Какие документы входят в личное дело работника

Состав личного дела работника

Какие документы входят в личное дело работника

Личные дела (ЛД), в соответствии с требованиями Федерального закона от 27.07.2004 № 79, обязаны вести государственные учреждения на всех служащих и чиновников.

На остальные организации (коммерческие и НКО) такая обязанность не распространяется. Поэтому все юрлица и ИП могут их не вести или же вести по своему желанию.

Поскольку сформированные личные дела позволяют наилучшим образом систематизировать кадровые данные организации и дают кадровикам возможность быстро найти любую необходимую информацию, на практике их ведут практически все фирмы. Удобнее делать это в соответствии с существующими рекомендациями. Поэтому познакомимся с ними внимательнее.

Понятие ЛД

Законодательство гласит, что понятие «дело» означает особый способ оформления документа или их совокупности, относящихся к одному вопросу или участку деятельности. В соответствии с подп. 95 п. 3.2.2 ГОСТ Р 7.0.8-2013, это документы, помещенные в отдельную обложку (папку).

Особого регламента по ведению ЛД нет (есть только для гос. и муниципальных служащих), однако если компания решила вести личные дела, придется утвердить соответствующее положение и регламентировать данный процесс на уровне предприятия.

Именно в этом внутреннем нормативном акте можно определить:

  • какие бумаги будут храниться в личных делах (состав), а также с какой целью;
  • порядок ведения;
  • перечень работников, на которых будут оформляться ЛД;
  • порядок доступа к информации;
  • сроки и режим хранения;
  • особенности сдачи в архив или уничтожения после увольнения.

Кроме того, в компании должен быть назначен сотрудник, который будет отвечать за этот процесс.

Какие документы входят в состав ЛД

Работодатель обычно имеет в своем распоряжении как оригиналы документов работников (анкеты, учетные карточки), так и их копии. Поэтому в ЛД попадают и те и другие.

Следует помнить, что копия паспорта в личном деле работника, а также все аналогичные копии обязательно должны быть заверены в установленном порядке надлежащим образом (для госов копии паспортов являются обязательными в ЛД, для других категорий работников этот вопрос решается на уровне компании). Все документы, которые входят в состав личного дела, условно можно поделить на:

  • формируемые в момент устройства человека на работу;
  • возникающие в процессе работы в фирме;
  • документы об увольнении из конкретной компании.

В первую группу могут войти:

  • резюме, составленное для вакансии соискателем;
  • анкета работника для личного дела (используется произвольная форма бланка по желанию);
  • заявление о приеме на работу;
  • характеристика с предыдущего места работы или рекомендации (если они есть);
  • копии документов с персональными данными физлица (паспортов, ИНН, СНИЛС, военных билетов (для отслуживших военнообязанных лиц и тех, кто еще только подлежит призыву в армию), дипломов);
  • справка о наличии (отсутствии) судимости (при поступлении на работу, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие судимость или подвергавшиеся уголовному преследованию);
  • справка о прохождении медицинского осмотра (при трудоустройстве в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ) и медкнижка;
  • трудовой договор (оригинал работодателя);
  • приказ о приеме на работу.

Во второй группе будут личные документы на детей работника (необходимые для выплаты пособий, назначения отпусков и предоставления вычетов по НДФЛ), договор о материальной ответственности, копия должностной инструкции, дополнительные соглашения к трудовому договору (в случае их заключения), приказы о переводах, назначениях, поощрениях или взысканиях. Также можно включить сюда сведения о прохождении периодических медосмотров, информацию о повышении квалификации или обучении, а также подписку о неразглашении коммерческой тайны. Здесь же, при необходимости, можно хранить:

  • копии заявлений и приказов о предоставлении отпусков;
  • объяснительные записки,
  • служебные записки,
  • различные акты и уведомления.

Третья заключительная группа включает в себя заявление работника и приказ по организации об увольнении.

На что очень важно обратить внимание

Есть несколько ключевых моментов.

Первый и основной — это определить, какие документы будут в личном деле и с какой целью они туда включаются. Кадровых документов по персоналу образуется много.

Читайте также  Какие документы нужны для открытия шиномонтажа

Если задаться целью формализировать всю жизнь человека в период его работы в организации, то личные дела могут стать многотомными в пересчете на одного сотрудника.

Это усложняет работу, да и ни к чему в целом.

В работе с личным делом очень важно помнить, что обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей.

Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора этой информации (пункт 2 статьи 5 Федерального закона от 27.07.2006 № 152 (ред. от 29.07.

2017) «О персональных данных»).

Источник: https://clubtk.ru/sostav-lichnogo-dela-rabotnika

Личное дело работника

В состав личного дела входят документы, которые отражают данные о сотруднике компании и его трудовой деятельности, то же самое касается и студентов, а также информации об их обучении в ВУЗе.

Как правило, формирование личного дела происходит на протяжении длительного времени (то есть на протяжении всего периода учебы или работы). Личные дела относятся к числу документов по личному составу.

На сегодняшний день в соответствии с Указом Президента от 30.05.

2005 №609 все личные дела сотрудников полагается обязательно заводить в государственных или муниципальных органах власти.

Что касается организаций из других сфер деятельности, то вести личные дела сотрудников они не обязаны. Таким образом, для большинства компаний это является добровольным делом.

Однако многие организации успели убедиться на практике, что благодаря формированию и своевременной комплектации личных дел сотрудников, компания получает немало пользы.

Лучшая сохранность документов обеспечивается благодаря тому, что все сведения о каждом сотруднике собраны и упорядочены в одном месте.

А обеспечение оперативного доступа к документам позволяет находить всю необходимую информацию быстро и своевременно.

Документы в составе личного дела работников

  • заявление о приеме на работу;
  • контракт (трудовое соглашение), а также дополнительные соглашения;
  • личный листок касательно учета кадров, а также его дополнение;
  • анкета или автобиография;
  • копии документов об образовании;
  • копии или выписки из документов об утверждении работника в его должности; это также могут быть выписки из протоколов акционеров, учредителей или ученых советов; здесь также могут содержаться результаты тестирования сотрудника и документы конкурсных комиссий;
  • рекомендательные письма или же характеристики соторудника;
  • должностные инструкции и регламенты;
  • отзывы, листы аттестации, представления;
  • копии паспортных данных, свидетельства о браке и т.д.;
  • копии или выписки из приказов и заявлений о переводе на другую должность, а также справки-объективки и представления;
  • копии документов о наложении взыскания или о награждения;
  • для государственных или муниципальных организаций актуально содержание информации об имуществе и доходе, а также справок о проверке полноты и достоверности этих сведений в личных делах сотрудников;
  • невостребованные документы, такие как трудовая книжка, свидетельство, диплом и т.д.;
  • копии или выписки из заявлений и приказов о переводе, увольнении или переводе и т.д.;
  • при необходимости в личное дело могут быть включены иные документы, это может быть актуально для государственной службы, более подробно вы можете прочесть об этом в Указе Президента РФ, ссылка на который есть во втором абзаце.

Формирование личного дела работника

При формировании личных дел сотрудников руководствуются принципом хронологии, то есть документы помещают в личное дело по мере их возникновения.

После того, как работник увольняется, считается, что его личное дело завершено делопроизводством, и проводится подготовка к передаче в архив.

Необходимо помнить, что дела государственных служащих передаются в архив лишь после того, как они хранились в кадровой службе на протяжении 10 лет.

Это требование является нормативным, так как в случае перевода служащего в другой государственный орган, происходит передача его личного дела на новое место работы. Что касается других работников, то желательно, чтобы их дела передавались в архив не позже 3 лет по завершении делопроизводства.

Так как документ в составе личного дела имеют большую важность, должна быть составлена внутренняя опись по определенной форме. В качестве примера вы можете посмотреть образец внутренней описи дела).

Читайте также  Сколько документов в день должен вводить делопроизводитель

Следует помнить, что опись должна нумероваться отдельно от других документов в составе дела.

Количество листов, содержащихся во внутренней описи, должно быть отмечено в листе-заверителе при подготовке к хранению в архиве личного дела, которые уже было завершено делопроизводством. Вы можете наглядно увидеть это в образце.

Для каждого сотрудника должно быть сформировано его собственное личное дело. При подготовке к хранению дел в архиве, личные дела могут быть сгруппированы в наряды, то есть, производится их подшивка в общем деле.

Это актуально в случае небольшого количества личных дел, появляющихся в течение года. В такой ситуации внутренняя опись документов с делами должна содержать данные о включенных в нее личных делах. Это должен быть перечень с ФИО сотрудников и номерами листов дела.

Такая комбинация позволит существенно облегчить работу с описью и делами.

Однако необходимо понимать, что подобное «общее» дело будет не слишком удобно для использования.

В связи с этим оптимальным вариантом все же остается подшивка дел в качестве самостоятельных единиц хранения.

Что касается гражданских служащих, то согласно нормативным требованиям, на каждого из них можно завести лишь отдельное дело.

Оформление личного дела

При оформлении личных дел сотрудников, необходимо помнить, что на обложке личного дела (образец которой вы можете найти по этой ссылке) обязательно должны присутствовать следующая информация:

  • В качестве заголовка личного дела используются фамилия, имя и отчество определенного сотрудника, которые должны быть написаны в именительном падеже.
  • Документы дела могут содержать разные варианты написания фамилии, имени или отчества сотрудника. Если это так, то данный факт необходимо зафиксировать в заголовке личного дела. Для этого обычно используют скобки, например:

Бартеньева Наталья (Наталия) Сергеевна,

Кривошей (Маслова) Мария Викторовна.

  • Если документ формируется в составе общего дела, то наименование заголовка также должно содержать фамилии сотрудников, личные дела которых включаются в текущий том, например:

Личные дела сотрудников, уволенных в 2013 году, «К»-«Р»

То же, «С»-«Я».

  • В соответствии с нормативными актами крайние даты должны быть теми же, что и в приказах о поступлении или же увольнении с работы. Однако в некоторых компаниях крайние даты устанавливают в соответствии с фактическими датами поступления и увольнения с работы, хотя такой вариант и не вполне корректен.
  • Личное дело может содержать документы, которые датируются более ранними датами, нежели приказ о приеме сотрудника на работу, однако этот факт не учитывают при установке крайних дат для личных дел работников.
  • Срок хранения личных дел сотрудников составляет 75 лет ЭПК, для руководителей – бессрочно, в соответствии со ст.656 Типового перечня – 2010 года. Когда дело оформляется для архивного хранения, то номер статьи не переносят на его обложку, а лишь проставляют срок хранения данного документа. Срок хранения не имеет никакого отношения к возрасту сотрудника, его отсчет начинается с момента увольнения.
  • Количество листов в деле должно быть зафиксировано.

В данной статье мы поговорили об основных документах, которые включаются в состав личного дела, а также рассмотрели самые важные требования, касающиеся формирования и хранения личных дел, а также оформления их обложек. Отдельная публикация, посвященная описи дел по личному делу, расскажет вам об особенностях систематизации таких документов как личные дела сотрудников.

Источник: https://delo-pro.ru/arxivnoe-delo/lichnoe-delo-rabotnika.html

Формирование личного дела работника

Формирование личного дела сотрудника или студента ВУЗа происходит на протяжении довольно длительного времени, в период учебы или работы на предприятии.

Документы, которые содержаться в деле, отражают сведения о трудовой деятельности или о достижениях в процессе обучения.

Любой документ, имеющий отношение к данным видам занятий, заносится в личное дело.

Закон обязывает все государственные и муниципальные органы власти заводить личные дела на служащих и сотрудников данных предприятий (Указ Президента РФ от 30 мая 2005 г. за № 609).

Организации, не принадлежащие к вышеперечисленным сферам деятельности, не обязаны следовать данному порядку.

В большинстве случаев, руководители предприятий сами определяют потребность в ведении личных дел сотрудников.

Правильно сформированные и своевременно укомплектованные личные дела на работников являются довольно полезными документами. Такой способ концентрации и упорядочивания сведений, во-первых, обеспечивает лучшую сохранность документов, во-вторых, позволяет получить быстрый доступ к информации.

Читайте также  Какие документы нужны для аттестации работников культуры

Документы в составе

Основные документы, которые должны входить в состав личного дела сотрудника:

  • заявление о приеме на работу;
  • документ, подтверждающий трудовые взаимоотношения между работником и предприятием (контракт, договор);
  • листок учета кадров с дополнением;
  • автобиографические сведения о сотруднике;
  • дипломы, аттестаты, свидетельства и другие документы, подтверждающие образовательный уровень, а также различные сведения о повышении квалификации;
  • приказы, протоколы, заключения конкурсных комиссий и результаты тестирований, либо другие документы, подтверждающие занимаемую должность;
  • письма-рекомендации, характеристики, ходатайства;
  • должностная инструкция;
  • данные паспорта, свидетельство о браке (копии);
  • копии приказов или выписок, представления, свидетельствующие о переводе на другие должности;
  • документы, подтверждающие поощрения, награждения, благодарности, взыскания;
  • документы, подтверждающие сведения о доходах, имуществе сотрудника (касается муниципальных и государственных служащих);
  • прочие невостребованные документы (дипломы, свидетельства, трудовые и медкнижки и пр.);
  • заявления об увольнении, переводе, в виде копий или выписок;
  • иные документы, предусмотренные законодательством.

Ведение

В основе составления перечня личного дела лежит принцип хронологии, и в соответствии с ним все бумаги должны подшиваться в дело по мере их появления или поступления.

После увольнения сотрудников все их личные дела закрываются в соответствии с требованиями правил делопроизводства и переносятся в архив.

Дела сотрудников, пребывавших на государственной службе, в течение 10-ти лет находятся на хранении в отделе кадров.

Связано это с тем, что при переводе такого работника на новое место службы дело перемещается вместе с ним. Личные дела остальных сотрудников передаются в архив по истечении 3-летнего срока после даты их завершения.

Документы, находящиеся в составе дела, считаются важными, на них необходимо составлять внутренний перечень (опись) по установленной форме, а их нумерация производится отдельно. Перед отправкой дела в архив на хранение, количество его листов отражается в приложенном заверительном листе.

На каждого работника личное дело ведется как самостоятельный пакет документов.

Только в условиях хранения позволяется несколько отдельных папок с личными делами сшивать в сгруппированный наряд под одним титульным листом.

При этом внутренняя опись документов должна содержать перечень всех личных дел, находящихся в наряде, с указанием ФИО и номерами листов каждого пакета документов.

В большинстве случаев сформированные дела имеют существенные размеры, и гораздо удобнее каждое из них хранить как отдельную единицу, а не сшивать в толстые и неудобные пачки. При этом на каждого работника ведется самостоятельное личное дело, что определено нормативными актами.

Порядок оформления

Обложка папки со сформированным личным делом сотрудника должна содержать следующую информацию:

  • указание ФИО работника в именительном падеже (это считается заголовком личного дела);
  • возможные варианты написания имени, фамилии или отчества работника, зафиксированные в документах (изменение фамилии после брака или его расторжения и тому подобные случаи). Например, Сафарова Махребан Каниз кызы (Мария Константиновна), Назарова (Кравченко) Анастасия Валентиновна и т.п.;
  • при архивировании личных дел сшитые папки, в которых находится по нескольку пакетов документов, кроме наименования заголовка имеют буквенные индексы, указывающие на то, что здесь находятся личные дела работников, фамилии которых начинаются на определенные буквы: например, «А»-«К» 2010 г.;
  • даты принятия на работу и увольнения должны совпадать с указанными числами в приказах или выписках;
  • личные дела могут содержать документы, даты на которых являются быть более ранними, чем сотрудники официально приняты на работу. В данном случае это не имеет значения при определении крайних сроков личных дел;
  • согласно статье № 656 Типового перечня, личные дела руководителей не имеют крайнего срока хранения, а документы работников хранятся 75 лет от даты их увольнения, вне зависимости от возраста.

Важно не забывать вносить документы в хронологическом порядке и нумеровать все листы личных дел, что значительно упростит процесс их ведения и поиска нужной информации.

  Образец оболожки личного дела скачать (Размер: 37,0 KiB | Скачиваний: 17 818)

  Бланк внутренней описи документов личного дела работника скачать (Размер: 16,0 KiB | Скачиваний: 13 566)

Источник: http://MirBlankov.ru/formirovanie-lichnogo-dela-rabotnika/

Понравилась статья? Поделить с друзьями: