факт, что для специалистов кадровых служб применение унифицированных форм имеет ряд существенных преимуществ. Основное преимущество в том, что у проверяющих инспекторов труда не возникает лишних претензий к ведению кадровых документов.

Другое не менее важное преимущество в том, что у кадровиков сокращается время на составление и оформление документов.

Всем кадровикам известно, как тяжело разработать самостоятельно формы кадровых приказов, не унифицированных стандартом.

Часто на практике возникают сложности именно с такими приказами — о смене фамилии, о дисциплинарном взыскании.

Каковы недостатки?

Теперь давайте постараемся понять, что же не нравится кадровикам в унифицированных формах? Обычно недовольство кадровиков связано с тем, что в формах не предусмотрена специфика каждой конкретной организации.

Некоторые кадровики утверждают, что в формах недостаточное количество строк для внесения необходимых сведений.

Но больше всего у кадровиков возникает проблем из-за того, что законодательство не дает четких указаний по их заполнению.

Учесть специфику всех организаций невозможно.

Однако Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации [3] позволяет каждой организации при необходимости вносить в формы дополнительные реквизиты.

Поэтому всегда можно добавить дополнительные строчки для внесения необходимой информации или предусмотреть визы согласования.

Основная проблема при работе с унифицированными формами связана с большим количеством вопросов о порядке заполнения той или иной формы. К сожалению, в этом несомненно большой пробел в законодательстве. Полных рекомендаций по их заполнению действительно нет.

Состав унифицированных форм

Унифицированные формы включают в себя две группы документов: по учету кадров и по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.

Учетные документы, которые содержатся в первой части постановления, распространяются на все организации вне зависимости от формы собственности.

Это унифицированные формы приказов о приеме, переводе, увольнении работника, направлении работника в командировку, о предоставлении отпуска работнику, личная карточка работника, штатное расписание, график отпусков и другие документы.

Вторая группа документов распространяется на все организации, кроме бюджетников. К этой группе документов относится табель учета рабочего времени [4].

Личная карточка Т-2

Одна из унифицированных форм имеет особый статус. Таким статусом наделена личная карточка работника или, как ее обычно называют, карточка Т-2.

Пунктом 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек [5] установлено не только то, что работодатель обязан ознакомить работника с каждой внесенной в трудовую книжку записью под расписку в его личной карточке.

Но установлено также и то, что форма личной карточки утверждается Госкомстатом. Поэтому необходимость и обязательность ведения этой формы ставить под сомнение неправомерно.

Где найти ответ

Нельзя забывать о том, что кадровые документы — это основа для начисления любых выплат, а следовательно, и для расчета налогов.

И если какой-нибудь приказ, распоряжение или ведомость будут оформлены не так, как предписывает Госкомстат, у проверяющих появится лишний повод для претензий к бухгалтеру. А следовательно, найдется повод и для претензий к кадровику.

Поэтому, принимая решения об отказе или об использовании унифицированных форм, обратитесь к Федеральному закону «О бухгалтерском учете» [6].

В соответствии со статьей 9 указанного закона бухгалтерский учет ведется на основании первичных учетных документов, которые принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм. Таким образом, обязанность по применению унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных постановлением Госкомстата, возникает у организаций в силу статьи 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете». В то же время отказ от применения унифицированных форм является нарушением законодательства о бухгалтерском учете, но не трудового законодательства. Но одно влечет за собой другое.

Подведем итоги

Да, формально вашу организацию не могут оштрафовать за ведение кадровых приказов в свободной форме.

Но отсутствие унифицированных форм повлечет за собой другие нарушения.

Так что, как видите, лучше не искать ответ на вопрос об обязательности унифицированных форм, а находить преимущества от их применения.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

    а) наименование документа; б) дату составления документа; в) наименование организации, от имени которой составлен документ; г) содержание хозяйственной операции; д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

    ж) личные подписи указанных лиц.

Пункт 2, статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»

Источник: https://www.ippnou.ru/print/002429/

Понравилась статья? Поделить с друзьями: