сколько хранить документы после ликвидации ооо

Содержание

Сколько хранить документы после ликвидации ооо

сколько хранить документы после ликвидации ооо

Ликвидация компании — это процесс прекращение ее деятельности или начало ее деятельности в новом формате (с новыми учредителями, в составе другой организации или после разделения на две дочерние фирмы).

Если закрытие ООО прошло в соответствии со всеми нормами и правилами, то налоговая служба и некоммерческие фонды (ПФР, ФСС, Росстат) прекращают свою работу по контролю над ее действиями, в том числе над внутренними документами.

Однако в ряде случаев может потребоваться поднятия определенных отчетов и личных дел.

Например, если один из бывших сотрудников ООО утратил трудовую книжку и нуждается в подтверждении своего стажа и квалификации.

 Или у нового владельца фирмы возникает спор по вопросу задолженности с кредиторами и ему необходимы старые декларации, информация по доходам и расходам, квитанции из банка об оплате.

На все эти случаи законодательно предусмотрены определенные сроки по хранению документов после ликвидации ООО. Данные сроки никак не связаны с видом деятельности организации.

Принимая самостоятельное решение по данным вопросам, помните (!):

  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но это не гарантирует решение именно вашей проблемы.
  • Информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте. (Простите нас)

Именно поэтому для вас работают бесплатные консультанты:

Просто опишите ситуацию, чтобы узнать у дежурного консультанта, как решить вашу задачу

Или позвоните:

  • Телефоны для Москвы: +7 (499) 703-43-52
  • Телефоны для СПБ: +7 (812) 309-57-61

Для регионов 8 (800) 333-45-16 ДОБ.530

Даже для организаций с нулевым балансом или находящихся на упрощенке (упрощенной системе налогообложения) требования по хранению документов имеют полную силу.

После ликвидации компании лица, ответственные за данную процедуру (члены ликвидационной комиссии, конкурсный управляющий или учредитель) должны выполнить два основных действия:

  1. Закрыть расчетный счет. Процедура происходит по предоставлению в банк двух документов: заявления клиента и справку об исключении организации из ЕГРЮЛ. После того, как расчетный счет закрывается, заявитель согласно 859 статье ГК РФ уведомляет фонды и налоговую службу в течение 7 дней.
  2. Передать документы для хранения в архив. Эту процедуру определяет Федеральный закон №125. В частности то, какие именно документы подлежат этой передаче, можно узнать из Положения №03-33/пс. Ключевым является метод закрытия ООО.

При добровольной ликвидации и банкротстве, если организация в период своей деятельности заключила договор с Архивным фондом РФ (пример договора), в архив передаются все необходимые для хранения документы. В таком случае члены ООО полностью снимают с себя обязательства, с ними связанные. В противном случае в архив передаются только документы с информацией о персонале компании.

При реорганизации обязанность по хранению документов принимает на себя вновь образуемая фирма. Если речь идет о разделении, то это будет организация с большим уставным капиталом.

Передачу документов в центр Архивного фонда или иную организацию в обязательном порядке сопровождает заключение договора. В нем указывается, кто берет на себя ответственность за подготовку документов и несет связанные с эти расходы. Обычно эти обязательства накладываются на ликвидируемое общество.

В договоре также указываются условия уничтожения документов по истечению срока хранения, оговариваются связанные с этим расходы (образец договора). При передаче документов составляется соответствующий акт следующего вида.

Подготовка документов к архивации

Данная процедура является крайне трудоемкой, особенно, если документы содержались в период существования ООО не в надлежащем порядке. Когда организация вела свою деятельность в течение длительного срока, а структуризацией документации никто не занимался, имеет смысл воспользоваться услугами фирм-посредников.

Также можно заключить договор с центром архивации на проведение подготовки. Такой вариант является предпочтительным, если в последствие прием и хранение будет осуществляться этой же организацией.

В общем виде подготовка документов для хранения включает в себя следующие этапы:

  1. Структуризация дел. Производится их оформление в группы, которые называются делами. Дела должны содержать документы с одинаковым сроком хранения, созданные в один календарный или в отдельных случаях  учебный год. В одном деле может находиться не более 250 листов. Каждый документ представляется в единственном экземпляре. Документы нужно организовать внутри дела в определенном порядке: хронологическом, логическом (по подгруппам), алфавитном или ином.
  2. Подшивка. Для оформления документов в дела используются папки с твердым переплетом. В начало и в конец вставляются чистые бланки для описи и заверения. Из бумажных документов удаляется все скобки, скрепки или иные предметы. Производится прокол в четырех местах. Документы переплетаются и помещаются в папку.
  3. Нумерация. Каждый лист дела, кроме вышеуказанных чистых бланков, нумеруются арабскими цифрами, которые наносятся простым карандашом. Числа помещаются в верхнем правом углу или на обратной стороне в левом углу чертежей, схем, планов, рисунков.
  4. Внутренняя опись. Она составляется для документов, срок хранения которых на момент ликвидации ООО превышает 10 лет. Для нее используется отдельный бланк. В нем указывается номер документа, его название, количество листов, на которых он расположен. В конце описи указывается общее число документов (прописью) и листов в деле.
  5. Обложка дела. Содержит информацию о названии организации, дате создания дела и сроке его хранения. Также на обложке указывается название дела. Формат ее оформления имеет следующий вид.

Сроки хранения документов после ликвидации ООО

Согласно законодательству выделяются  три вида документов, связанных с деятельностью организации:

  1. Документы постоянного хранения.
  2. Документы длительного хранения. Они содержат информацию по сотрудникам ликвидируемой организации и должны оставаться нетронутыми в течение 75 лет.
  3. Документы временного хранения. Их срок составляет не более 10 лет.

Первая группа включает в себя документы, несущие информацию о получении прибыли, предпринимательской деятельности ООО. Они передаются в Архив в обработанном виде. К ним относят:

  • Приказы, связанные с деятельностью фирмы, журнал об их регистрации.
  • Структура ООО, расписание работы.
  • Документы, посвященные ценообразованию.
  • Акты уничтожения документов.
  • Внутренняя бухгалтерия организации: отчеты, декларации и пр.
  • Договоры об оказании услуг, выполнении работ, проведении сделок.
  • Устав.

Ко второй группе относятся:

1. Дела по личному составу в трех экземплярах на бумажном носителе и одна электронная версия.

Данные документы включают в себя:

  • Приказы об увольнении, приеме на работу и переводу сотрудников организации.
  • Личные дела на каждого сотрудника, документ формы Т2.
  • Трудовые договора, журналы регистрации трудовых книжек.
  • Документ о заработной плате, расписании, переработках и прочих штатных моментах.
  • Ведомости о получении расчета сотрудниками, их доходе.
  • Акты об авариях, травмах, полученных на производстве.

2. Историческую справку.

Существуют определенные правила оформления исторической справки. В ней допускается использование только прямого порядка слов в предложении (во избежание двусмысленности при трактовке), ее оформление осуществляется на титульном листе организации при наличии такового.

В исторической справке должны быть отражены следующие сведения:

  • Название, юридический адрес и контактные данные ООО.
  • Дата создания организации, номера документов и постановлений или передаточных актов, которые сопровождали открытие (покупку) ООО.
  • Структурные изменения, имевшие место во время предпринимательской деятельности, со ссылкой на документы.
  • Перечень всех членов руководства и учредителей фирмы. Даты их трудоустройства или владения долей, номера приказов о зачислении, увольнении, входа и выхода из состава ООО.
  • Пункты устава, в которых говорится о роде деятельности организации, целях ее создания, миссии.
  • Структурная организация общества с ограниченной ответственностью: количество сотрудников, субординация среди разных отделов.
  • Номер расчетного счета, наличие кредитов, задолженностей.
  • ФИО лица, ответственного за ведения дел, состояние документов. Номера приказа о его назначении на должность, должностной инструкции.

Документы временного хранения подлежат передаче в архивные центры, если их срок еще не истек. В противном случае они уничтожаются.

В эту группу включают:

  • Приказы о командировках, отпусках, отгулах, административных, сверхурочных работах.
  • Документы с информацией о закупках материалов на нужды организации.
  • Акты приема выполненных работ.
  • Прочие документы, не несущие существенной, важной информации.

При необходимости воспользоваться информацией, содержащихся в переданных на хранения документах, можно обратиться в Архивы или их представительства.  По требованию выдают справки, имеющие юридическую силу. Также возможно получение копий постановлений, приказов и положений ликвидированной организации.

Остались вопросы? Наш консультант БЕСПЛАТНО ответит на все ваши вопросы (!):

Позвоните:

  • Телефоны для Москвы: +7 (499) 703-43-52
  • Телефоны для СПБ: +7 (812) 309-57-61
Читайте также  что лучше муп или ооо

Для регионов — 8 (800) 333-45-16 ДОБ.530

Источник: http://1likvidaciya.ru/juridicheskogo-lica/ooo/hranenie-dokumentov-posle-likvidacii.html

Срок хранения документов после закрытия ооо

  • Трудовые договоры с работниками, дополнительные соглашения к ним.
  • Личные карточки работников.
  • Личные дела работников, в том числе принимаемых по срочным трудовым соглашениям.
  • Ведомости о начислении заработной платы или сведения о лицевых счетах работников.
  • Документы работников, оставшиеся на предприятии ввиду их невостребованности (трудовые книжки, дипломы и пр.)
  • Штатные расписания.
  • Журналы учета движения трудовых книжек, а также иные документы, которые могут подтвердить стаж, оплату труда и пр.
  • Табели учета рабочего времени.
  • Документы о льготах для определенной категории трудящихся.
  • Выяснение того, подлежит ли каждый конкретный документ передаче в государственный/муниципальный архив и сколько он должен там храниться, происходит по результатам экспертизы ценности документов.

Сколько хранить документы после ликвидации ооо?

  • постоянного хранения;
  • длительного (более 50 лет);
  • временного (менее 10 лет).

К первой категории относятся документы, которые могут быть связаны с хозяйственной деятельностью организации.

Вторая группа включает историческую справку ООО и документацию по личному составу.

Важно

К документам, срок сохранности которых варьируется от 1 до 10 лет, отнесены документы, не содержащие важной информации.

Сколько должен храниться конкретный документ, должен определить специалист.

Внимание

Например, можно создать комиссию, в состав которой можно привлечь работника из архива для определения точных сроков хранения оставшихся документов.

Сдача документов в архив при ликвидации предприятия В соответствии с ч.

10 ст.

Сколько хранить документы после ликвидации ооо

Если печать была учтена в реестре печатей, ее уничтожением должен заниматься орган, занимающийся учетом печатей.

Оформление Непросто бывает передать документы на хранение, особенно, если бухгалтерия предприятия была не в порядке, длительно время нарушались условия учета, структуризации и внутреннего хранения документов.
До передачи документов в архив, их следует предварительно подготовить.

Для этого можно обратиться в специализированные фирмы.

Что включает в себя подготовка документации?

  1. Необходимо произвести структуризацию документов в дела – этот процесс включает в себя оформление документации в группы не более 250 листов по одинаковым срокам хранения. Внутренняя организация дел должна быть упорядочена по хронологии, алфавиту или подгруппам.
  2. Подшивка дел – производится специальным образов в твердые папки с обязательным приложением бланков описи и заверения.

Сколько нужно хранить документы после ликвидации ооо?

Их срок составляет не более 10 лет.Первая группа включает в себя документы, несущие информацию о получении прибыли, предпринимательской деятельности ООО. Они передаются в Архив в обработанном виде. К ним относят:

  • Приказы, связанные с деятельностью фирмы, журнал об их регистрации.
  • Структура ООО, расписание работы.
  • Документы, посвященные ценообразованию.
  • Акты уничтожения документов.
  • Внутренняя бухгалтерия организации: отчеты, декларации и пр.
  • Договоры об оказании услуг, выполнении работ, проведении сделок.
  • Устав.

Ко второй группе относятся: 1. Дела по личному составу в трех экземплярах на бумажном носителе и одна электронная версия.

  • При добровольной ликвидации организации — ее ответственные сотрудники (например, специалисты кадровой службы), директор, учредители.
  • При ликвидации компании в порядке банкротства — конкурсная комиссия, назначенная в рамках ликвидации организации.
  • К главным задачам ответственных лиц в части обеспечения сохранности документов можно отнести:
  • обеспечение целостности, комплектности документации, передаваемой в архив;
  • упорядочение документов (по отмеченным выше категориям и иным при необходимости);
  • проведение юридических процедур в рамках передачи документации в вышестоящую организацию либо в архив.

В ходе подготовки документов к передаче в компетентную структуру могут быть выявлены те, которые необязательно направлять в архив (в частности, в силу того, что срок хранения, установленный для соответствующих категорий документов, истек).

Срок хранения документов после ликвидации ооо

Когда организация вела свою деятельность в течение длительного срока, а структуризацией документации никто не занимался, имеет смысл воспользоваться услугами фирм-посредников. Также можно заключить договор с центром архивации на проведение подготовки.

Такой вариант является предпочтительным, если в последствие прием и хранение будет осуществляться этой же организацией.

В общем виде подготовка документов для хранения включает в себя следующие этапы:

  1. Структуризация дел.

    Производится их оформление в группы, которые называются делами. Дела должны содержать документы с одинаковым сроком хранения, созданные в один календарный или в отдельных случаях учебный год. В одном деле может находиться не более 250 листов. Каждый документ представляется в единственном экземпляре.

Что делать с документами при ликвидации компании

Рассматриваемая санкция, как правило, применяется при не слишком серьезных нарушениях — таких как ошибки в комплектовании или в ведении учета архивных документов.

  • 2500 — 5000 рублей (накладывается на должностное лицо);
  • 200 000 — 300 000 рублей (накладывается на юридическое лицо — в данном случае, ликвидируемую организацию).

Основание: статья 13.25 КоАП РФ. Санкция, о которой идет речь, применяется в отношении:

  • ООО в статусе участника рынка ценных бумаг при невыполнении обязанностей, связанных с обеспечением хранения ценных бумаг и иных документов, которые применяются в ходе различных финансовых правоотношений;
  • любого ООО, нарушившего предписания статьи 50 Закона «Об ООО» № 14-ФЗ, в которой устанавливаются требования по обеспечению хранения определенных типов документов.

Дополнительно, ряду предприятий может понадобиться согласование с комиссией государственного архива. Обычные фирмы передают дела в архив на договорных отношениях.

Можно выделить три группы документов по срокам хранения:

  1. Постоянно хранящиеся.
  2. Длительно хранящиеся – кадровая документация по сотрудникам хранится 75 лет.
  3. Временно хранящиеся – не больше 10 лет.

Документы первой и второй группы по закону необходимо хранить в государственных муниципальных архивных учреждениях.

Документы третьей группы такие учреждения хранить не обязаны и могут отказать в их приемке.

Для временно хранящейся документации существуют профессиональные архивные компании.

О персонале Наиболее длительные сроки определены для документации по персоналу.

По кадровой документации, трудовым книжкам увеличен срок хранения.

До пяти лет необходимо хранить табеля по учету рабочего времени.

Срок хранения документов после ликвидации ооо

К ним причислены: данные налогового и бухгалтерского учетов; регистры; первичные документы; счета-фактуры; документы по оплате налоговых платежей; документы, подтверждающие доходы и расходы. Ряд документов относится к первой группе и подлежит постоянному хранению:

  • книги по учету доходов/расходов ИП/организаций на УСН;
  • свидетельства, связанные с постановкой на учет;
  • полисы страхования по опасным объектам производства;
  • отчетность финансовая по стандартам МСФО;
  • документы и акты по операциям с недвижимостью;
  • документы по утверждению и рассмотрению бюджетной бухгалтерской отчетности.

Документы с истекшими сроками длительности хранения на момент передачи в архив подлежат уничтожению с обязательным составлением акта.

Источник: http://yurist123.ru/srok-hraneniya-dokumentov-posle-zakrytiya-ooo/

Сколько хранить документы после закрытия фирмы — Помощь Адвоката

Дополнительно, ряду предприятий может понадобиться согласование с комиссией государственного архива. Обычные фирмы передают дела в архив на договорных отношениях. Можно выделить три группы документов по срокам хранения:

  1. Постоянно хранящиеся.
  2. Длительно хранящиеся – кадровая документация по сотрудникам хранится 75 лет.
  3. Временно хранящиеся – не больше 10 лет.

Документы первой и второй группы по закону необходимо хранить в государственных муниципальных архивных учреждениях. Документы третьей группы такие учреждения хранить не обязаны и могут отказать в их приемке.

Для временно хранящейся документации существуют профессиональные архивные компании. О персонале Наиболее длительные сроки определены для документации по персоналу. По кадровой документации, трудовым книжкам увеличен срок хранения.

До пяти лет необходимо хранить табеля по учету рабочего времени.

Как юридически грамотно поступить с образовавшимися за все время деятельности организации документами, сколько хранить документы после ликвидации ООО? Законы После того, как процесс ликвидации официально завершен и прекращены взаимоотношения организации с контролирующими органами налоговых инстанций, социального и пенсионного фондов, представителям этих служб уже не требуется предоставлять какие-либо документы.

Важно

Но бывают ситуации, когда может возникнуть необходимость в обращении к документации бывшей фирмы.

Поэтому законодательством и предусмотрены обязательные сроки по хранению документов.
Эти сроки едины и не зависят от рода деятельности, правового статуса фирмы и применяемого ею режима налогообложения.
То есть, даже если баланс организации был нулевой, или предприятие находилось на упрощенной или вмененной системе, оно обязано соблюдать установленные сроки.

Сколько нужно хранить документы после ликвидации ооо?

Для оформления документов в дела используются папки с твердым переплетом.
В начало и в конец вставляются чистые бланки для описи и заверения.

Из бумажных документов удаляется все скобки, скрепки или иные предметы.

Производится прокол в четырех местах. Документы переплетаются и помещаются в папку.

  • Нумерация. Каждый лист дела, кроме вышеуказанных чистых бланков, нумеруются арабскими цифрами, которые наносятся простым карандашом.

    Числа помещаются в верхнем правом углу или на обратной стороне в левом углу чертежей, схем, планов, рисунков.

  • Внутренняя опись.
    Она составляется для документов, срок хранения которых на момент ликвидации ООО превышает 10 лет.

    Для нее используется отдельный бланк.

  • Сколько хранить документы после ликвидации ооо

    Если печать была учтена в реестре печатей, ее уничтожением должен заниматься орган, занимающийся учетом печатей.

    Оформление Непросто бывает передать документы на хранение, особенно, если бухгалтерия предприятия была не в порядке, длительно время нарушались условия учета, структуризации и внутреннего хранения документов.

    До передачи документов в архив, их следует предварительно подготовить.

    Внимание

    Для этого можно обратиться в специализированные фирмы.

    Что включает в себя подготовка документации?

    1. Необходимо произвести структуризацию документов в дела – этот процесс включает в себя оформление документации в группы не более 250 листов по одинаковым срокам хранения. Внутренняя организация дел должна быть упорядочена по хронологии, алфавиту или подгруппам.
    2. Подшивка дел – производится специальным образов в твердые папки с обязательным приложением бланков описи и заверения.

    Срок хранения документов после ликвидации ооо

    Документы Бывшим работникам предприятия требуются различные справки и подтверждающие документы для назначения пенсий, установления стажа, назначения пособий.

    Именно поэтому информация должна быть передана на хранение в государственные архивы для включения в состав архивных документов.

    Чтобы правильно сформировать всю документацию, подлежащую хранению в архиве, создается специальная ликвидационная комиссия, работающая по принципам согласно Приказа № 558 (имеющим силу с 30.09.11 года). Она составляет акт о передаче дел, заверяет его печатью.

    Срок хранения документов после ликвидации ООО Временные сроки по основным документам прописаны законодательно в Приказе № 558, выпущенном 25 августа 2010 года, в части первой НК РФ по стат. 23.

    Из анализа представленной выше информации следует, что несмотря на существование норм, требующих надлежащего хранения документов, руководители и ликвидаторы ООО могут безнаказанно уничтожать документы общества, практика привлечения их к ответственности отсутствует. Но у этой проблемы есть другие аспекты.

    Первичные бухгалтерские документы необходимо представить в налоговый орган при проведении выездной налоговой проверки.

    Если предприятие не сохранило документы, проверяющие доначисляют налоги на основании подп.

    7 п. 1 ст. 31 и п. 7 ст. 166

    НК расчетным методом. Расчет производится на основании имеющейся у них информации о налогоплательщике, а также данных об иных аналогичных налогоплательщиках.

    Что делать с документами при ликвидации компании

    Такие документы подлежат уничтожению в порядке, установленном отдельными нормами законодательства. В случае если руководство ликвидируемой фирмы или ликвидационная комиссия не выполнят действий, направленных на передачу документов в компетентную структуру, то в отношении ответственных лиц могут быть инициированы серьезные санкции.

    Изучим их. Передача документов ликвидированного ООО на хранение: ответственность В отношении руководства фирмы или ликвидационной комиссии, нарушившей предписания законодательства об организации хранения документов ликвидируемого ООО, могут быть применены санкции в виде:

    1. Штрафа в 300-500 рублей, который выписывается на ответственное должностное лицо организации.

    Основание: положения статьи 13.20 КоАП РФ.

    Что делать с документацией в случае ликвидации компании?

    После того, как расчетный счет закрывается, заявитель согласно 859 статье ГК РФ уведомляет фонды и налоговую службу в течение 7 дней.

    • Передать документы для хранения в архив. Эту процедуру определяет Федеральный закон №125. В частности то, какие именно документы подлежат этой передаче, можно узнать из Положения №03-33/пс.Ключевым является метод закрытия ООО.
    • При добровольной ликвидации и банкротстве, если организация в период своей деятельности заключила договор с Архивным фондом РФ (пример договора), в архив передаются все необходимые для хранения документы. В таком случае члены ООО полностью снимают с себя обязательства, с ними связанные. В противном случае в архив передаются только документы с информацией о персонале компании. При реорганизации обязанность по хранению документов принимает на себя вновь образуемая фирма.
    • до 45 лет — аттестационные документы.
    1. Документы по кадровой отчетности.

    До 5 лет должны храниться:

    • табели для фиксации рабочего времени;
    • расчеты о премировании сотрудников;
    • документы, связанные с судебными спорами.
    1. Первичные документы и бухгалтерская отчетность.

    В течение 5 лет должны храниться:

    • регистры учета;
    • отчеты о прибылях и убытках, баланс;
    • кассовые отчеты.
    1. Документы налогового учета.

    До 5 лет должны храниться:

    До 4 лет подлежат хранению:

    • книги учета по продажам, покупкам;
    • счета-фактуры.

    Безусловно, это не исчерпывающий перечень категорий документов, которые могут применяться в деятельности ООО.

    Сколько хранить документы после закрытия фирмы

    При оформлении обложки следует использовать форму приложения 11 к Основным правилам.После формирования дел необходимо составление их описи по положениям, изложенным в ст. 3.7

    Основных правил. После составления описи дел указанные документы передаются на хранение.

    Таким образом, после ликвидации ООО документы, образовавшиеся в процессе его деятельности, подлежат передаче в государственный/муниципальный архив на хранение.

    Источник: http://komps-help.ru/skolko-hranit-dokumenty-posle-zakrytiya-firmy-2/

    Сколько хранить документы после ликвидации ооо

    сколько хранить документы после ликвидации ооо

    04.04.2018

    Законодательство возлагает ответственность за хранение документов после ликвидации ООО на ликвидационную комиссию (ликвидатора). Именно на них (него) возложена обязанность по подготовке всей документации и передаче её для хранения в надлежащую организацию (учреждение).

    Передачу документов в центр Архивного фонда или иную организацию в обязательном порядке сопровождает заключение договора. В нем указывается, кто берет на себя ответственность за подготовку документов и несет связанные с эти расходы. Обычно эти обязательства накладываются на ликвидируемое общество.

    Сроки хранения документов определяются в соответствии с приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (далее – Перечень).

    Сколько нужно хранить документы после ликвидации ООО

    Хозяйственные общества в процессе своей деятельности используют широкий спектр документов. Большинство из них имеет установленный законом срок хранения. Каким он может быть при ликвидации фирмы? Каким образом обеспечивается хранение документов при ликвидации ООО?

    Сколько хранить документы после ликвидации ООО

    После того, как процесс ликвидации официально завершен и прекращены взаимоотношения организации с контролирующими органами налоговых инстанций, социального и пенсионного фондов, представителям этих служб уже не требуется предоставлять какие-либо документы. Но бывают ситуации, когда может возникнуть необходимость в обращении к документации бывшей фирмы. Поэтому законодательством и предусмотрены обязательные сроки по хранению документов.

    Рекомендуем прочесть:  Как взять в аренду у муниципалитета землю

    Сколько хранить документы после ликвидации ООО

    Сколько хранить документы после ликвидации ООО, интересует многих собственников таких компаний, задумавшихся об их ликвидации. О том, какие бумаги необходимо передавать на хранение, куда они передаются и в течение какого срока хранятся, расскажем в статье далее.

    Хранение документов при ликвидации ООО

    • Упорядочить все дела. Разложить все по группам. Каждая группа получает статус дела. В деле должны лежать бумаги с равным сроком хранения. Обычно дела сортируют по годам. Одно дело не может содержать больше 250 листов. Дублирование документов не допускается.
    • После того, как все дела подготовлены, их нужно разложить в каком-либо порядке.
    • Подшить все. Берут папки, удаляют из документов все скрепляющие элементы: скобки, скрепки. Затем с помощью дырокола делают отверстия и сшивают дела.
    • После того, как дела подготовлены и прошиты, их нужно пронумеровать. Эта процедура подчиняется некоторым правилам.
    • Составить опись. Она нужна не всегда, но если в архив сдают документы, которые нужно хранить более 10 лет, без описи не обойтись. Ее нужно составить на особом бланке.
    • Сделать обложки для всех дел. На них нужно указать основные параметры документов, такие как дата, название, срок хранения док. Важно также знать, какие документы хранить после ликвидации.

    Что делать с документами при ликвидации компании

    Напомним, что сроки хранения документов определяются в соответствии с новым Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Для быстрого определения сроков хранения можно воспользоваться бесплатным интернет-сервисом.

    Что делать с документами при ликвидации организации

    Если иное не устанавливается договором о слиянии или присоединении (решением о преобразовании) и (или) передаточным актом либо решением о разделении или выделении и (или) разделительным балансом, находящиеся на хранении и подлежащие хранению подлинники документов общества подлежат передаче вновь создаваемому в результате реорганизации обществу с наибольшей ­стоимостью чистых активов.

    Рекомендуем прочесть:  Расписка о получении аванса за квартиру образец

    Уничтожение документов при ликвидации

    Избавиться от документов без соблюдения определенных требования не получится. Многие бухгалтерские бумаги, наглядно иллюстрирующие доходы и расходы компании, приходится хранить в течение длительного времени.

    Согласно оценкам экспертов, бухгалтерская документация составляет около 80% от всех оформляемых бумаг.

    Причем минимальный срок хранения этих — 5 лет Бумаги, содержащие информацию по личному составу, подлежат хранению в течение 75 лет.

    Сколько хранить документы после ликвидации ооо Ссылка на основную публикацию

    Источник: http://onejurist.ru/nedvizhimost/skolko-hranit-dokumenty-posle-likvidatsii-ooo

    Срок хранения документов после ликвидации ООО | Статьи | Журнал «Кадровое дело»

    В этой статье рассмотрим срок хранения документов после ликвидации ООО. А именно, что делать с кадровыми документами при ликвидации ООО; основная цель работы с документами на этапе ликвидации; для чего создается конкурсная комиссия либо конкурсный управляющий. Три вида кадровых документов в зависимости от сроков хранения после ликвидации ООО.

    Из этой статьи вы узнаете:

    • что делать с кадровыми документами при ликвидации ООО;
    • цель работы с документами на этапе ликвидации ООО;
    • для чего создается конкурсная комиссия либо конкурсный управляющий;
    • сроки хранения документов после ликвидации ООО.

    Что нужно знать о сроках хранения документов после ликвидации ООО

    При ликвидации компании сотруднику кадровой службы, прежде чем начинать поиск нового места работы, предстоит серьезно поработать. Только на процедуры увольнения коллег, с которыми кадровик проработал не один день, уйдет три — четыре тяжелых месяца. А еще предстоит немалая работа с документами, накопившимися за годы существования компании.

    Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика

    Все правила и сроки хранения кадровых документов в наглядной шпаргалке.

    Читать статью

    Документы по личному составу ликвидируемой компании должны поступать в соответствующий архив на хранение. Это означает, что основная цель работы с ними на этапе ликвидации — обеспечение сохранности. При этом кадровая отчетность должна сдаваться в архив в упорядоченном виде.

    Ведь от того, насколько грамотно она будет подготовлена к сдаче в архив, нередко зависит будущая пенсия человека. В процессе такой подготовки могут быть выявлены документы, не подлежащие хранению. Их нужно будет уничтожить.

    Сроки хранения документов после ликвидации ООО прописаны законодательно и рассмотрены в этой статье.

    Как хранить документы в кадровой службе

    Что делать с документами при ликвидации ООО?

    Итак, после того, как решение о ликвидации организации было принято в установленном законом порядке, создается конкурсная комиссия либо назначается конкурсный управляющий.

    Именно эти органы обеспечивают сохранность кадровой отчетности, отвечают за сроки хранения документов после ликвидации ООО, за организацию процесса их сбора и упорядочения, за передачу их на хранение или уничтожение, то есть за все действия, совершаемые с документами при ликвидации организации.

    В состав комиссии может входить сотрудник архива, который будет контролировать все процессы, связанные с подготовкой и передачей документов в свое управление.

    Генеральная уборка в кадрах: что делать со старыми документами

    Кадровые документы при ликвидации организации следует передавать в архив. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» предполагает два алгоритма действий для ликвидируемых организаций с отсутствующим правопреемником:

    • передача архива ликвидируемого предприятия в вышестоящую организацию;
    • передача архива ликвидируемого предприятия в соответствующий государственный (муниципальный) архив.
    Читайте также  сколько стоит аудиторская проверка ооо

    Также существуют специализированные архивы (центры) документов по личному составу. Однако функционируют они в нашей стране не повсеместно, а лишь в некоторых субъектах.

    Кадровую отчетность перед сдачей в архив нужно подготовить: провести процедуру экспертизы ценности документов, оформить дела, составить описи и научно-справочный аппарат к ним.

    Обрабатываем запрос о выдаче архивной справки

    Сроки хранения документов после ликвидации ООО

    Сроки хранения документов после ликвидации ООО определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

    По срокам хранения документы после ликвидации ООО подразделяются на:

    • Документы постоянного хранения.
    • По личному составу со сроком хранения 75 лет.
    • Временного хранения (до 10 лет включительно), сроки хранения которых не истекли.

    Куда направлять документы по личному составу после ликвидации организации

    Документы по сроку хранения после ликвидации ООО первой и второй группы, согласно закону, следует отдавать на хранение в государственные муниципальные архивные учреждения.

    При этом негосударственные организации, в том числе ООО, должны передавать свою кадровую отчетность на архивное хранение по договору.

    Документы ООО временного хранения, срок которых еще не истек, принимаются сотрудниками архива только на платной основе и при наличии свободных площадей. Для них существуют профессиональные архивные компании.

    Окончательный расчет при увольнении: выплачиваем сотруднику все, что положено

    Наиболее длительные сроки хранения документов после ликвидации ООО определены для кадровой отчетности. До пяти лет хранятся:

    • табеля (журналы)  учета рабочего времени;
    • документы о премировании работников (расчеты, списки, справки);
    • документы о разрешении трудовых споров;
    • переписка о проверке выполнения условий коллективного договора;
    • переписка по вопросам подтверждения трудового стажа работников.

    До 75 лет — срок хранения документов после ликвидации ООО:

    • личных дел работников; 
    • трудовых договоров;
    • личных карточек;
    • невостребованных личных документов;
    • документы о субъекте персональных данных;
    • списки работников.

    Документацию, связанную с аттестацией рабочих мест хранят 45 лет. 

    Как уволить сотрудника при ликвидации организации или обособленного подразделения

    Источник: https://www.kdelo.ru/art/383620-qqq-16-m10-srok-hraneniya-dokumentov-posle-likvidatsii-ooo

    Хранение и уничтожение документов при ликвидации ООО

    |Статьи|Ликвидация|Хранение и уничтожение документов при ликвидации ООО

    Ваши вопросы по теме: 0

    В ходе предпринимательской деятельности оформляется большое количество документов — бухгалтерских, кадровых, технических. С прекращением юридического лица документация не утрачивает свое значение для третьих лиц, ее необходимо хранить определенное время.

    За уничтожение или недобросовестное хранение документации бывшие руководители и учредители ООО несут административную и уголовную ответственность.

    Правовой центр «Аспект» систематизировал для вас положения приказов Министерства культуры Российской Федерации, Федерального закона об архивном деле и Основных правил работы архивов организаций, одобренных Коллегией Росархива.

    1. Классификация документов по срокам хранения и видам регулирования

    Типовые управленческие документы, которые хранятся в архиве ООО к моменту ликвидации, принято разделять на следующие категории:

    • локальные нормативные акты, касающиеся порядка функционирования компании;
    • бухгалтерская документация, отражающая запланированные и фактические результаты деятельности и расчет материальных показателей;
    • взаимодействие со сторонними организациями;
    • кадровая документация;
    • инвентаризационные документы;
    • административно-хозяйственная документация;
    • документы социально-бытовой направленности;
    • маркетинговые исследования и внешние материалы, касающиеся компании;
    • профсоюзная документация.

    Важно: документы хранятся в оригиналах, а при отсутствии оригинала — в копиях. Копии заверяются либо нотариально (при возможности сличения с оригиналом), либо руководителями организации, уполномоченными на подписание аналогичных документов.

    Для всех документов определен срок хранения, при ликвидации юридического лица рассчитывается остаточный период хранения документов, и на этот срок они передаются в архивную организацию.

    Сколько хранить документы после ликвидации ООО?

    • Меньше 10 лет хранятся временные документы.
    • Больше 10 лет хранятся долгосрочные документы.
    • Документы вечного хранения сохраняются постоянно.

    Важно: срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом создания документа.

    К временно хранящимся относятся документы:

    • бухгалтерские, подтверждающие доходы и расходы, необходимые для расчета и уплаты налогов (хранятся 4 года, а документы о понесенных убытках — в течение всего срока уменьшения налоговой базы);
    • аудиторские заключения (5 лет);
    • документы налоговых агентов об уплате налога на доходы физических лиц (5 лет);
    • налоговые о получении инвестиционных льгот (6 лет либо на весь срок льготных ставок, если применяется налог на прибыль организаций);
    • нотариально заверенные документы по передаче имущества с НДС, включая бумажный и электронный журналы учета и книгу продаж (4 года и более);
    • отчетность в государственные внебюджетные фонды об уплате страховых взносов — электронные документы, форма 4-ФСС, расчетные квитанции (от 5 лет);
    • таможенные (5 лет после совершения контрольных операций);
    • транспортные (административные материалы по дорожно-транспортным происшествиям — 3 года, диагностические карты — 3 года, путевые листы — 5 лет);
    • касающиеся акцизов (3 года — журналы учета акцизных и специальных марок, 4 года — сведения об авансовых платежах, 5 лет — о поступлении и нанесении федеральных специальных марок);
    • по банкротству — отчеты арбитражных управляющих (5 лет) и электронные протоколы результатов торгов (10 лет);
    • квитанции о принятии наличных денег и идентифицирующие личность документы (5 лет в целях противодействия легализации и отмыванию денежных средств).

    Документы с усиленной квалифицированной электронной цифровой подписью хранятся 4 года. Звуковые и видеодокументы хранятся 3 года с момента записи, а фотографии — 5 лет с момента съемки.

    Длительное время хранятся документы:

    • по труду и занятости (аттестационные заключения, акты и журналы регистрации несчастных случаев на производстве, материалы расследований по ним — 45 лет; акты о случаях профессиональных заболеваний — 75 лет);
    • по капитальному строительству (общие и специальные журналы учета строительных работ, документы по реконструкции и капитальному ремонту — 20 лет);
    • по радиационной безопасности (карточки учета индивидуальных доз облучения персонала — 50 лет).

    Действует различие по кадровым документам, оформленным до и после 01.01.2003 года. Первые хранятся 75 лет, а вторые всего 50 лет.

    2. Архивирование документов, подлежащих хранению после ликвидации ООО

    Хранение документов после ликвидации ООО может осуществляться в нескольких видах архивов и разными способами. Самый популярный способ архивирования документов при ликвидации ООО — формирование бумажных складов.

    Рекламные компании и творческие объединения оставляют после себя аудиовизуальные архивы. Документы, имеющие общественную ценность, научную или техническую, сдаются в соответствующие государственные архивы.

    Современным способом сохранения значимой информации при ликвидации ООО является сдача документов в архив на электронных носителях.

    Архивы, принимающие документы на хранение от закрывшихся компаний, бывают государственные и частные. Государственные архивы хранят значимые документы бесплатно, а частные архивы хранят любые документы, но на платной основе.
    Архивный фонд Российской Федерации принимает на хранение документы:

    • имеющие важное политическое или научное значение;
    • составленные выдающейся в какой-либо сфере личностью;
    • созданные в важном историческом месте или в значимый период времени;
    • касающиеся важных событий;
    • содержащие уникальную информацию.

    Сдаваемые в Архивный фонд документы должны обладать целостностью, позволяющей их использовать.

    Документальный фонд компании передается в архив, сгруппированный следующим образом:

    • сначала объединяются документы одного отдела, потом всей компании;
    • внутри документов одного подразделения устанавливается хронологический порядок;
    • документы отделов разделяются по видам, определенным степенью их важности;
    • в зависимости от особенностей документооборота входящая и исходящая документация могут храниться отдельно или формировать тематическую переписку

    При передаче на хранение для каждой группы документов составляется перечень с указанием порядковых номеров и последовательности нахождения бумаг в папке или коробке: это позволит использовать их в будущем при возникновении необходимости.

    При передаче в ходе ликвидации ООО документов в частный архив составляется договор, который от лица компании подписывается ликвидатором или арбитражным управляющим. В договоре указываются перечень передаваемых документов и сроки их хранения.

    Хранение осуществляется на возмездной основе, может включать в себя только нахождение документов в архиве до истечения предусмотренного в законодательстве срока или дополнительные услуги по подготовке архива.

    Кадровые документы длительного срока хранения передаются в государственный архив.

    За нарушение порядка передачи документов на хранение в архив при ликвидации ООО ответственные лица могут быть привлечены к административной ответственности: штрафу до 300 тысяч рублей (ст. 13.25 КоАП РФ).

    3. Порядок уничтожения документов при ликвидации ООО

    Что делать с документами после ликвидации ООО? Если они не относятся к документам, подлежащим хранению, либо их срок хранения истек, документы после ликвидации ООО уничтожаются.

    Для определения документов, подлежащих уничтожению при ликвидации ООО, организовывается экспертная комиссия с участием руководителей юридического лица (директора, учредителей, ликвидатора, арбитражного управляющего).

    Перечень уничтожаемых документов указывается в приложении к решению об уничтожении.

    Важно: это касается только документов, чьи сроки хранения установлены в нормативных актах.

    Внутренняя переписка, какая-либо внешняя справочная информация и другие документы, не влияющие на чьи-либо права и обязанности, могут уничтожаться без составления описей и актов о выделении документов к уничтожению.

    При наличии собственного оборудования, позволяющего уничтожить документы без возможности восстановления (должна соблюдаться конфиденциальность информации), компания может уничтожить документы самостоятельно.

    Оборудование может быть арендовано, либо услуга может быть оказана на мобильной станции утилизации бумаг.
    В случае уничтожения документов вне места нахождения юридического лица составляется акт передачи документов на переработку.

    Акты относятся к документам постоянного хранения.

    Умышленное повреждение или уничтожение подлежащих хранению официальных документов является уголовным преступлением и может повлечь для ответственного лица штраф до 200 тысяч рублей или даже лишение свободы на срок до одного года (ст. 325 УК РФ).

    Основной нормативный документ:

    • Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

    Решаете вопрос о хранении и уничтожении документов при ликвидации ООО? Обратитесь за помощью к Правовому центру «Аспект»: мы поможем закрыть юридическое лицо быстро и без лишних расходов.

    Источник: http://pcaspekt.ru/hranenie-i-unichtozhenie-dokumentov-pri-likvidatsii-ooo/

    Понравилась статья? Поделить с друзьями: