Нужно ли распечатывать документы при электронном документообороте

Содержание

Электронный или бумажный документооборот?

Нужно ли распечатывать документы при электронном документообороте

Столы, заваленные толстыми папками с бумагами. Шкафы, заставленные ими же. Пыль, как ни старайся от нее избавиться.

Да, так выглядит типичный отдел бухгалтерии,потому что там всегда много документов – любое движение денег, любая операция – должны быть учтены.

Закон предписывает записи в бухгалтерском учете делать на основании первичных документов. 

Первичный документ  составляется в момент совершения хозяйственной операции (оплаты товара, выдачи наличных денег под отчет и т.п.) или непосредственно после ее окончания. Он подтверждает совершение операции. 

Федеральный закон о бухгалтерском учете требует хранить такие документыне менее 5 лет.

Но кроме этого закона есть множество других законов и требований о хранении разных типов документов – закон об архивном законодательстве, требования налогового кодекса и т.д.

И, к примеру, документы об учете кадров организация должна хранить не менее 75 лет!

Естественно, что при таких обстоятельствах, даже небольшие компании со временем обрастают внушительными бумажными архивами.

Что уж говорить о больших компаниях и производствах – на обработку и содержание документов там затрачиваются значительные ресурсы, как человеческие, так и материальные.

А это расходы: на зарплату, на бумагу, канцтовары, аренда дополнительных площадей…

Хороший руководитель старается расходы сократить. И оптимизация документооборота, а именно переход на электронный документооборот – решение, которое напрашивается само собой. 

Но часто возникают вопросы: если перейти на цифровой документооборот, то не будут ли при налоговой проверке у них запрашивать оригиналы документов в бумажном виде? И обязательно ли иметь бумажные копии, чтобы предоставлять их по требованию инспекции? Внесем ясность.

Что говорит закон? 

Ни действующим законодательством, ни другими нормативными актами не установлены ограничения на использование электронных первичных учетных документов при осуществлении гражданско-правовых сделок между организациями.

Напротив, пункт 5 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» говорит о том, что законодательством РФ разрешается составлять первичные учётные документы в электронном виде и подписывать их электронной подписью. 

А совсем недавно и Минфин рассмотрел вопрос о том, чтобы принимать затраты для исчисления налога на прибыль на основании электронного документа. Расходы относятся к тому же налоговому периоду, в который они возникают, независимо от времени фактической их оплаты. 

Никакого особого порядка признания расходов в случае, если первичные документы составлены в электронном виде, нет.

Применяется тот же порядок, что и для бумажных документов.

И датой признания расходов в целях налогообложения прибыли будет признаваться дата документа, сформированного в подтверждение возникновения соответствующих расходов.

Виды электронного документооборота 

Электронный документооборот — это не просто документы в электронном виде. Это совокупность автоматизированных процессов по работе с этими документами.

Перевести на электронный документооборот можно не только финансовый отдел. Точно так же вы можете повысить эффективность в других подразделениях: производственном, управленческом, кадровом, техническом, складском и так далее. 

Естественно, потребуются определенные трудозатраты на то, чтобы внедрить электронный документооборот в вашей организации – это и время на разработку регламента, перевод бумажных документов в электронный вид, создание цифровой подписи, обучение сотрудников. 

Однако плюсов гораздо больше:

  • Все документы будут храниться централизованно, в структурированном виде
  • Сократятся почтовые расходы на пересылку и расходы на печать документов
  • Скорость! Существенно увеличится скорость на передачу информации, регистрацию, согласование и подписание документов
  • Найти нужный документ станет гораздо проще и быстрее

Подведем итог

Существующая в данный момент законодательная основа дает вам возможность легко взаимодействовать с контролирующими органами независимо от того, в каком виде ведется документооборот в организации — в бумажном или в электронном.  Вы уже сейчас можете использовать электронные документы и экономить таким образом затраты на документооборот с контрагентами. Эффективность бизнеса от этого только растет. 

Источник: https://Osnova.capital/blog/elektronnyy-ili-bumazhnyy-dokumentooborot

Какие документы вам стоит распечатать по итогам года и как их правильно заверить

Чем поможет эта статья: Вы разберетесь, какие документы надо распечатывать, а какие можно хранить в электронном виде. И как заверить те, которые вывели из компьютера на бумагу. От чего убережет: От претензий контролеров из инспекции, ПФР и ФСС и от кипы ненужных бумаг.

Если ваша компания на упрощенке Большинство рекомендаций упрощенщикам пригодятся. Кроме тех, что касаются налога на прибыль и НДС.

Сейчас многие бухгалтеры ведут учет на компьютерах. Ведь достаточно в программу ввести данные из первички, чтобы быстро формировать нужные отчеты. Кто-то составляет ведомости и аналитические таблицы в Excel.

Все это электронные документы. Одни из них можно хранить как есть в компьютере. Другие — лучше на бумаге. Документы, которые надо распечатывать, мы привели в таблице ниже.

Подробнее о них мы расскажем в статье и посоветуем, как заверить бумажные варианты.

В какой форме хранить и как часто распечатывать важные бухгалтерские документы

Документ Форма хранения Условия, при которых можно или нужно хранить в данной форме Когда понадобится распечатать Основание
Регистры бухгалтерского учета, предусмотренные учетной политикой Электронная Вы заверяете ЭЦП формы, в которых предусмотрели реквизит «Подпись» По требованию инспекции, ПФР или ФСС Пункт 1 статьи 10 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ, пункт 4 ПБУ 1/2008, статья 93 Налогового кодекса РФ, статья 37 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ
Бумажная Данный способ закреплен в учетной политике. Утвержденные формы содержат реквизит «Подпись», а у вас нет ЭЦП В сроки, которые вы прописали в учетной политике. Если их нет, то достаточно по итогам года, а также по требованию ревизоров
Регистры налогового учета, предусмотренные учетной политикой Электронная Формы заверены ЭЦП По требованию инспекции Статьи 93, 313 и 314 Налогового кодекса РФ, письмо Минфина России от 24 июля 2008 г. № 03-02-07/1-314
Бумажная Вы не владеете ЭЦП В сроки, которые вы установили в учетной политике. Если их нет, то достаточно по итогам года, а также по требованию ревизоров
Книга покупок и книга продаж, журнал учета счетов-фактур Электронная Любые По требованию инспекции, если документы не соответствуют установленному формату и нет ЭЦП Постановление Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137, пункт 2 статьи 93 Налогового кодекса РФ 
Бумажная Данный способ закреплен в учетной политике До 20-го числа месяца, следующего за окончанием каждого квартала
Регистр по НДФЛ, карточка учета по страховым взносам Электронная Вы заверяете ЭЦП формы, в которых предусмотрели реквизит «Подпись» По требованию инспекции, ПФР или ФСС Пункт 1 статьи 230 Налогового кодекса РФ, Федеральный закон от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ
Бумажная Данный способ закреплен в учетной политике. Утвержденные формы содержат реквизит «Подпись», а у вас нет ЭЦП В сроки, которые вы прописали в учетной политике. Если их нет, то достаточно по итогам года, а также по требованию ревизоров

Регистры бухгалтерского учета

Как хранить: Можно в электронном виде. Выводить на бумагу надо, если это предусмотрено в учетной политике.

Когда распечатывать: Согласно учетной политике, а также по требованию инспекции, ПФР или ФСС.

В учетной политике на этот год вы утвердили формы регистров бухучета, которые применяете. Ведь обязательных бланков нет.

Узнать про регистры бухучета в 2013 году в январском «Главбухе»

(495) 785-01-13

Так вот, распечатывать эти регистры вам придется, если такое требование вы сами прописали в той же учетной политике.

То есть в те сроки, которые самостоятельно установили. Но как минимум за календарный год. Регистры на бумаге заверьте собственноручной подписью.

И рядом напишите свои фамилию и инициалы.

Кстати, даже если в учетной политике вы промолчали про распечатки, это, естественно, не запрещает вам распечатать их для себя в любой момент. Допустим, Главную книгу и карточки счета.

Регистры бухучета, которые вы храните исключительно в компьютере, можете не заверять ЭЦП. При условии, что в утвержденных формах вы не предусмотрели реквизит «Подпись».

Ну и само собой, будьте готовы вывести регистры на бумагу по требованию налоговиков или ревизоров из фондов. Заметьте: лишь те, которые вы действительно ведете и назвали их в учетной политике. Это подтвердили чиновники из Минфина России в письме от 25 января 2012 г. № 07-02-06/10.

Бумажные копии для проверки подпишите. И ниже напишите «верно», свои должность, фамилию и инициалы, а также дату заверения (письмо ФНС России от 2 октября 2012 г. № АС-4-2/16459).

Читайте также  Как получить дубликаты учредительных документов в налоговой

Регистры налогового учета и для расчета НДФЛ

Как хранить: Можно постоянно в электронном виде, если регистры заверены ЭЦП. Иначе надо выводить на бумагу.

Когда распечатывать: Согласно учетной политике, а также по требованию инспекции.

Налоговые регистры, в том числе для учета доходов работников и удержанного с них НДФЛ, вы обязаны вести по разработанным формам.

Каждый регистр должен подписывать работник, ответственный за их составление.

То же касается и регистра по НДФЛ, если в утвержденной вами форме есть реквизит «Подпись».

Выходит, эти регистры вы можете хранить в компьютере и не распечатывать, если заверите их ЭЦП. Ведь кодекс не требует выводить налоговые регистры на бумажный носитель.

Такой позиции придерживается и Минфин России (письмо от 24 июля 2008 г. № 03-02-07/1-314). Этот вывод справедлив и для регистров по НДФЛ.

В пункте 1 статьи 230 кодекса не сказано, в каком именно виде, бумажном или электронном, надо их вести и хранить.

Источник: опрос на сайте www.glavbukh.ru

Электронные регистры распечатать все же понадобится по требованию инспекции. Бумажные копии для проверки надо заверить специальной отметкой (письмо Минфина России от 3 ноября 2011 г. № 03-07-11/297).

Для удобства можете изготовить штамп с нужными реквизитами. В частности, это данные об ЭЦП, фраза «копия верна» и место для подписи (образец — ниже). Передать регистры через Интернет не получится.

ФНС России попросту не вправе утверждать форматы налоговых регистров.

Если ЭЦП вы не владеете, регистры стоит печатать регулярно. Скажем, по закрытии очередного отчетного периода. Для НДФЛ достаточно по итогам календарного года. Если, конечно, вы не предусмотрели ежеквартально или ежемесячно.

Книга покупок и книга продаж по НДС и журнал учета счетов-фактур

Как хранить: Можно в электронной форме. Но передать в таком виде в ИФНС получится, только если заверить ЭЦП.

Когда распечатывать: до 20-го числа месяца, следующего за окончанием каждого квартала.

Вести и хранить книгу покупок и книгу продаж по НДС, а также журнал учета счетов-фактур можно двумя способами — в электронном виде и на бумаге.

Если второй способ вы закрепили в учетной политике, тогда вы должны были распечатывать формы ежеквартально — до 20-го числа месяца, следующего за окончанием квартала. Так что если вы этого по какой-то причине не сделали раньше, то не забудьте распечатать по итогам года.

Каждую распечатку пронумеруйте и прошнуруйте. И отдайте на подпись руководителю.

Важная деталь Хранить книги и журнал по НДС за І квартал 2012 года надо только на бумаге. Это требование устанавливало ранее действовавшее постановление Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914.

Кстати, многие бухгалтерские программы на листах выводят дату печати.

И допустим, по какой-то причине вы распечатали книгу покупок и книгу продаж, а вместе с ними и журнал учета выставленных и полученных счетов-фактур за третий квартал (а может, и за все предыдущие) с опозданием. Скажем, 15 декабря. И эта дата отражена на распечатках. Не станет ли это поводом для претензий со стороны налоговиков?

Не переживайте, специально корректировать даты на листах не стоит. За то, что вы вывели книги и журналы на бумагу с опозданием, штрафа не будет.

Налоговым кодексом РФ наказание попросту не предусмотрено.

А вычеты из-за такого нарушения инспекторы вряд ли снимут, если сами счета-фактуры будут в порядке.

Допустим, вы храните книги и журналы в электронном виде. Тогда по требованию инспекторов регистры можете представлять на проверку через Интернет, если заверите их ЭЦП. То есть распечатывать книги и журналы вам не понадобится.

Кодекс разрешает подавать в налоговую инспекцию электронные документы, которые составлены по установленным форматам (п. 2 ст. 93 Налогового кодекса РФ).

А такие форматы книги покупок и книги продаж, а также журнала учета счетов-фактур утверждены приказом ФНС России от 5 марта 2012 г. № ММВ-7-6/138@.

Обратите внимание: книгу покупок и книгу продаж, а также журнал учета счетов-фактур за I квартал 2012 года надо хранить только на бумаге. Это требование устанавливало ранее действовавшее постановление Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914.

Можно ли распечатать на бумаге с двух сторон и скрепить степлером регистр бухучета?

Да, можно. Закон о бухучете не запрещает печатать их на листах с двух сторон и скреплять. Эти ограничения для налоговых деклараций.

Оштрафуют ли нас, если регистры за год мы распечатаем после сдачи годовой декларации?

Нет. Это не является нарушением. Налоговый кодекс РФ не требует печатать регистры до какого-то определенного срока.

На распечатках регистров не отобразилось название компании. Можно ли вписать от руки?

Да, конечно. Ни Закон о бухучете, ни Налоговый кодекс РФ не запрещают заполнять регистры учета комбинированным способом.

Достаточно ли для подтверждения расходов только заверенных регистров?

Нет, ведь регистры не подтверждают расходы. В них накапливаются данные из первички. Вот только ею вы и сможете доказать сумму расходов.

Карточка учета по страховым взносам

Как хранить: Можно в электронном виде, но безопаснее выводить на бумагу.

Когда распечатывать: Достаточно по окончании года и по требованию ПФР или ФСС для проверки.

Все выплаты работникам и начисленные на них взносы вы также учитываете в каком-то специальном документе. Причем отдельно по каждому человеку. Такое требование содержит часть 6 статьи 15 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Скажем, выплаты и взносы можно отражать в индивидуальной карточке учета по форме, которую рекомендуют ПФР и ФСС (письма ПФР от 26 января 2010 г. № АД-30-24/691, ФСС России от 14 января 2010 г. № 02-03-08/08-56П).

Либо в собственном регистре учета таких сумм (письмо Минздравсоцразвития России от 11 февраля 2010 г. № 286-19). Составлять и хранить эти документы можно как на бумаге, так и в электронном виде.

Допустим, в 1С, Excel или другой программе.

Обучающий курс по теме О правилах расчета страховых взносов — в Высшей Школе Главбуха на сайте school.glavbukh.ru.

Однако электронные карточки все же стоит распечатывать. Достаточно по итогам года. Но можно чаще, к примеру ежеквартально. Ведь такие документы по сути являются учетными регистрами, пусть в законе это прямо и не прописано.

В карточках есть все сведения, необходимые для заполнения отчетности в ПФР и ФСС. И выходит, эти документы должен подписывать ответственный за их составление работник.

Вот и рекомендуемая форма предусматривает, что ее заверяет главный бухгалтер.

Обратите внимание. Специалисты фондов вправе истребовать на проверках карточки по взносам (ст. 37 Закона № 212-ФЗ, распоряжение Правления ПФР от 3 февраля 2011 г. № 34р).

В таком случае вам понадобится за 10 рабочих дней сформировать в программе, распечатать и заверить эти документы. Отправить их через Интернет нельзя, поскольку формат карточки не утвержден.

Так что когда в штате сотни или тысячи работников, распечатать эти документы стоит заранее. Иначе вы рискуете не успеть подготовить бумаги. Особенно если ПФР и ФСС проверяют взносы за три предшествующих года.

А штраф за просрочку каждого документа, напомним, составляет 200 руб. (ст. 48 Закона № 212-ФЗ).

Вопрос-тест по темам номера

Следующий вопрос в статье «Что делать с копеечными расхождениями при учете налогов и взносов».

Главное, о чем важно помнить

1 По требованию контролеров надо представлять только регистры, установленные в учетной политике.

2 Регистры по НДФЛ и карточки по взносам вы можете не печатать и не заверять. Но это придется сделать, если в учетной политике вы предусмотрели, что печатаете их и есть реквизит «Подпись».

Дополнительно про распечатку документов

Статья: «Подсказки, как хранить бухгалтерские документы» («Главбух» № 10, 2012).

Документы: письма Минфина России от 25 января 2012 г. № 07-02-06/10, от 3 ноября 2011 г. № 03-07-11/297.

Источник: https://www.gazeta-unp.ru/articles/41666-qqgb-16-m3-kakie-dokumenty-vam-stoit-raspechatat-po-itogam-goda-i-kak-ih-pravilno-zaverit

На заметку бухгалтеру о хранении электронных документов

Новости/разъяснения Вопросы НДФЛ Архиврассылки

Утверждена форма нового отчета, подаваемого в ПФ ежемесячно с отчета за апрель

ФНС изложила очередные разъяснения по заполнению расчета 6-НДФЛ На справке 2-НДФЛ не нужно ставить печать

Фирмы смогут хранить часть документов по личному составу на 25 лет меньше

О хранении электронных документов

Утверждена форма нового отчета, подаваемого в ПФ ежемесячно с отчета за апрель

Постановлением от 01.02.2016 N 83п правление ПФ утвердило форму «Сведения о застрахованных лицах». Документ зарегистрирован в Минюсте 18 февраля.

Новая форма отчетности будет называться СЗВ-М. Напомним, обязанность ежемесячно сдавать в ПФ сведения о работниках установлена федеральным законом 29 декабря 2015 г.

N 385-ФЗ. Впервые такой отчет надо сдать до 10 мая 2016 года (за апрель).

За непредставление этих сведений предусмотрен штраф 500 рублей в отношении каждого застрахованного лица.

В отчете надо будет указывать регистрационный номер страхователя в ПФ, краткое наименование, а также ИНН/КПП работодателя. Вписывается год и месяц, за который надо представить сведения.

Также надо будет вписать тип формы — исходная за отчетный месяц, дополняющая, отменяющая. В таблицу будут вписываться ФИО работающих, страховой номер индивидуального лицевого счета, ИНН.

Последний будет указываться при наличии его у физлица.

Сведения подаются как в отношении лиц, работавших в отчетном месяце по трудовым договорам (в том числе и тех, с кем такие договоры в отчетном месяце расторгнуты), так и в отношении лиц, с которыми имеются гражданско-правовые договоры, договоры авторского заказа, договоры от отчуждении исключительного права, лицензионные договоры.

Источник: www.audit-it.ru

ФНС изложила очередные разъяснения по заполнению расчета 6-НДФЛ

В Письме от 25 февраля 2016 г. N БС-4-11/3058@ ФНС еще раз остановилась на вопросах, которые могут возникнуть при заполнении формы 6-НДФЛ.

Обязанность налоговых агентов представлять данный расчет корреспондирует с обязанностью уплачивать совокупную сумму НДФЛ.

При этом российские организации, имеющие обособленные подразделения, обязаны перечислять исчисленные и удержанные суммы налога в бюджет как по месту своего нахождения, так и по месту нахождения каждого своего обособленного подразделения.

Организации, имеющие обособленные подразделения, представляют расчет в отношении работников этих подразделений в налоговый орган по месту учета таких подразделений, а также в отношении физлиц, получивших доходы по договорам гражданско-правового характера, в налоговый орган по месту учета обособленных подразделений, заключивших такие договоры.

Крупнейшие налогоплательщики, имеющие обособленные подразделения, заполняют 6-НДФЛ отдельно по каждому обособленному подразделению и представляют его, в том числе, в отношении работников этих обособленных подразделений, в налоговый орган по месту учета в качестве крупнейшего налогоплательщика, либо в отношении работников этих обособленных подразделений в налоговый орган по месту учета такого налогоплательщика по соответствующему обособленному подразделению.

6-НДФЛ надо сдавать за первый квартал, полугодие, девять месяцев — не позднее последнего дня месяца, следующего за соответствующим периодом, за год — не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом, напомнила ФНС. Расчет заполняется на отчетную дату, соответственно, на 31 марта, 30 июня, 30 сентября, 31 декабря соответствующего налогового периода.

Раздел 1 расчета 6-НДФЛ заполняется нарастающим итогом за первый квартал, полугодие, девять месяцев и год.
В разделе 2 расчета за соответствующий отчетный период отражаются те операции, которые произведены за последние три месяца этого отчетного периода.

Строка 100 раздела 2 «Дата фактического получения дохода» заполняется с учетом положений статьи 223 НК, строка 110 раздела 2 «Дата удержания налога» заполняется с учетом положений пункта 4 статьи 226 и пункта 7 статьи 226.1 НК, строка 120 раздела 2 «Срок перечисления налога» заполняется с учетом положений пункта 6 статьи 226 и пункта 9 статьи 226.1 НК.

Читайте также  Личные дела сотрудников какие документы необходимы

Строка 030 «Сумма налоговых вычетов» заполняется согласно значениям кодов видов вычетов налогоплательщика, утвержденным приказом ФНС от 10.09.2015 N ММВ-7-11/387@, используемым для заполнения справок 2-НДФЛ. Добавим, что полей для указания данных кодов в форме 6-НДФЛ не предусмотрено.

В соответствии с пунктом 2 статьи 223 НК датой фактического получения дохода в виде оплаты труда признается последний день месяца, за который налогоплательщику был начислен доход за выполнение трудовых обязанностей в соответствии с трудовым договором (контрактом).

Согласно пункту 4 статьи 226 НК налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате с учетом особенностей, установленных данным пунктом.

При этом налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее дня, следующего за днем выплаты налогоплательщику дохода.

При выплате налогоплательщику доходов в виде пособий по временной нетрудоспособности (включая пособие по уходу за больным ребенком) и в виде оплаты отпусков налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее последнего числа месяца, в котором производились такие выплаты.

Таким образом, в случае если работникам зарплата за март 2016 года выплачена 5 апреля, а НДФЛ перечислен 6 апреля, то операция отражается в разделе 1 расчета 6-НДФЛ за первый квартал 2016 года, при этом налоговый агент вправе не отражать операцию в разделе 2 расчета 6-НДФЛ за первый квартал 2016 года. Данная операция будет отражена при непосредственной выплате зарплаты работникам в 6-НДФЛ за полугодие 2016 года следующим образом:

  • по строке 100 указывается 31.03.2016;

Источник: http://uchet-service.ru/buhvip148

Топ 9 вопросов про электронный документооборот от наших клиентов

Электронный документооборот (ЭДО) — это сервис для обмена юридически значимыми документами (счетами-фактурами, актами, накладными, договорами, соглашениями и пр.) с контрагентами через Интернет. С каждым годом ЭДО становится все более популярным способом получения и отправки документации. Почему?

Электронные документы легко получить, подписать и отправить в два клика напрямую из программ «1С». Больше не нужно ничего печатать, хранить громоздкие папки, арендовать архивы, тратиться на доставку, бумагу и канцелярию.

И это лишь некоторые из преимуществ ЭДО.

Если вы всерьез задумались о переходе на электронный документооборот «1С» и хотите узнать больше о его возможностях, наша статья будет вам полезна.

Из нашей статьи вы узнаете:

  • В каких программах «1С» реализован ЭДО?
  • С чего начинается работа с ЭДО?
  • Зачем нужны три папки в разделе «Приглашения»?
  • Какие могут быть ошибки при отправке приглашений?
  • Как узнать, кто из контрагентов использует ЭДО?
  • Как отправить приглашение контрагенту, который использует другого оператора?
  • Что делать после принятого приглашения?
  • Как правильно распечатать электронный документ?
  • Как отправлять универсальный передаточный документ?

В каких программах «1С» реализован ЭДО?

Фирма «1С» предлагает сразу два решения для перехода на электронный документооборот: «1С-ЭДО» и «1С-Такском». Сервисы реализованы в следующих программах:

  • «1С:Бухгалтерия 8» ред. 2.0 и 3.0;
  • «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» ред. 1.0 и 2.0;
  • «1С:Комплексная автоматизация 8» ред. 1.1 и 2.0;
  • «1С:Управление производственным предприятием 8»;
  • «1C:Управление нашей фирмой»;
  • «1C:Управление холдингом»;
  • «1С:Управление торговлей 8» ред. 10.3 и 11;
  • «1C:ERP Управление предприятием 2.0»;
  • «Клиент ЭДО» ред. 1.0;
  • «Клиент ЭДО» ред. 2.0.

С чего начинается работа с ЭДО?

Электронный документооборот всегда начинается с приглашения к обмену электронными документами. Отправка/получение приглашения – это первый и неотъемлемый шаг. Давайте немного подробнее остановимся на самом процессе отправки.

Чтобы отправить приглашение, нужно:

  • Перейти в раздел «Текущие дела ЭДО». Найти этот раздел можно в «Продажах» (если вы используете «1С:Бухгалтерию 8» ред. 3.0) или в «Электронных документах», в которые можно зайти из раздела «Сервис» (если вы работаете в «1С:Бухгалтерии 8» ред. 2.0).
  • Из раздела «Текущие дела ЭДО» перейти в раздел «Настройки ЭДО» и нажать «Создать».
  • В открывшейся форме обязательными к заполнению являются только два поля: «Профиль настроек ЭДО» и «Контрагент».
  • После заполнения обязательных полей нажимаем «Отправить приглашение».
  • Если вы все сделали правильно, перед вами откроется окно «Форма приглашения». (рис.1)

Вы увидите уже заполненные поля «Получатель» и «Отправитель», также может быть заполнено поле «Идентификатор участника ЭДО». В этом окне требуется заполнить только одно поле – «Электронная почта».

Это может быть электронный адрес любого контрактного лица контрагента.

Именно на этот адрес будет отправлено приглашение к обмену электронными документами и оповещение о поступлении запроса на подключение ЭДО.

Рис.1 Окно «Форма приглашения»

Даже если адрес электронной почты указан с ошибкой, контрагент все равно получит приглашение через программу «1С». В процессе передачи электронных документов и приглашений участвует не сама электронная почта, а идентификатор.

При создании профиля ЭДО (настройки ЭДО) организации присваивается уникальный идентификатор. Его не нужно записывать или запоминать, но именно посредством этого идентификатора происходит обмен электронными документами.

Условно его можно сравнить с номером телефона.

При работе с ЭДО следует различать оповещение и приглашение. Приглашение – это неотъемлемая часть электронного документооборота, без него невозможно отправить и получить документы.

Оповещение имеет исключительно уведомительный характер и необходимо только для информирования об отправке.

Электронная почта никак не влияет на электронный документооборот, так как используется исключительно для оповещения.

Зачем нужны три папки в разделе «Приглашения»?

В «Текущих делах ЭДО» раздел «Приглашения» содержит три папки (рис.2)

Рис.2 Папки раздела «Приглашения»

В первой папке «Требуется пригласить» находятся приглашения, которые были сформированы, но еще не были отправлены. Обычно по причине того, что не указана электронная почта получателя.

В папке «Ждем согласия» хранятся приглашения, которые были успешно отправлены, но еще не получены или не приняты контрагентом.

В папку «Требуется согласие» попадают входящие приглашения от контрагентов, которые требуется принять или отклонить.

Какие могут быть ошибки при отправке приглашений?

В случае использования нескольких профилей ЭДО («1С-ЭДО» и «1С-Такском») нельзя обменяться приглашениями с одним и тем же контрагентом по разным профилям.

Если принято решение обмениваться с контрагентом электронными документами, нужно выбрать один профиль.

В противном случае могут возникнуть ошибки: от невозможности принять приглашение до некорректной работы профиля.

Как узнать, кто из контрагентов использует ЭДО?

В программах на базе «1С:Предприятие» в справочнике «Контрагенты» можно отследить, кто из контрагентов был подключен к сервису «1С-ЭДО». О наличии подключения сигнализирует соответствующий символ напротив контрагента (рис.3)

Рис.3 Знак наличия подключения к «1С-ЭДО»

Важно понимать, что наличие этого символа говорит о том, что контрагент был подключен к сервису, но не гарантирует его использование в настоящее время!

Как отправить приглашение контрагенту, который использует другого оператора?

Для обмена документами с контрагентом, использующим другого оператора ЭДО, приглашение отправлять не нужно.

Если отправить приглашение контрагенту, у которого другой оператор, он попросту его не получит.

Такой контрагент получит только оповещение об отправке и приглашение к использованию сервиса ЭДО через вашего оператора.

Для организации обмена с контрагентом, использующим другого оператора, нужно:

  • Подать заявку на роуминг оператору, которого вы используете. Заявку может подать любая из сторон, плата за настройку не взимается.
  • После рассмотрения заявки на указанную в ней почту приходит письмо от оператора с подтверждением или отказом от настройки роуминга.
  • После настройки роуминга требуется открыть раздел «Текущие дела ЭДО» и нажать кнопку «Отправить и получить».
  • После обмена контрагент автоматически появится в «Настройках ЭДО».

Используя сервисы «1С-ЭДО» и «1С-Такском», возможна настройка роуминга с контрагентами, подключенными к таким известным операторам, как: СКБ Контур, Тензор и другие.

Приглашение принято. Что дальше?

Далее возникает вопрос — нужно ли соглашение об электронном документообороте? На данный момент нет необходимости в подобных соглашениях.

Принятие приглашения автоматически означает согласие на обмен документами в электронном виде.

Важно понимать, что обмен ЭДО не исключает хождения бумажных документов и не накладывает дополнительных обязательств.

Соглашение можно и нужно заключать, если необходимо соблюдение каких-либо специальных условий. Например, если документы должны быть отправлены не позднее 5 числа следующего календарного месяца.

Если принято решение о заключении соглашения об электронном документообороте, нужно понимать, что подписывать его можно как в электронном виде, так и на бумажном носителе, по договоренности сторон. В случае подписания соглашения в электронном формате печатать его не нужно. Подписанный оригинал хранится в «Архиве ЭДО».

Как правильно распечатать электронный документ?

Закон не требует печати электронных документов. Если вам все же требуется это сделать, следуйте простой инструкции.

Чтобы правильно распечатать электронный документ, нужно:

  • Открыть документ в «Архиве ЭДО».
  • Выбрать «Печать электронного документа». Обратите внимание, что при печати формируется копия документа, оригиналом будет считаться именно электронный документ.
  • В режиме предварительного просмотра будет видно, что на самом документе нет подписи. Поле остается пустым, но к документу формируется дополнительная страница «Карточка электронного документа». В карточке присутствует информация о документе, к которому она прилагается, информация о подписантах и документообороте.
  • В нижней части карточки есть место для рукописной подписи и печати. Они необходимы для заверения документа.

Следует обратить внимание, что если печатается произвольный документ, то к печати будет предложена только карточка. Сам документ можно распечатать, открыв файл документа.

В карточке в графе «Требуемые подписи» будут указаны отправитель и получатель. В то же время, если печатать таким образом документ из поступлений, в этой графе по умолчанию будет указан отправитель.

Если печатает документ получатель, то его рукописная подпись будет установлена ниже в пункте заверения копии.

Как отправлять универсальный передаточный документ?

Сегодня все больше компаний начинают использовать формат универсального передаточного документа (УПД):

  • УПД со статусом 1 (счет-фактура + первичный передаточный документ);
  • УПД со статусом 2 (первичный передаточный документ без счета-фактуры).

Отправка документов в формате УПД ничем не отличается от отправки любого другого документа. Но прежде чем отправлять УПД, нужно решить, всем ли контрагентам будут отправляться УПД?

Если УПД будут отправляться всем без исключения, то нужно:

  • Зайти в «Профиль настроек ЭДО».
  • Поставить две галочки: «Использовать УПД» и «Использовать УКД» (УКД – универсальный корректировочный документ). (рис.4)

Этот вариант подходит для организаций на общей системе налогообложения, которые всегда выписывают счета фактуры.

Рис.4 Профиль настроек ЭДО

Если в вашей компании упрощенная система налогообложения, следует изменить вручную форматы электронного документа на УПД.

Если требуется отправлять всем контрагентам отдельно акты и счета фактуры (или просто акты), а одному из контрагентов УПД, то нужно поменять форматы электронного документа в настройках ЭДО с конкретным контрагентом.

Читайте также  Какой документ требуется для проведения огневых работ

Для этого нужно:

  • Открыть «Настройки ЭДО».
  • Выбрать нужного контрагента.
  • Включить расширенный режим настроек ЭДО через кнопку «Еще».
  • Откорректировать форматы так же, как в примере выше. Если контрагенту будут направляться УПД со статусом «1», ставим галочки «Использовать УПД» и «Использовать УКД». Если УПД со статусом «2», вручную меняем форматы напротив нужного документа учета. (рис.5)

Рис.5 Смена формата электронного документа

Выводы

Электронный документооборот с каждым годом становится все более популярным способом обмена документацией. Это просто, удобно и современно! Электронные документы легко получить, подписать и отправить в два клика напрямую из программ «1С».

Больше не нужно ничего печатать, хранить громоздкие папки, арендовать архивы, тратиться на доставку, бумагу и канцелярию.

Более того, пользователи «1С» могут работать с ЭДО на выгодных условиях — льготная отправка пакетов входит в подписку ИТС (ИТС ТЕХНО – 50 пакетов в месяц, ИТС ПРОФ – 100 пакетов в месяц).

Если у вас остались вопросы по работе с ЭДО или требуется помощь по настройке и подключению сервиса, вы всегда можете обратиться к нам.

Приятного использования ЭДО!

Источник: https://www.1ab.ru/blog/detail/top-9-voprosov-pro-elektronnyy-dokumentooborot-ot-nashikh-klientov/

Электронная подпись, FAQ

Электронная подпись: страшно удобно или удобно, но страшно?

Надоело подписывать документы в бумажном виде? Вроде уже давно электронная подпись введена, а все равно страшно. С бумагой как-то надежнее. Или нет?

Что такое электронная подпись?

Это информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связывается с такой информацией и используется для определения лица, подписывающего информацию (это формула Закона об электронной подписи – ст. 2).Что можно резюмировать из вышесказанного? Правильно! То, что законы у нас пишут без заботы о пользователе. Давайте попробуем упростить для понимания.

Электронная подпись — это информация к электронному документу, позволяющая определить, кто его подписал.

Чем отличается договор, подписанный электронной подписью, от обычного?

Ничем. Вы готовите договор как обычно. Только в сам договор вы должны включить условия об использовании электронной подписи или заключить отдельное Соглашение (см. дальше).

Какие есть виды подписи и электронной подписи?

Подпись может быть не только собственноручной, поставленной рукой на бумаге. Подписью может быть любой аналог собственноручной подписи, включая электронную подпись.

Электронная подпись бывает двух видов: простая и усиленная. Усиленная может быть квалифицированной и неквалифицированной. Мы их оставим, нас интересует та, что попроще.

Что такое простая электронная подпись?

Простой электронной подписью является подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.

Может ли e-mail быть простой электронной подписью?

Да, может.

Нужно предусмотреть в Соглашении об использовании электронных подписей, заключаемом между участниками электронного взаимодействия, что все электронные письма, исходящие с указанных в Соглашении электронных адресов сторон, считаются подписанными простой электронной подписью – электронным адресом (e-mail).

Какие есть еще виды простой электронной подписи?

Пароль и логин от аккаунта в интернет-сервисе.

Что такое ключ электронной подписи?

Это уникальная последовательность символов, предназначенная для создания электронной подписи. В переводе на русский – это пароль к почте или аккаунту интернет-сервиса.

При каких условиях действует электронная подпись?

Электронный документ считается подписанным простой электронной подписью при выполнении одного из следующих условий:— либо (1) простая электронная подпись содержится в самом электронном документе;

— либо (2) ключ простой электронной подписи применяется в соответствии с правилами, установленными оператором информационной системы, с использованием которой осуществляются создание и (или) отправка электронного документа, и в созданном и (или) отправленном электронном документе содержится информация, указывающая на лицо, от имени которого был создан и (или) отправлен электронный документ.

Какие условия нужно предусмотреть в соглашении об использовании простой электронной подписи?

Стороны должны согласовать возможность подписания договора электронной подписью и оговорить, что аналогом собственноручной подписи будет электронная подпись:

  • в договоре должно быть указано, что электронный документ сопровождается электронной подписью;
  • Соглашение об использовании электронных подписей (далее – Соглашение) можно включить в договор или сделать его отдельным соглашением о применении электронных подписей;
  • в Соглашении нужно предусмотреть правила определения лица, подписывающего документ, чтобы можно было точно сопоставить электронную подпись и конкретное лицо – сторону договора;
  • в Соглашении нужно предусмотреть обязанность сторон сохранять конфиденциальность своей электронной подписи (хранить пароль, не передавать третьим лицам и т.д.), а в случае утери пароля или доступа к электронному адресу почты немедленно сообщить другой стороне. До получения такого сообщения все исходящие от утратившей доступ к почте стороны будут считаться по-прежнему ее электронной подписью.

Отличается ли юридическая сила документа, подписанного электронной подписью, от обычного документа на бумаге?

Нет, юридическая сила одинаковая. Электронная подпись – это один из аналогов собственноручной подписи и, при должном оформлении, разницы в юридической силе документов нет.

Для подписания каких документов нельзя использовать простую электронную подпись?

Закон однозначно запрещает подписывать простой электронной подписью электронные документы, содержащие государственную тайну.

Заменяет ли простая электронная подпись печать?

К сожалению, нет. Если печать требуется в соответствии с законом или обычаем делового оборота, то печать и собственноручную подпись может заменить только усиленная электронная подпись.

Можно ли электронно подписать договор с иностранным лицом?

Да, можно. Электронные подписи, созданные в соответствии с иностранным правом и международными стандартами, признаются в России (ст. 7 Закона об электронной подписи).

Заключенный с помощью интернета договор (например, по электронной почте) это самостоятельная электронная форма договора?

Нет, это один из видов письменной формы договора в соответствии с пунктом 2 статьи 434 ГК РФ, а не самостоятельная форма договора.

Пример формулировки

Стороны договорились об использовании для подписания настоящего договора электронной подписи.

Договор заключается в письменной форме путем обмена электронными документами, передаваемыми по каналам связи, позволяющими достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

Стороны признают юридическую силу за электронными документами — письмами, направленными сторонами друг другу с адресов электронной почты, указанных в настоящем Договоре. Доступ к электронной почте Сторон защищен паролями и Стороны обязуются сохранять их конфиденциальность.

В реквизитах договора указываем адреса электронной почты и сторону договора, которая использует этот адрес в качестве электронной подписи.

Судебная практика и специалисты считают более достоверными корпоративные адреса с указанием фирменных наименований контрагентов.

На самом деле можно пользоваться и общедоступными бесплатными почтовыми сервисами, но с корпоративного адреса заключение договора выглядит действительно более логичным.

Нужно ли подписывать документ «живой подписью» и отправлять скан с подписью и печатью?

Это не обязательно, но для собственной уверенности и особенно уверенности вашего бухгалтера можно распечатать документ и обменяться подписанными сканами.

Можно ли заключить договор в Skype, WhatsApp, Viber, Telegram и т.д.?

Это пока скорее юридическая экзотика, но если соблюдены все вышеописанные условия, то да. Проблема может возникнуть с доказательствами, так как некоторые мессенджеры не хранят переписку пользователей на своих серверах.

Это значит, что доказательства будут сохраняться только на устройствах каждой из сторон. А значит, будет повод усомниться в достоверности данных сообщений.

В таких случаях можно прибегнуть к дублированию сообщений по электронной почте.

А что я в налоговую буду представлять – компьютер ваш или пароль от почты? (вы уже поняли, что вопрос из бухгалтерии)

Требования налоговых и иных контролирующих органов о подписании документов на бумаге и обязательности собственноручных подписей не основаны на законе. Более того, они противоречат закону, а именно принципу использования электронной подписи (ст. 4 Закона об электронной подписи).

Закон предусматривает различные варианты заключения договоров в письменной форме. Один из них – обмен электронными документами, в том числе по электронной почте (ссылки на закон берем выше и направляем бухгалтеру и налоговой).

В ряде случаев для отчетности достаточно копии договора. Если вы будете включать копии подписи и печати в электронные документы, то налоговая может даже не понять, что договор заключен путем обмена электронными документами и у нее не будет соответствующих претензий.

А можно еще удобнее? можно!

Поскольку достоверность электронной почты каждой из сторон все-таки при определенных условиях можно поставить под сомнение, не лучше ли будет размещать договор на ресурсе третьего независимого от сторон лица? А договор подписывать электронной подписью не в виде e-mail, а логином и паролем для входа в аккаунт пользователя интернет-сервиса. Такой вид электронной подписи прямо предусмотрен ФЗ «Об электронной подписи» (п.2 ст. 5 Закона об электронной подписи).
Такие решения уже есть, например, на сайте fl.ru и в сервисе «Контракты» Арбитража WebMoney. Сервис дает возможность пользователям WebMoney загрузить их договор на сервер и подписать его aнaлoгом собственноручной подписи.

А так называемые «договоры-оферты» на сайтах?

Это тоже способ заключения договора в электронном виде. Для действительности таких соглашений юристы уже выработали ряд рекомендаций.

  • Пользователю должна быть обеспечена возможность предварительного ознакомления с условиями такого договора до того момента, как договор будет считаться заключенным
  • При этом желательно, чтобы кнопка «Согласен» находилась в конце текста соглашения и могла быть активирована только при условии скроллинга всего текста с начала и до конца
  • Усилить выражение согласия лица с условиями соглашения добавлением фразы «С условиями Соглашения ознакомился и согласен»
  • Пользователь должен иметь возможность отказаться от принятия условий Соглашения и, соответственно, от совершения сделки. Сделать кнопку «Отказаться» или «Отказаться от заключения Соглашения и использования Сервиса»
  • Принятие условий соглашения должно быть с технической точки зрения необходимым условием доступа к Сервису. Без выражения пользователем согласия с условиями Соглашения невозможны дальнейшая регистрация и использование Сервиса
  • Крайне важно обеспечить возможность распечатать и/или сохранить текст Соглашения на диск пользователя либо отправить на электронную почту пользователя. Данные соглашения не действуют на территории России, но мы рекомендуем их учитывать, поскольку (1) Сервис действует в сети Интернет и (2) российское законодательство и правоприменительная практика в целом развивается с некоторым запозданием аналогично практике Европейского союза и США
  • Включать ссылки на Соглашение и его основные условия в электронные письма, отсылаемые пользователю при регистрации, а также в иные сообщения от Сервиса. При внесении изменений в условия Соглашения делать рассылку всем пользователям.
  • Когда за пользование Сервисом будет взиматься плата, кнопка «Согласен» должна быть переделана в «Согласен с обязательством оплаты»

(с) Кирилл Митягин

ФрешДок

Источник

Источник: https://www.pvsm.ru/intellektualnaya-sobstvennost/103838

Понравилась статья? Поделить с друзьями: